广西社会保险业务档案管理存在的问题与对策

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1、广西社会保险业务档案管理存在的问题与对策　　2009年人力资源社会保障部与国家档案局联合发布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源社会保障部令第3号，以下简称《规定》），从而确立了档案管理在社会保险经办工作中的重要地位越来越突出。社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险档案是社会保险业务的真实反映，不仅关系到每个参保者的长远利益，还关系到社会的稳定和发展。加快社会保险业务档案电子化建设是发展社会保险业务档案现代化管理的迫切要求，也

2、是进一步提高社会保险经办机构管理服务水平的现实需要。笔者近期参加了广西部分地级市社保经办机构业务档案管理达标验收工作，并深入南宁、柳州、贵港、河池、崇左等市社会保险经办机构，调研社会保险业务档案管理情况，召开部分社会保险经办机构负责人、业务骨干、专兼职档案管理人员座谈会，实地查看了纸质档案整理质量及观摩了南宁市电子档案业务经办流程。在调研的基础上，对广西社会保险业务档案数字化建设提出一些见解。　　一、广西社会保险业务档案管理工作存在的主要问题　　（一）社会保险业务档案管理法规制度执行力不够，工作发展不平衡　　近年来，广西壮族自治区人力资源和社会保障厅、自治区

3、档案局根据国家人力资源社会保障部、国家档案局《规定》，结合广西实际制定了《广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法》（桂人社发〔2010〕130号，以下简称《暂行办法》），为广西全面加强社会保险业务档案管理提供了基本保障。并根据人力资源社会保障部办公厅关于社会保险业务管理达标验收工作的有关部署，下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838号，以下简称《通知》），提出了力争柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分经办机构2012年底前通过业务档案管理达标验收，其他市级经办机构在2013年7月底前通过达标验收，2014年底

4、前完成所有县级以上经办机构达标验收的工作目标，要求各地以实现三年达标验收目标为核心，全面提升广西各级社会保险业务档案管理水平，大力推进业务档案管理规范化、标准化、信息化建设。　　经过2年的努力，截至2012年底，全区14个地级市，有4个市，6个机构业务档案管理通过了档案管理达标验收，8个市级社保经办机构正在开展纸质档案归档整理，力争2013年底前进行档案管理达标验收。目前尚有2个市级社保经办机构业务档案管理工作仍处于无库房、无专兼职档案人员、无经费保障的“三无状态”，未开展业务档案整理工作。据统计，截至2012年底，广西区内市级经办机构积存历史业务资料尚有1

5、0万宗卷未整理入库。要实现2013年底前全区地级市社保业务档案工作实现达标验收难度相当大。县级经办机构2/3以上没有库房，尚未开展纸质档案整理，2014年全部实现档案管理达标验收任重道远。　　（二）社会保险档案保存方式落后，管理基础薄弱　　目前，广西各级社会保险经办机构除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质（线装）保存的传统档案保存方式。而参保人数众多，社保业务档案需保管一生，因此，档案量巨大，占用大量库房空间。传统的纸张保存形式易损，有些档案资料因查询次数频繁而不可

6、避免地存在原件受损甚至遗失等情况。况且，各地业务档案库房普遍吃紧，有的地方社会保险经办机构连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管，分室存放。一些地方虽然有固定的档案室，但面积很小，库房建设也大多不完全符合国家《档案馆建设设计规范》和规定，不具有防震、防盗、防火、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染等安全设施，更谈不上规范管理档案，从调查情况来看，越到基层，管理基础越薄弱。　　（三）社会保险业务档案管理手段落后，跟不上社会保险事业发展形势的需求　　虽然近年来广西各级社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即

7、对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求，这必将成为影响和制约社会保险业务档案管理工作发展的突出问题。　　（四）社会保险业务档案信息开发利用率低　　广西社会保险业务档案开发利用起步较迟，档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会

8、保险业务档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社