泉州师范学院声像档案管理细则

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1、泉州师范学院文件泉师院档〔2014〕1号关于印发泉州师范学院声像档案管理细则的通知各单位：《泉州师范学院声像档案管理细则》已经6月4日院长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。泉州师范学院2014年6月4日抄送：校领导。泉州师院办公室2014年6月11日印发-6-泉州师范学院声像档案管理细则第一章总则第一条高校声像档案是指单位或个人在教学、科研、管理等活动中，通过摄录或扫描形成的具有保存价值的照片、图像、录像带、录音带、唱片、光盘片、磁盘、缩微片、幻灯片等。声像档案具有生动形象的特点，可为教学、科研、管理提供生动形象的依据

2、和凭证。声像档案同其它载体档案一样，也是高校各项活动的真实历史记录，是学校的宝贵财富。第二条为建立健全我校声像档案，更好地开发利用声像档案信息资源，发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，现根据《中华人民共和国档案法》和国家教育委员会颁布《照片档案管理规范》，结合我校实际，制定本细则。第二章声像档案的形成与归档第三条声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全，丰富我校档案馆馆藏。全校凡有形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求，做好声像档案的收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，

3、应及时或分阶段向校档案馆移交。第四条-6-形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。传统的机械相机拍摄的照片，照片和底片应同时归档。用数码相机、扫描仪等电子设备获得的静态图像，收集时应将其转换为JPEG、TIFF通用文件格式，除将静态图像文件归档外，还应洗印相应的实体照片归档。用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态影像文件，收集时应将其转换为MPEG、AVI通用文件格式。用音频电子设备获得的声音文件，收集时应将其转换为WAV、MP3通用文件格式。归档的照片、图像、视频、音频等文件，都要附以文字说明。文字说明的内容包

4、括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等六要素。第五条凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音磁带、录像磁带、光盘片。归档的照片、影像、声音应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整，表述准确、简练。第六条档案馆有责任指导和检查各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的指导、检查和监督。第七条声像档案的归档范围一、名人类：包括学校历届校领导、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像。收集标准：1.近期2寸标准照片一张

5、。2.近期5—6寸工作照片一至二张。3.能反映其一生不同年代的所产生的具有代表性的照片，张数不限。譬如：从学生时代到从事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议等等。4.家庭生活照片。5.重要的录音、录像材料。二、中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、录音、录像。三、-6-学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、校庆活动、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。四、由学校主办、承办的各种

6、重要的教学、科研、管理类会议以及各项活动，由本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音等。五、外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动的照片、录像、录音等。六、具有一定影响的大学生、研究生论文答辩会，学生的重要活动和社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影等照片、录像和录音。七、民主党派和校友会重要活动的照片、录像和录音。八、学校各种展览、

7、陈列的照片、录像。九、反映学校不同历史时期变化、发展的校景和基建照片、录像。（每一个主楼、校园内主要景色应列入摄制范围；基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。）十、反映学校不同历史时期的教学、科研、服务社会、文化传承创新、外事等重要活动的照片、录像、录音。十一、奖状照片。指获国家级、部、省、市级以上的各种奖状、奖品、证章、证书。第八条归档手续及时间-6-根据我校声像档案形成的具体情况和工作性质，采取归口收集、整理、移交的办法。各二级学院、机关各

8、部门应根据声像档案的归档范围，收集、移交本单位有关的照片、录像、录音等。归档时必须填写档案交接清单，一式两份，双方各执一份。归档时间：次年3月底前完成。第三章声像档案的管理和利用第九条档案馆从事声像管理的工作人员，应将本馆形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理