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时间:2018-09-19
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1、会中服务与协调实训项目【学习目标】通过学习与训练,使学生了解会中工作的内容,掌握会中各项工作的流程、方法和手段,做好会议进行阶段的各项工作。知识目标了解会议进行阶段各项工作的主要内容。掌握会中服务工作的基本要求和一般程序。掌握会议突发事件的类型和处理方法。了解会议值班工作内容。熟悉会议接待新闻采访的原则和程序。熟悉会议信息工作内容。掌握会议记录的方法。掌握会议简报的内容和结构。能力目标能够完成会议签到和引导工作。能够联系和接待新闻媒体。能够收集会议信息并印发会议简报。能够作好会议记录
2、。能够监督会议经费的使用。能够做好会议协调工作。能够处理会中突发事件。能够做好会议值班工作。能够安排接待会议新闻采访并拟写新闻稿或新闻发布会发言提纲。能够做好会议信息工作。能够制发会议简报。案例7-2××创新股份有限公司将于12月26日召开本年度年会暨最新研发成果展示会。前一段时间,大家都在忙会议筹备阶段的事情,现在准备工作基本就绪,与会人员也将于12月25日陆续到达,会议筹备组组长林明伟召集会议筹备组的工作人员,布置落实会中工作。任云飞和于华负责会议报到和签到工作,要做好接站工作,与会人员乘坐
3、的交通工具有飞机、火车和汽车,到达时间是早晨6时至晚上11时,与会人员中有10位是领导和贵宾,要派专车一一去接。车队的司机和车辆要全力保证。实训提示(1)会议接站,要掌握好会议接站工作的准备内容,安排好车辆,同时注意礼仪规范。(2)会议签到,要注意选择签到方法,并准备好必要的工具。(3)会议引领要认真组织,周到热情,注意礼仪规范。三、知识导入(一)实训任务基本知识要点1.接站的准备内容与会者集中抵达时,可以在机场、车站安排接站人员等候,设立接待站。制作醒目的牌子或横幅,标明“××会议接待处”字样。2
4、.接站的注意事项确定迎接规格,作好接站准备,设立接待处,准备好接站标志,掌握抵达情况,作好宾主双方的介绍。3.接站工作的程序搜集会议回执→编制表格→安排接站→培训接站人员→准备接站用具→统一指挥调度→事先通过传真或电话告知到会者详细路线→接站。4.会议签到的方法①秘书代签法。由秘书人员在到来者的名下画圈。②证件(卡片)式签到。与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名,然后上交即可。③簿式签到。与会代表在入场时,到秘书人员事先准备好的签到簿上签署自己的姓名、职务、所在单位、联系电话及安排住宿房号等,以
5、示到会。④电子自动签到。代表将印有代表固定号码的卡片送入签到机,签到机立即将姓名、号码传到中心,并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便,不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。5.会议报到工作内容查验证件、与会者登记、发放会议资料袋、预收会务费等费用。6.签到工作的程序安排签到人员→准备签到用品与设备→签到人员提前到会→迎接与会人员→介绍签到工作的内容→发放会议资料和票证。7.会议引领工作会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间;陪伴重要来宾入场就坐;为上司和来宾作介绍;帮
6、助来宾领取名片卡并引领入座。2.车辆安排表如表7-15所示。3.签到登记表如表7-16所示。三、知识导入(一)实训任务基本知识要点(1)会议值班的内容。主要包括值班电话记录、值班接待记录、值班日志、信息传递。(2)会议值班工作任务。会中协助有关人员收集会议信息资料并传递信息;做好会场控制,限制无关人员入场,保证会议正常秩序并加强保密;备有领导及其他相关人员的联系方式,必要时请示沟通;坚守岗位,督导和协助其他会议工作人员工作;作好各种协调。(3)会议值班工作制度。主要有信息处理制度、岗位责任制度、交接班制度、
7、领导带班制度。(4)接待采访会议的新闻媒体的基本原则:①会议新闻要实事求是地报道,内容必须与会议基本内容相吻合,达到宣传会议精神的目的,利于会议精神的执行。②掌握会议信息的保密度,做到内外有别。对于会议内容中涉及的机密问题,应严守保密原则,不能在报道中泄露机密。③报道中的重要观点和提法,要经领导审定,以免造成差错或失误。④无论是撰写新闻报道稿,还是为新闻媒体采访报道会议情况提供服务,都要准备得全面周到,且主动积极。⑤在传递的方式和内容选择上,应本着对象、效果、时将、费用的原则综合考虑。⑥在会议中,秘书
8、要注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道,为领导准确掌握会议的效果提供参考。⑦在会议结束后,秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料,使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况,回答记者的提问。(5)接待采访会议新闻媒体的程序:媒体人员登记→为媒体人员提供简单的会议材料→安排拍照和新闻发布会等传统活动→安排媒体沟通会。(6)接待新闻媒体的工作内容:①由会议
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