精编专业秘书训练教程

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1、★课程对象——谁需要学习本课程 ★企事业单位的秘书及行政助理★有志从事秘书职业者★欲提升自我职业化素养者   ★课程目标——通过学习本课程，您将实现以下转变1.掌握成为优秀专业秘书的各项技能2.如何开创多元化秘书生涯3.学习国际性接待和会议礼仪4.掌握企划案撰写与公文写作技巧  ★课程提纲——通过本课程，您能学到什么？ 第一讲秘书角色扮演与人际应对1．引言2．秘书的自我定位3．人际关系与沟通技巧第二讲办公室礼仪1.同事之间的相处之道2.要有敬业精神3．指令的接受与汇报第三讲数字时代的档案管理1．档案管理的原则及常用方式2．档案管理的方法3．名片的档案管

2、理4．运用电脑管理档案第四讲专业形象塑造1．如何建立专业形象 2．男性的穿着艺术3．女性专业形象塑造第五讲访客接待与拜访礼仪1．访客接待礼仪2．拜访的礼仪第六讲中餐礼仪1．引言2．宴会前的准备工作3．餐具的摆放与使用4．餐桌上的形态礼仪第七讲西餐餐桌礼仪1．引言2．怎样准备西餐宴会3．西餐桌上的礼仪4．如何成为称职的主人和受欢迎的客人第八讲公司内部及国际性会议礼仪1．会前的准备2．跨国会议的安排3．会议上的礼节第九讲商务活动规划与上司行程安排1．上司出差前的准备工作2．上司出差当中的工作处理3．上司出差回来后的工作处理4．陪上司出差应担负的职责第十讲企

3、划案撰写与公文写作1．企划案的撰写2．公文写作技巧    ★课程意义——为什么要学习本课程？（学习本课程的必要性） 开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展，工作理念不断更新，这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战，为职业秘书提供了一套实用训练教程，将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习，将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。     引言秘书是上司的左右手，他的责任是替上司分忧解劳，减

4、少主管无谓的干扰，所以，主管如果能获得一个优秀的秘书的话，就能心无旁骛拓展业务版图。美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克，当记者问他一生经营企业的秘诀时，他说：“没什么秘诀，只要请一位好秘书就对了”。所以由此可见一斑，秘书在企业的角色有多么的重要。秘书的自我定位当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。1．秘书的工作内容秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：Æ辅助决策当上司面对

5、多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。Æ调查研究当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。Æ收集信息当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。此外，还要善于运用网络收集信息。Æ文书处理文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。Æ会务准备所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报。Æ公关工作公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交

6、道，与他们建立良好的沟通渠道。Æ档案管理在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。Æ工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。Æ查办工作查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。Æ接待工作当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，

7、产生宾至如归的感觉。Æ行政事务行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。Æ保密工作秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。2．秘书应该具备的能力秘书的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单一专长。【自检】以下是一些秘书在工作中的表现，你认为他们当中谁是合格的秘书，谁需要改进工作态度、提高工作能力？（1）小王在处理其他的事务时都非常能干，但是她讨厌写报告，认为写报告是一件无关紧要的小事，所以没有在写作上下功夫。（2）

8、小李是财务经理的秘书，经常有同事或者好友向她打探别人的薪水，小李总是巧妙地回避这些话题。（3）