档案管理信息化初探

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1、档案管理信息化初探刘润中交烟台环保疏浚有限公司摘要:档案管理信息化的实质就是数字化、M络化，是利用电子计算机技术，将大量的档案信息用数字来表达、存贮、再通过网络来传输、交流。档案管理信息化的重点是做为一科知识管理，在社会发展中只有越来越重要的地位和作用。关键词；档案管理；信息化；网络化档案是长期以来我国各机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式的载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。但是许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单

2、一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化：即把长期积累的宝贵的档案资料形成以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，形成电子文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点：一是电子文件不再是可以用来直接观看的纸质文件，而是需要借助于现代的办公设备才能阅读和使用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备处理和传输；三是电子文件的资料是可以井享的，不再受时间和地理位置的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面

3、积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。一、电子文件管理与传统档案业务管理工作的各自不同的特点纸质档案的管理工作经过长期的实践，已经总结出完整的一套工作流程及方法、原则和制度，文件的立卷归档制度是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由档案管理人员直接写在磁盘上，并且可以在磁盘上进行修改，然后存贮到计算机的办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享资源。而且电子文件随吋

4、产生随吋更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。由于电子文件的保存价值同吋取决于其自身价值和可读性，其鉴定方法、内容和标准是不冋的，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件其至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据苏凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数

5、据不断地修改和补充，因此很难划出固定的保管期限。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。二、面对新世纪数字化、网络化技术的飞速发展所应作的工作以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及冇害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的吋间还不是很长，缺乏实际贮存的验证,所以对需要长久保存的电子文件，还需

6、要定期进行复制，以防止信息损失。并且，电子文件中原始信总的长期保存问题是冇待档案管理人员进行深入研究和探讨的重要课题。二十一世纪是一个崭新的世纪，在这个新世纪里，随着信息化、网络化技术的飞速发展，档案信息公开已是必然的趋势。在利用计算机对电子档案进行操作、传输、存贮的过程中，以及在信息档案的采集、整理、归档、使用过程中都会不可避免地产生误操作、被偷窃、丢失、病毒、黑客侵犯等问题。因此，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，是迫在眉睫的工作。档案是国家宝贵的历史文化财富，在国家的政治、经济、文化、

7、军事等领域发挥着不可替代的信息支撑作用。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案管理人员必须树立起“档案信息安全人人冇责”的观念，深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置、存贮工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，通过采取处理，将己经归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。档案信息安全并非依赖某些人或某些产品就可确保，只奋全体档案管理人员都树立起安全与保密的共

8、识，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。档案管理工作成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。信息吋代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极的措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案管理人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理