论网络时代高校档案馆功能的变革

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1、论网络时代高校档案馆功能的变革摘要：随着网络带来的一些新技术、新方法、新理念在高校档案管理工作中的运用，高校档案馆的传统功能得到深化和延伸。本文分析了网络时代高校档案馆功能发生变革的原因和内容，并针对性地提出了高校档案馆实现功能拓展的途径和方法。　　关键词：高校；档案馆；功能；变革　　　　在以网络通信技术和计算机技术飞速发展为标志的信息社会，信息管理领域发生了深刻的变革，档案领域也面临着前所未有的机遇和挑战。纸质档案的中心地位已经减弱，包括文本、图像、声音在内的电子档案的数量正在迅速增加。随着网络带来的一些新技术、新

2、方法、新理念在高校档案管理工作中的运用，高校档案馆的传统功能也相应发生变革。　　　　一、网络时代促使高校档案馆传统功能的深化　　　　（一）档案的收集范围进一步扩大。高校档案馆的首要功能就是按照国家的有关规定，收集在学校工作中具有保存价值的档案，实行集中保管。长期以来，高校档案馆的收集对象主要是以纸质档案为主。而在网络时代，随着计算机网络信息技术的出现，各高校陆续建立起校园网，档案馆存储信息的载体也发生了深刻的变化，纸质档案一统天下的格局已被磁盘、光盘、缩微胶片等高科技的档案载体所打破。由于高校工作的深入开展，档案馆原

3、有的收集范围进一步扩大，许多高校档案馆增设了人物档案、捐赠档案等门类，征集书画、历史文物等有保存价值的实物档案，从而确保馆藏数量、门类的不断增长，提高档案馆为学校工作、为广大师生服务的能力。　　（二）档案的保管方法进一步提高。随着高等教育管理体制的改革，许多高校经历了合并、共建或升格的资源整合过程，同样也经历了档案集中保管的过程。对这些高校来说，原有库房已远远不能满足档案事业发展的需要。因此，档案库房的建设对一些高校来说已经刻不容缓。另外，电子档案的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和

4、安全维护的难度。电子档案要求直立存放在防光、防磁、防有害气体的装具中，远离强磁场，保证温度保持在17℃—20℃，相对湿度为35%—45%。对电子档案的内容要定期、适时地进行检测和转录，确保其安全、有效。　　（三）档案的服务功能进一步加强。服务功能是档案馆赖以生存和发展的基础，是档案馆的生机、活力所在。网络时代的信息服务是依靠计算机和通信网络来实现的。因为电子档案是数字化形态的档案信息，传输网络化，信息资源共享化，体现出跨地域、跨行业和服务广泛的特征。所以，电子档案打破了纸质档案利用的局限性，促使档案管理部门从保管职能

5、向服务职能转变，并且在服务方法、服务质量方面有一个质的飞跃。随着数字化网络技术的发展，高校档案馆必须具备和采用与之相适应的现代技术设施，向实现档案馆信息服务网络化转化。同时，档案馆必须具备提供准确、快捷的信息服务能力。其服务模式以用户为中心，通过加大对特色馆藏的开发和开展参考咨询服务，为用户提供切合其需要的权威的档案信息，实现主动提供档案信息服务的新模式。　　　　二、网络时代催生高校档案馆新功能的增加　　　　网络信息资源的兴起，计算机技术、通讯技术和网络技术在高校档案馆管理工作中的应用日趋广泛，不仅使档案馆的传统功能

6、发生了巨大变化，而且新的功能不断增加。　　（一）档案馆成为信息服务的中心。　　随着各高校办公自动化和电子政务的推行，在纸质文件形成的同时，伴生了大量的电子文件，形成了大量的档案信息。由于档案实体与信息的并存，档案馆在加强档案物质形态管理的同时，对档案信息的管理将同步进行，形成文档一体化的管理模式：利用电子文件管理系统，从学校收发室开始，通过扫描设备将文件全文录入计算机，由兼职档案员对文件进行分类、价值鉴定和著录标引等，同时标注文件的主要特征信息以备检索。文件在有关部门流转、办理完毕后，由兼职档案员负责收集，经档案馆进

7、行鉴定、筛选后，有价值的信息直接转入档案管理系统，或以磁盘、光盘等形式存储，档案实体入库保管。随着电子档案数量的不断增加，高校档案馆也将逐步演化成为一个信息管理中心。伴随着档案信息管理中心的建立，档案馆同时又可通过网络满足不同利用者的需要，使档案资源得到充分而有效的共享。这样，高校档案馆就承担起档案信息的传输职责，成为名副其实的档案信息资源交换中心，枢纽功能凸显。　　（二）档案馆成为宣传教育的基地。　　高校档案是高校历史的真实记录，贮存着大量的原始信息，是学校历史发展的结晶。它包含了教学、管理、科研等诸多方面的内容，

8、反映了各职能部门、教师、学生等不同层面的活动。通过档案这种原始的有直接说服力的形态，就可为教育服务。而且宣传教育一般形式灵活、题材广泛，如建立爱国主义教育基地、展出档案实物、进行文艺创作、拍摄专题片，编纂出版史料汇编，举办专题讲座、知识竞赛等等，对广大师生进行爱国、爱校教育，历史科学文化知识教育。此外，档案馆应紧紧依托高等教育这个大背景，按照高