文员的工作内容教程

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1、文员的工作内容教程　　文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。那么文员的工作内容具体是怎样的？以下是小编整理的关于《文员的工作内容教程》的文章，欢迎大家阅读参考！　　第一条传达事务　　1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是预约。对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由，

2、拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复。　　2、接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是××公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在。　　3、转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。　　4、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书。需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。　　第二条文件整理业务　　1、为使主任处理完毕或正在使用

3、的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对文件进行整理。整理工作首先要根据主任的意见将文件分类，并放入固定的装具和内容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件。　　2、整理工作的关键是分类项目的确定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手续的完善。　　3、业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类的文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种。　　4、经过整理后，对文件进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取合租人意见后再制作一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所

4、或保管人的桌子上以便于参照。　　第三条整理清扫工作　　1、清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要准备好，并按要求备齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫更换。　　2、室内的物品要放在固定的地方。　　第四条日常运转工作　　1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。　　2、准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必

5、须提前做好适当的准备。　　第五条用品的整理　　文员应将主任工作中所需要的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。　　1、在办公室内：平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。　　2、主任外出时：主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏。　　3、文件、资料的准备：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明

6、白。要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全，然后画一张文件明细表以方便使用。　　第六条代行业务　　1、参加庆典、丧礼等仪式留心服装和服饰品及行为以表达得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。　　2、转达主任意见或命令：表达主任意见要完整、准确，注意简洁迅速。有时根据情况还要将对方的答复向主任汇报。　　第七条会计实务　　该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、次产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。　　1、关于次产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表。在特殊情况下，要

7、随时根据经理及副经理发要求拿出报表。　　2、处理资产状况还应注意以下几点：　　支持及收入可以根据原始凭证将其发生额记下现金出纳账中。现金出纳账中与先进余额的数额应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任。将这些收据汇总后让经理过目。　　日常的现金支出应限定一定的数量，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票。　　开具支票需有收据或其他凭，并在支票上记下用途，由经理盖章。　　资产分为土地、建筑物、有价证券备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各种资产的台账及有价证券薄，详细记录各种资产的内容、单价、数量及现有额及出入额等。　　银行

8、存款及邮政储蓄要设存款底帐，接受款项者应按名称分别立帐并明示账额。　　3、各种物品的购入和发放应注意有无使用申请、手续是否齐全，并及时入帐，以免遗忘和推迟记账。　　第八条协助调查　　公司的调查