办公费用 节省办法

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1、编号FNC18共13页　第1页　办公费用节省办法第一条购买消耗品要克制再克制　从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手，大部分的人都认为公司的消耗品,随时都可以购买而且价格低廉。这种观念首先要改正，养成克制购买消耗品的习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理的做法，例如，某些文具领用后最少六个月禁止再申领。虽然金额很小，也要订出基准，依照申请制度领用，禁止随便购买。　第二条消耗品的所有标准要制定领用明细　对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支，制定领用明细标准。然后每六个月一次，定期点查个人抽屉时，多余的事务用品先回收。钉书机、剪刀、胶带等，全员每天使用频繁的东西

2、，划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本人不注意而遗失时，严格执行由本人负责赔偿。　第三条公司的物品、不要私自使用　在公司内事务用品等，能变为私用的东西很多。例如电话费是其中一部分。交际费的一部分也可占为私用。样品、促销用的商品，带回家使用的案件也有。公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当的第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。　第四条不要使用铅笔与电动削铅笔机　铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔很容易削过头。又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存的铅笔屑也要清除。购买自动铅笔价格

3、不贵，铅笔芯可换装，换装铅笔芯时多少会有损失，笔芯三支抵算铅笔一支计算，节省下来的金额很可观。　第五条抽屉内要空出来　人都有占有的坏习惯。在企业内看员工每人的抽屉，从笔记用具、传票、用纸等都有浪费行为。倒不如，抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用品及统计资料。这样做，消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少，节省开支。又可防止不正当使用,没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。第六条在公司内部联络要尽量简化　联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张反面，或广告废纸。不需要考虑对上司的不礼貌，需要装入信封的文件，可以自外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看到

4、的文件不需要装入封套内。二张以上的文件，编号共13页　FNC18第2页　办公费用节省办法　使用回纹针也是一种浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用回纹针邮寄时，常因曲别针的重量，而超重增加邮费的支出。第七条考虑信纸的折叠方式　信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯，张数多时折为三折，比较好处理。为了收件人与内容一目了然，利用三折方式为宜。　第八条收件人名称要简化　Ｈ公司以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用

5、，在公司内的往来文件亦用简称,这样制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好,如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24秒。所以文件的收件人名称要尽量的简单化。第九条标示事务用品的价格　由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱，信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时，突然发出质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。　第十条贴出电话费用表　为了要让全部员工对电话费都有成

6、本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用要详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。　第十一条电话通话定时　有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。第十二条利用电话自动记录机　电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。几千元的投资，长远计

7、算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机编号共13页　FNC18第3页　办公费用节省办法　后，节省30％以上话费。第十三条长途电话要经由总机　Ｆ公司为了提高成本概念，长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸，填写通话结果。这样可以做笔录，同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电话，在等对方通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话亦很容易，像使用市区电话的轻易感觉。经由总机可防止以上情况，同时也是培养成本观念的一种方法。　第十四条建立电话传真机系统　总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用，还可以用作文书联

8、络之用，消