学院学生档案管理规定

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1、学院学生档案管理规定第一章总则第一条为切实做好学生档案管理工作，提高我院学生档案管理水平，使我院学生档案管理工作更加科学化和规范化，结合工作实际，制定本规定。第二条本规定适用于我院的普通高等学历教育研宄生和本科学生的档案管理工作。第三条学生档案应明确专人管理。管理人员必须政治可靠，作风正派，能够严格遵守档案管理制度，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生服务。第四条学生档案是学生自升入大学后所形成的有保存价值的文字资料，是学习阶段的真实记载，它为毕业后的工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。第二章档案管理职责第五条学院各有关部门应明确职责，认真落实学生

2、档案管理工作，研宄生处、学生处负责调档工作，确保新生档案及时转递给所在学院；学院负责做好档案的接收、建档、保管和交接等工作；第六条学院各有关部门必须将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本单位学生管理制度中去，切实维护档案材料的真实、完整。第三章学生档案材料的归档第七条归档范围（一）中学阶段形成的材料，包括党团组织材料（入团、入党志愿书）、高中毕业生登记表、学生成绩登记卡、体质测试表、中学生社会实践活动登记表、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校招生考生志愿卡、高等学校招生考生体格检查表等。（二）本、专科阶段的材料，包括党团组织材料、奖励或处分材料、高考录取

3、通知书、新生入学健康体检表、学生登记表、学生成绩登记卡、毕业生鉴定表、实习成绩册、学位授予表、毕业生健康体检表等。第八条归档要求（一）学院负责接收新生档案材料，检查档案材料是否齐全，根据有关要求进行整理。（二）学院负责在学生二年级时将档案材料移交学生处学生档案管理室，交接双方清点核对后，填写学生档案转交清单一式两份（一份交学生处档案室，一份留本学院）并签字三）凡需归档的材料，必须是办理完毕的正式材料材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。文字须是铅印、胶印、油印、或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝

4、墨水和复写纸书写，除电传材料须复印存档外，不得用复印件代替原件存档。第四章学生档案的保管第九条学院应根据实际情况，建立学生档案管理制度指定专人负责管理档案。对接收的学生档案应按学号顺序排列，及时进行整理，分年级、班级专柜存放。档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。第十条学生档案的查、借阅（一）非属工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印学生个三）因工作需要查、借阅学生档案者，须填写《查、借阅学生档案审批表》，对学院保管的学生档案由分管学生工作的负责人审批；借期最长不得超过两周。（四

5、）借、阅档案只限借阅人使用，借阅者要严守机密，妥善保管，不得拆卸、涂改、划自批、抽页、添加和污损档案材料，应保持档案的整洁、完整。第五章学生档案的转递第十一条学生毕业离校前和退学时，学院档案管理人员须在学生处统一指导下，配合整理好毕业生和退学学生的档案，及时做好整理、归档和转递等工作。附则第十二条上级有关规定对本办法涉及事项另有规定的，从其规定。