word自动化办公完全手册

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1、Word自动化办公完全手册微软Office产品专家张迎新来源：《电脑报》2005年合订本　　为了帮助用户提高操作效率，Word内置了许多“自动化引擎”，以实现办公自动化。有效使用和管理它们是Word高手的必备技能。　　一　文档录入自动化　　Word的“自动更正”功能可以检测中英文词语录入的正确性，一旦有错误出现，Word即会使用正确的词语进行替换。由于“自动更正”中的词语列表可以由我们自行定义，因此，充分利用这一功能可以让文档输入更加高效。　　1．文字输入自动化　　(l)自动查找生僻字　　利用Word编辑文

2、档往往需要输入GB2312字库以外的生僻字，将“微软拼音输入法2003”设置为“大字符集”就可以达到目的。但是，“大字符集”中同音字太多，要准确找到某个生僻字并不容易。你可以利用“自动更正”功能自动查找生僻字。　　例如，某篇文档需要输入“榖”，你可以单击“工具一自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入将被替换的词语（例如，gu)，在“替换为”框中输入“榖”，单击“添加”按钮即可。　　在文档编辑过程中，只要输入“gu”字符并回车（或敲空格键）,Word便会自动把“gu”替

3、换为“款”。文档编辑完成，如果不再需要输入“榖”，可在“自动更正”选项卡“替换”框中输入“gu"，则列表中的“gu”和“榖”被自动选中，单击“删除”按钮就可以取消该操作。　　　　　　　　自动查找生僻字　　(2)自动插入特殊符号　　例如，某篇文档需要输入“→”，无论使用输入法的软键盘还是“插入特殊符号”输入，都必须脱离键盘使用鼠标操作，无形中降低了输入效率。　　单击“工具一自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入将被替换的字符（例如，-）），在“替换为”框中输入“→”，单

4、击“添加”按钮即可。　　在文档编辑过程中，只要输入“-）”字符，Word便会自动把“-）”替换为“→”。　　使用这种方法还可以用“*”替换“×"，用“。。。”替换“……”等等。　　提示：如果输入的字符（例如，*）不需要被替换，只要按退格键或Curl+Z组合键即可。　　（《图像与复印》编者按：使用此方法时，“替换为”无法用键盘直接输入一些特殊符号，也不能用鼠标点击“复制”→“粘贴”或“插入”等操作。必须用“Crtl+C”和“Crtl+V”将它们貼入。）　　(3)自动插入常用词语　　撰写商业信函等文档都需要在末

5、尾处附上联系地址、电话等，这类常用语完全可以用自动更正功能自动插入。如果对联系地址的格式等有要求，你可以预先在空白文档中输入这些内容，然后全部选中这些内容，按下Ctrl+C组合键，将它放入剪贴板中。单击“工具→自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动更正”选项卡中，在“替换”框中输入“联系地址”，将光标放入“替换为”框中并按下Ctrl+V组合键，单击“添加”按钮即可。　　在文档编辑过程中，只要输入“联系地址”字符并回车（或敲空格键）,Word便会自动把带有格式的地址信息插入文档。　　(4自动记忆输入　　

6、除了“自动更正”以外，Word还具有“记忆式键入”功能，它可以自动跟踪你的输入，然后从自动图文集中查找有无开头和输入内容相匹配的词条。如果有，且剩下的内容不少于三个字节，Word就会显示一个提示条，按回车或Tab键可将提示条中的内容插入文档，按ESC键将关闭该提示条。　　单击“工具→自动更正选项”菜单命令，在打开对话框的“自动图文集”选项卡中，选中“显示‘记忆式键入’建议”选项，输入诸如“地址：重庆市渝中区双钢路3号科协大厦”之类的词条，单击“添加”按钮即可。在文档编辑过程中，只要我们在文档中输入“地址”字

7、符，就会显示含有“地址：重庆市渝中区双钢路3号科协大厦（按Enter插入）”的黄色提示条，按回车或Tab键将其插入文档，按ESC键将保留输入的“地址”字符同时关闭黄色提示条。　　2．增删编号自动化　　篇幅稍长的Word文档都有一定数量的标题和图片，手工对其编号非常不利于后期编辑。只要文档中增加或删除了一个编号，就要对所有的编号进行重新处理。因此，编号自动化是提高文档编辑效率的重要手段。　　(l)图片自动编号　　例如，我们要给图片编制“图1”、“图2”这样的编号，由于Word没有提供这种标签（即编号前缀）样式

8、，必须通过手工修改的方法满足要求。　　单击“插入→引用→题注”菜单命令，在打开的对话框中，我们可以看到，其内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击“新建标签”按钮，在打开的对话框中输入“图”，单击“确定”按钮之后即可在“标签”列表中看到它。　　如果图片编号（后缀）需要采用其他格式，例如，一、二、三之类，则可以单击“编号”按钮，在打开的对话框中“格式”列表中选择需要的样式