韶关学院电子文件归档管理办法

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1、韶关学院电子文件归档管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条为了加强学校的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保障和开发利用，使电子档案更好地为学校教学、科研,管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002)和有关法规、行政规章，结合我院实际情况，特制定本规定。第二条本办法规定了学校在各项活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。第三条本办法所指的电子文件是指在计算机及网络环境下，学校内部各机构、社会组织和个

2、人在从事教学、科研、党政管理等工作活动中直接形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件记录。第二章电子文件管理体制与管理原则第四条学校电子文件档案的管理，实行“统一领导、集中管理”原则，学校档案馆对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。学校各部门、直属单位、二级学院应有一名负责人分管本单位的电子文件档案工作，并确定一名兼职档案人员具体负责本单位形成的电子文件的积累、保管和整理工作，列入其岗

3、位职责，并保证必要的工作时间。第五条电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须定期以光盘方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档，更不得将归档电子文件据为己有。第六条档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案人员应熟练掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。第三章归档范围、保管期限第七条本单位主要职能活动中产生的电子文件，包括学校各部门、直属单位、二级学院10在办公过程中在计算机处理过的，记录和反映部门各项

4、工作情况的各种电子文件，经鉴定为具有重要凭证、依据和参考价值的，应使用只读光盘复制并归档保存。第八条电子文件归档范围一、电子文件性质代码R—草稿性文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。二、电子文件信息类型1、字处理文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。2、超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。3、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。4、图形文件：指采用计算机

5、辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。5、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。6、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。7、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。8、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。三、电子文件环境类型1、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。2、数据

6、文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。四、电子文件载体类型目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型，为保证电子文件安全，推荐采用只读光盘作为电子文件的保存载体。第九条归档电子文件的保管期限电子文件的保管期限，参照《韶关学院档案工作业务建设规范汇编》中各门类档案的纸质档案的有关规定执行。第四章电子文件档案兼职管理人员职责第十条随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，检查及清除归档电子文件计算机病毒，定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份，贴上标签，注明形成部门、归档年度、盘号和套别；按附件一格

7、式对电子文件逐件填写《归档电子文件登记表10》；对需要永久、长期保存的电子文件，制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。第十一条在每年六月底前将上年度形成的属归档范围的、保存在脱机载体上的电子文件和填写好的《归档电子文件登记表》一式二份向学校档案馆移交。电子文件归档要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致、手续完备等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。第五章电子文件的归档方式、要求第十二条电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。按我校目前实际情况，现时对电子文件的管理拟采用物理归档方式。第十三条归

8、档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。第十四条归