大数据时代现代企业档案管理工作的创新研究

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1、大数据时代现代企业档案管理工作的创新研究中建三局集团有限公司（沪）上海201210摘要：随着全球信息化进程的加快，数据以前所未有的速度呈现了爆炸式的增长，大数据时代来临对企业档案工作带来哪些挑战，企业档案工作应采取哪些创新举措和手段，以应对并跟上大数据时代步伐。木文对大数据时代现代企业档案管理工作的创新进行了分析与研究，以供同仁参考。关键词：大数据时代；现代企业档案管理；创新研宄1、前言随着全球信息化进程的加快，数据以前所未有的速度呈现了爆炸式的增长，大数据时代来临对企业档案管理工作带来了挑战。由于传统的档案的

2、纸质文件管理，已远远不适应信息发展的需求，同时随着文件的增多，库房资源也成为档案管理存储的瓶颈，已无法满足大数据档案的管理，需要采用云计算等新技术对大数据档案进行分布式存储、快速检索。而在大数据时代，档案管理将是云平台上建设云档案系统，实现云存储。将企业各类有价值的信息资源整合、分析、挖掘，形成档案的智慧分析库，为企业决策提供服务，为企业创造价值。因此，木文对大数据时代现代企业档案管理工作的创新进行了分析与研究，以供同仁参考。2、大数据时代企业档案管理工作的新特点目前企业档案正处于一个大数据社会的背景下，因此，

3、企业档案数据处理、数据的采集和数据的技术性管理有着密切的关系。因此，大数据档案拥有传统档案所不具备的新的特点和特征。主要的新特征有四个方面:大数据有四个“V”字开头的特征：即Volume（体量）、Variety（种矣）、Value（价值）、Velocity（速度）。一是数据体量巨大。目前数据量主要以PB级和ZP级进行统计和计算。据调查显示，我国档案的增加速度己经到了每5年40%,而全球在2010年正式进入ZB时代，预计到2020年，全球将总共拥有35ZB的数据量；二是数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和

4、非结构化数据等，信息的形式越来越多样化，比如对于文件的记录可以采用原代码和通讯记录等方式实现，除此之外，网络日志和微博等方面的信息也可以进行保存；三是价值密度低，商业价值高。以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒，如果企业不能冇效利用人数据档案的价值，就会产生很多的疑问，从而对人数据档案变得轻视，甚至排斥；四是处理速度快。需要实时获取需要的信息，这是区别于传统数据最显著的特征。在海量的数据面前，企业对大数据档案的处理速度应存显著的提高。3、大数据吋代企业档案管理工作的创新研究由于大数据档案

5、不同于传统档案，更加重视数据的完整性和复杂性，因此只有充分利用大数据档案，企业的生产经营才可持续发展。3.1改变观念，增强大数据档案管理意识。在信息化时代，档案资料的收集主要是部门移交与系统推送部分电子文件相结合，而档案管理主要是电脑代替手工劳动，档案利用是利用现代信息技术进行制作、加工、传播、转换和二次开发。而在大数据吋代下，档案资料的收集是数据实吋的、自动归集；管理是采用云平台存储、计算、分析；利用则是分析、发现与预测，为社会、企业创造价值。因此，档案管理人员要树立大档案的意识，将一切冇价值的信息充分利用和

6、收集。不断改变档案存储的观念，对大数据进行科学的分类，应用相应的科学技术手段，利用先进的管理知识水平和技术水平，使得大数据档案得到奋效的整理和收集。3.2不断更新知识结构。大数据档案对企业档案工作者提出新的要求，档案工作者现冇的知识结构是建立在对传统档案的管理上来的，知识储存只能满足传统档案工作的需求，大数据吋代，档案工作者现奋知识远远不能应对信息吋代的需要，必须及吋更新知识结构，不断学＞』计算机技术、网络技术等一些先进的科学技术，尤其是云档案系统的建立是十分必要的，这样有了云储存，海量的大数据档案才能得到有效

7、、高效且及吋的处理，从而为企业的决策提供服务。3.3构建新的人数据档案收集体系。要对档案进行整理和利用，首先要对档案进行收集。因此，大数据吋代企业档案的收集绝不是•一种被动的工作，不能坐等基层档案网员移交档案，档案工作者要走出去，深入企业生产一线，广泛宣传档案的重要价值，主动了解企业每个生产环节产生的信息流向、集结点、数据点，掌握关键领域和环节的信息量大小、信息的类型。对比较关键的节点，如工程建设项0的生产技术、安监、人力资源等重点部门的计算机数据、操作人员基本情况等，要冇所了解，对计算机内信息的储存情况进行搜

8、索、分析，摸清每天产生的信息量、字节大小、结合该部门的工作职能，通过技术手段建立该单位的信息存储，及吋捕捉企业信息，为加入企业大数据档案找准通道和对接点。3.4加强人数据吋代档案工作规范化管理。人数据吋代档案工作规范化管理要将档案管理融入到企业办公系统、合同管理系统、工程项0管理系统、科技创新管理、业务运营、网络支撑等系统中，将文件、数据归档流程写入发文环节、付款环节、验收环节等，抓好