办公耗材节省之道 开源节流三大方向

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1、办公耗材节省之道开源节流三大方向●开源节流从办公设备开始   经济危机下，国际经济形势的不景气，对国内企业也产生了一定的冲击，许多公司采用开源节流的措施来增强竞争力，首先可以考虑从IT设备的采购开始，尤其是办公设备。因为在企业办公中，办公设备的采购与后期维护、耗材等投入在整个IT设备支出中占有较大的比例，所以节省成本，可以考虑首先从办公设备开始。本期我们的讨论的内容就是企业如何才能在办公设备采购、使用、维护中尽量做到节省开支。   与其它IT设备不同的是，办公设备在采购之后的成本支出在整个TCO（TotalCostOwnership）总体成本中占有重要的比例，所以当用户选择了一套设

2、备之后，随之而来的潜在成本有时会给用户带来更大的冲击。   我们将一台普通打印机的TCO成本计算方法拓展到一个企业所需办公设备的成本，拥有的所有办公设备实际总体成本TCO＝首次采购成本＋耗材成本＋维护成本。   当打印量较小时，首次采购成本在总成本中占绝对比重，所以选择经济型办公设备是一件很重要的事情，但是当打印量增加时，耗材成本开始成为决定性的因素。所以耗材成本是后期开支的一个重要组成部分，同时办公设备的维护费用也是一笔不小的开支，而如何能在满足用户需求的前提下尽可能多的节省支出，成为摆在大大小小企业面前的一个难题。●控制成本线从采购开始   无论是对于纸张输出量较小的用户还是较

3、多的用户，前期采购办公设备决定了后期成本控制的方向，因为在选定设备的前提下，耗材使用成本和维护成本会固定在某一个费用区间内而难以在节省支出上有所突破。   笔者提倡的采购原则有以下几条：   1、将企业办公采购作为一个整体进行，在具体到不同的部门或者特殊需求时，再单独进行采购方案策划。这样有利于避免大量重复设备的采购。   2、如果将采购设备看作一个供给方，而办公需求看作一个需求方，两者在尽可能的情况下达到一个平衡，如果供给方提供的资源较大，会支出过多的采购成本，同时也会增加后期耗材支出与维护支出；如果需求大于供给，产生的后果是虽然费用降低了，但是不能满足企业办公的需求，降低办公效

4、率，对企业盈利的影响可能会远远大于节省的费用，这样就得不偿失了。所以，采购方案的制定最好能刚刚好满足企业需求。   3、设备选择原则：单功能办公设备的组合与多功能一体机同样能满足用户需求的情况下，尽量选择多功能设备，但是当集成度较高的设备需要支出巨大的采购费用时，可以考虑单功能设备与多功能设备的组合来达到同样的目的。例如：用户需要高效输出彩色文档，而又需要黑白文档输出，同时还需要复印、扫描、传真功能，有几种选择，一种是集成度较高的高端彩色多功能激光一体机，另一种是黑白激光一体机+商务彩色喷墨打印机，还有一种是黑白激光打印机+商务彩色喷墨一体机，相比之下，在同样能满足用户需求的情况下

5、，后两种选择时的采购成本要比第一种选择低很多。这仅仅是一个简单的例子，实际情况可能会更加复杂。   4、选择办公设备一定要考虑使用成本和维护成本，例如同样两款打印机，功能和性能类似，采购价格也相差无几，这时需要采购者了解两者可选择哪些类型的耗材，需要首先考虑原装耗材的成本和兼容耗材的成本，还有打印机的稳定性，因为稳定性决定了打印机的后期维护。如果选择兼容耗材，一定要权衡使用兼容耗材所可能发生维护成本高的情况出现，同样防止避免得不偿失。●使用技巧、合理管理节省开支   据调查，办公室内的打印成本浪费率高达40%，25%为打印与工作无关的私用资料，15%则是不负责任的打印浪费。同时，通

6、过多种办公设备使用技巧，不仅能大量节省打印成本，还能避免因操作不当引起的维护成本的支出。办公中常见的纸张浪费（图片来自网络）   在此举三个小例子，不少打印设备都具有双面打印功能，但是真正使用该功能的用户却很少，使用双面打印功能可以节省纸张近1倍。具有网络功能的打印设备也越来越多，如果将网络打印机接入一个办公网络中，至少一个小部门的文档输出就可以由一台设备解决，不仅大大提高设备利用率，还可以节省单独构建打印服务器的费用，简单有效。无论是喷墨还是激光类办公设备，在打印选项中都会有草稿模式、省墨模式或者是快速模式的选择，而在日常处理一些非正式文档时，用户便可以选择该模式，同样能够大大节

7、省耗材的支出。   除了上面三个小技巧之外，对于一些大型的办公解决方案中，合理的打印管理同样可以规避浪费，比如只有通过身份识别的人才能使用，而且还能防止机密信息泄露，或者是按照一定的程序来处理复杂的办公工作，这些可以交给专门的办公管理软件或者硬件管理设备来解决。   某些大型办公设备也会随机附带软硬结合的管理系统，有助于集中管理，节省打印成本。其中某些品牌还具有全包服务，例如富士施乐为包括ApeosPort-IIIC2200在内的数码多功能设备提供FSMA全包服务。采