access2010数据库快速开发案例教程(九)

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1、Access培训基础教程-报销管理系统8.1第一个报表的制作学习要求：本节预计学习课时为1小时，重点是：利用向导创建一个报表的操作步骤。对于普通用户来说，窗体是日常操作最为频繁的界面，但是对决策者来说，通常不会直接参与这些比较基础的工作，因此，对他们而言，报表才是最为关键的环节，所谓报表，即是基于当前数据库中所有的数据，或者部分有选择性的数据而产生的数据汇总或数据分析的结果表格，因此，好的报表，必然来源于好的窗体，只有友好、精准、美观的窗体，才能确保数据来源的可靠，从而为报表提供优良的数据来源，从而保证报表的精准和可信，这也是我们在窗体设计

2、的环节，特别注重细节的原因所在。此外，有一点也可以预先说明，那就是报表的属性对话框，以及设计区域、属性设置区，几乎与窗体完全一样，因此，在窗体设计的环节所学到的开发技巧，绝大部分，在报表设计的环节，都是通用的。那么，报表和窗体的区别在哪里呢？所不一样的是设计的目标的不同——窗体主要是被用来提供给用户，完成日常的管理工作，而报表则为了分析以及汇总数据，用来了解当前的单位的运行状况，以便为决策提供相关数据方面的依据。第一个报表的制作首先，报表来源于数据，因此，为了报表的可读性，我们预先录入一些报销明细，以便于测试，完成之后，如下图所示：然后，我

3、们关闭当前所有已打开的窗体，再单击左侧窗格上的按钮，然后，在下拉列表中选择【报表(R)】，切换到报表列表，则如下图所示：第14页/共14页Access培训基础教程-报销管理系统在当前版本的平台系统中，没有任何平台预定义的报表——在以前的教程中，我们极少使用向导，但由于报表的设计，相对比较复杂，因此，为了简化初学者的难度，我们不妨使用向导来创建第一个报表。接下来，单击【创建】菜单下的按钮，启动报表创建向导，则如下图所示：我们知道，表是存储数据最基本的单元，因此，高效，简约（通常严禁冗余），是设计表时最基本的考量，但也往往因为严禁冗余而显得可读

4、性不佳，而查询则不同，查询的设计，往往会考虑到可读性的需求，因此，会通过计算产生大量的冗余，因而可读性也相对很好。由于报表的设计目标，可读性也是第一需求，所以，我们选择查询作为数据来源（也就是报表属性第14页/共14页Access培训基础教程-报销管理系统设置区中【数据】选项卡中的【记录源】属性），因此，我们在【表/查询(T)】中选择“查询：qryBxmx”作为记录源。作为教程的第一个报表，我们的设计目标不妨就简单一点：即汇总各个报销类别的报销总金额，比如，当前已经报销的电话费总额是多少，资料费总额是多少……有了设计目标之后，就要分析这个设

5、计目标，究竟涉及到哪些表和查询中的哪些字段。由于当前的表的结构非常简单，因此，我们可以迅速地得出结论——即需要qryBxmx查询中的lbmc（即类别名称）和bxje（即报销金额）字段。因此，我们将这两个字段从【可用列表(A）】列表中通过按钮，移动到【选定的字段(S)】列表中，完成之后，如下图所示：然后，单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：第14页/共14页Access培训基础教程-报销管理系统当前的界面，询问我们是否需要分组——当然要分组，分组是汇总统计的前提条件，为了分组，我们双击左侧方格中的lbmc字段，或者选定lbmc字段之后，再

6、通过单击按钮来实现分组（分组之后，单击按钮，可以取消分组），完成之后，则如下图所示：然后，单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：第14页/共14页Access培训基础教程-报销管理系统当前界面，可以排序，以及选择是否进行汇总——排序功能，大多用在日期和数字类型的字段上（当然，其他字段也可以使用），在这里，毫无疑问，我们当选择bxje字段来排序，至于升序还是降序，可以根据自己的喜好来选择，我们这里选择保持默认的升序，完成之后，如下图所示：然后，再单击【汇总选项(0)…】按钮，则如下图所示：第14页/共14页Access培训基础教程-报销管理

7、系统由于我们是需要进行汇总统计的，所以，我们这里选择汇总，至于是否需要显示明细数据，以及是否计算汇总的百分比，这个可以根据自己的需要，——明细数据，我们这里就不显示了，但要计算汇总百分比，设置完成之后，如下图所示：完成之后，单击【确定】按钮，返回向导对话框，然后再单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：第14页/共14页Access培训基础教程-报销管理系统当前的这个界面，是关于页面布局的一些选项，在这里，我们保持默认即可（也可以事后再来测试，以便查看各种选项的实际效果）。接下来，单击【下一步(N)】按钮，则如下图所示：当前的界面，是关于报

8、表命名的——现在是否还记得我们在一键生成【报销明细】操作界面的环节曾预先指定了一个报表名称？即rptBxmx。现在，如若我们将这个预留名称指定给该报表，那我们就可以通过报销明细窗