218022进出口贸易作业标准化手册(范例b)

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1、二、进出口贸易作业标准化手册(范例B)□组织系统详见组织系统图18.2.1。图18.2.1组织系统图□业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确认。6.开立境内订单。7.生产督促及L／C催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。□业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：①临时编号。②品名、规格、包装。③制造厂商名

2、称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。④开发成本。⑤预估生产成本。⑥制造商报价。⑦可能销售对象及地区。⑧预估售价。⑨预估毛利。(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每月就现有产品

3、，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。②第

4、一位数填1代表第一位数填6代表〃2〃〃7〃〃3〃〃8〃〃4〃〃9〃〃5〃③第二位数填1代表〃2〃〃3〃〃4〃〃5〃〃6〃〃7〃〃8〃〃9〃2客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。③介绍新产品(邮寄新产品目录)。④刊登广告、邮寄开发信。⑤其他。(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。(3)经研讨定案之客户开

5、发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。3.客户询价(电报、信件、电话处理)(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件

6、，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。4.报价：(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9

7、)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5.订单确认：(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。6.开立境内订单：(1)业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.

8、2.12)。(2)订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。7．生产督促及催开L／C：(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。(3)收到客户开来之L／C，应