外贸业务流程(企业操作)

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1、外贸出口业务流程为了减少定单执行过程中出现的不必要的错误，进一步提高服务质量，特对外贸业务流程整理如下：1.对外洽谈阶段（询盘—发盘—还盘—接受）。1.1.洽谈时要弄清楚：产品的名称、材质、质量等级、规格型号、锌层或涂层的厚度，颜色、数量、卷重、内径、表面条件、用途，产品是否有特殊包装要求、交货期的要求、付款方式、产品的运输方式、运输条款以及客户以往和目前的供应商和产品使用情况等内容1.2对于贸易材，除了与卖方洽谈好以上内容，同时需要与供应商按以上的内容条款一一锁定（另外，在交货期方面应该要为自己留10-15天的时间）。

2、1.3所有的报价在收到询盘48个小时内发出（休假和周末不算）。2签订合同。2.1签订合同。贸易双方就报价达成意向后，需要书面确认。我方需要经过合同评审（参照《合同评审程序》，一般是特殊产品、外汇、贸易模式才经过合同评审，常规的合同不需要合同评审），合同会签后，合同一式两份由双方盖章生效，双方各保存一份。2.2在签订合同的同时，根据合同制作《客户订单需求表》，内容包括产品的名称、材质、规格型号、锌层或涂层的厚度，颜色、期望数量、期望卷重、内径、表面条件要求、用途，性能要求，期望船期，产品的运输方式和其他特殊要求等等，以及客

3、户前期的供应商情况。2.3合同内容登记例会资料的《订单统计表》内。内容包括，签约日期，合同数量，具体规格，需求单状况，最迟交货，收证状况，出厂单价等。3履约阶段。3.1正本合同留底，复印一份制作跟单表。同时制作《电子跟单表》一份（内容包括客户名称，合同号，合同日期，产品名称，数量，金额，最后船期，信用证收证状况（或了l/c号码），船信息，出货状况，实际出货数量，提单日期，目的港，信用证交单的快递号码，信用证外交单的快递号码，备注。），《电子跟单表》每周给客户更新一次。3.2按合同要求严格跟催信用证或定金，要求客户必须得到

4、我司确认信用证申请件后，方可开出正本信用证。（信用证中，业务员审核订单信息部分，其他由单证员负责审核）信用证收到后，补充跟单表信息。另外，要对正本信用证进行一一核对，看是否按信用证申请件的要求开出的信用证，如有不一样或者有新增加内容（容易产生不符点的），要尽快要求客户更改信用证。对于TT付款的，开形式发票，要求按合同约定的时间内付定金。3.34下生产需求单，需求单主要核对如下内容：货物数量、货物品质、规格，技术要求、允许公差、包装（一般按厂家出口标准耐航包装）、出船期、用途等应按信用证（合同）的要求核实。其他需要参考《客

5、户订单需求表》。如果定单比较紧急，可在收到信用证之前，先下预需求单，以备资源。3.4.定期审单：每周三下午1：00开始把近期刚收到的信用证，需求单连同跟单表都审查一遍。主要审查的内容是跟单表信息填写是否完整，信用证基本内容是否和合同相符，是否有一些特殊条款（如果有，要列出来写在跟单表上）；需求单是否与合同，信用证相符合。并将客户对于运输服务的要求填写在跟单表上，便于物流员定到合适的船。3.5筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。及时反馈生产安排表，更新《电子跟单表》，反馈客户。如有异常，需及时通知客

6、户，预估到可能影响信用证交期的，需提前通知修改信用证。3.6备好货后，导出清单（遇到有未入库的货，需与产线复核最终生产数量，以免遗漏），核对规格，锌层，颜色，和数量公差，发给物流员配柜，组织出货。对于贸易材或者委外加工的产品，具体货物要拿到供应商的MTC和经过品控部门确认合格以后才能组织出货。3.7租船订舱。提前一周通知物流员货物预计生产完毕时间，物流员根据跟单表信息提前做出货计划（询价，比价，确定出货时间，和订仓等事宜）。可以根据货物的多少和卷的重量来决定装船方式，一般用集装箱装（20尺柜）和散装两种。集装箱的装箱有场

7、内和场外（其他工厂或码头）两种。拿到S/O以后，第一时间交给业务员（或业务助理）。业务员收到S/O后，必须在船开前2个工作日通知客户，发送shippingdocs（IV，PL，ShipmentAdvise）给客户，以便让客户提前买保险。具体的订舱流程如下：外贸业务下计划（一般有月计划，提前30-40天下达；周计划，提前7天下达）——向两家以上货代公司寻价——对比运价确定船名（船舶资料）船期、柜量、截关时间、截重时间——装箱——货柜返场——报关——船舶离港——跟踪到港。对于合同规定之外的装箱、运输要求，需经过公司和客户双重

8、确认后，方可执行。3.8报关。截关前两天制作好发票，装箱单，合同，核销单和报关委托书一起报关。CIF条件的开始投保；反馈报关单，确认海关放行。3.9制作单据补料。要求与客户在船开前对好各种补料（主要是B/L,CO或FormE等文件），并同时准备好其他信用证项下单据，如有保险、熏蒸证明需提前做好。具体做单需要注意事项，