浅析21世纪图书馆档案管理数字化

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1、浅析21世纪图书馆档案管理数字化1世纪是一个数字化的信息时代，随着网络及计算机技术的应用日益广泛和深入以及信息技术的飞速发展，“信息”正以其前所未有的迅猛态势渗透到社会的各个方面。图书馆档案正在以数字化的形式收集并存储，用高度有序的数字化模式管理已是必然趋势。数字化图书馆的档案管理是适应信息时代和信息社会需要的现代化，是建设信息高速公路需要集当代先进信息技术之大成的技术基础下的飞跃，是适应数字信息文化时代和文化领域信息化要求的必然。　　一、图书馆档案管理数字化的必要性　　图书馆档案数字化的基本认识。图书馆档案是图书馆在开展各项业务活动

2、中形成的，经过鉴选归档的文字、统计照片、数字、图表、声像制品等资料。它是反映图书馆历史发展和业务活动情况的原始记录，是图书馆工作人员从事工作活动中形成的珍贵资料，也是图书馆工作成果的一个综合反映。它记录并总结了图书馆在过去不同时期的业务工作状况，是记录图书馆工作的重要依据，也是我们总结经验、制定计划、探索规律、进行科学决策的重要参考。　　“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段

3、，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，并发布到局域网、广域网、企业内部网甚至国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。　　图书馆档案数字化是通过数字化技术，如高分辨率数字扫描和色彩矫正、光学字符识别、信息压缩、转化等，把各种文献资料替换成计算机能识别的

4、二进制系列图像，在安全保护、访问许可等完善的权限管理之下加以管理和利用。图书馆数字档案管理就是运用当代信息技术，将馆藏档案数字化，组织档案信息的采联盟集、整理、存储、检索、传递、保护、利用。　　图书馆档案管理数字化的作用　　1、有助于更有效地保存图书馆档案。通过对图书馆档案数字化管理，首先能够迅速发现不完整或欠缺的文件材料，并通过各种途径予以补齐；其次可以修复图书馆档案中模糊褪色的字迹、污损残缺照片等。另外，还能集中分散在各部门及个人手中的各种文件、数据等。图书馆档案数字化后仍能代替原件使用，数字化档案副本还可异地保存，即使发生天灾人

5、祸也能最大限度地保持档案的完整性，有利于保护档案原件，确保原件保存的永久性。　　2、有利于提高图书馆档案管理工作效率。随着无纸办公时代的到来，在新形势下产生了大量的电子文档，利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、数字摄影技术、存储技术、多媒体技术等高新技术、先进的设备可以大大提高图书馆档案立卷、归档的工作效率，实行档案数字化管理后，便于图书馆档案管理人员开展档案查找、咨询工作，提高档案管理工作人员的办事效率和工作水平。图书馆数字化档案的管理能够准确、即时地将档案资料归档。　　3、有助于开发图书馆档案资源，创新服务档案机制。

6、有效地开发利用图书馆档案和创新档案服务机制是图书馆档案数字化建设的最终目的。图书馆档案数字化使得档案信息不再受时间和空间的限制，通过建立图书馆档案管理的网页，积极开展网络服务，实现档案信息的网上检索，有利于为学校领导决策、组织教育教学、科研活动及馆内各项工作准确地提供档案信息。同时数字化、科学化、系统化的图书馆档案更有利于建立图书馆的评估资料，以更有效地完成国家教育部每五年一轮的“普通高等学校本科教学水平评估”。　　图书馆档案数字化的最大优势在于档案内容系统、完整、信息资料更新快、查阅速度快、内涵更广，通过开展网上在线服务，图书馆档案

7、部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让学校有关部门与图书馆档案部门利用电子邮件在网上快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询服务；通过开展现行文件阅览服务，帮助需要者了解图书馆的状况、政策及发展。　　二、图书馆数字化档案管理的完善与发展　　图书馆档案数字化建设可以说是一种“二次建档”。与侧重于实体保存的“一次建档”相比，图书馆数字化档案的管理则以有效整合档案信息资源为目的，根据一定的原则有目的、有计划地筛选馆藏档案应当数字化的范围，包含目录部分的数字化以及全文的

8、数字化。高校的图书馆要依据本馆的实际情况，选择有特色的、保管期限较长的、利用率较高、已开放的档案来进行数字化建设，避免再造数字化档案垃圾。　　建立图书馆档案目录数据库。档案目录是建设数字化档案的基础，是开展馆藏档案数字化