文件资料管理办法（制度范本、doc格式）

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1、南京新城置业发展有限公司编号XC/BGS006—2003文件资料管理办法修改状态0页次第1页共4页1.范围本办法规定了公司文件资料的分类及各类文件的管理要求本办法适用于公司各类文件的管理2.管理职责2.1办公室负责有关房地产开发必须的国家法律法规、标准的收集和公司经营活动的批文、合同、证书等原件及质量管理体系文件、质量记录的管理。2.2总工办负责工程图纸的收发、保管以及设计评审、工程图纸审查资料的管理。2.3工程部负责现场使用图纸、监督检查记录和材料验收记录的管理。2.4各部门负责本部门文件的管理。3.管理要求3.1文件资料分为

2、以下几类:3.1.1质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书等。3.1.2工程图纸及技术性文件。3.1.3必须执行的工程方面国家法律、法规、标准等外来文件。3.1.4批文、合同、证书、检测报告等。3.2文件资料的发放与签收3.2.1文件资料应按规定的发放范围发放，建立发放台帐，所发文件资料应在其首页右上角编发放号，发放号由发放部门规定。3.2.2文件资料的签收，由收文单位领导或资料保管员签收，建立收文台帐并由收文单位领导签署批办意见，文件经传阅或批办后，交资料保管员存档。3.3文件资料的受控规定3.3.1质量手册、程序文件、管理

3、文件及作业指导书均属公司受控文件，受控文件不得随意修改，如需随意修改应按文件资料更改程序办理。南京新城置业发展有限公司编号XC/BGS006—2003文件资料管理办法修改状态0页次第2页共4页3.3.2公司使用的工程图纸应受控，工程图纸的发放范围由总工办规定，并负责工程图纸的保管、发放、回收，并建立保管、发放台帐。3.3.3工程图纸的受控标识为在每张图纸上加盖"有效资料"章。3.3.4工程图纸不得随意更改，确需更改，应按规定办理更改审批手续，经总工程师批准后方可更改，更改由总工办设计主管工程师实施，任何随意更改的图纸，均属无效资

4、料。3.3.5其他文件资料(包括外来资料)需受控的，均应编好标识。3.4文件资料的归档与保管3.4.1文件资料的归档:3.4.1.1所有的批文、合同(协议书)、证书、检测报告、竣工资料等原件在手续完毕后一周内交办公室归档，机密文件当日归档;3.4.1.2相关部门如因工作需要留档，可保存复印件。3.4.2文件资料的保管3.4.2.1文件资料的保管实行按不同文件类型采用分片保管的办法进行管理。3.4.2.2办公室负责保管以下文件资料:1)房地产开发必须的国家法律、法规、标准。2)前期工作的相关资料。3)批文、合同、证书、检测报告、竣

5、工图等原件。4)质量体系文件、质量记录以及质量管理体系运行资料的保管，以及公司下发文件的原件等。3.4.2.3总工办负责保管以下文件资料:1)工程图纸及发放台帐。2)设计方案评审记录、工程图纸审查记录。3)变更通知单更改记录。3.4.2.4计划管理部负责保管以下文件资料:南京新城置业发展有限公司编号XC/BGS006—2003文件资料管理办法修改状态0页次第3页共4页1)生产管理计划及实施情况资料。2)甲供材采购合同，供方评定资料以及甲供材进货、验收、入库等资料。3)工程招标资料，工程预、决算资料。3.4.2.5工程管理部负责保

6、管以下资料:1)工程施工现场管理的各种记录。2)甲供材验收记录，工程验收记录。3)部门的工程图纸以及部门文件的发放记录。4)质量管理体系相关资料。3.4.2.6销售管理部负责保管以下文件资料:1)销售合同(契约)及合同评审资料和销售经营活动相关资料。2)销售策划、广告宣传等相关资料。3)业主档案、业主信息反馈投诉处理资料及业主满意度调查统计资料。4)质量管理体系相关资料。3.4.2.7财务管理部负责保管以下文件资料:1)各种财务单据。2)用于质量管理体系运作资金保障的相关记录。3)质量管理体系相关资料。3.5文件资料的组卷3.5

7、.1各部门保管的所有文件资料由资料员建立文件管理总台帐，分类组卷保管，总台帐至少应有:文件名称、文件编号、发文单位、页数、归档时间和归档袋(夹)号，以便查阅。3.5.2质量手册和程序文件合并组卷为一册，首页为卷内目录。3.5.3公司管理文件组卷一册，首页为卷内目录。3.5.4工程图纸可分幢归档组卷，总工办至少保管一套完整的图纸备案装订成南京新城置业发展有限公司编号XC/BGS006—2003文件资料管理办法修改状态0页次第4页共4页册(一册或多册)首页为卷内目录。3.5.5各部门保管的其他资料，可以自行分类、组卷或装订(夹、袋)

8、，首页为卷内目录。3.6文件资料的借阅与复制3.6.1一般文件资料的查阅可在资料室内进行，受控文件的查阅和借出，应填写"借阅档案登记簿"经本部门领导签字，办公室主任批准方可办理。3.6.2文件的复制，需按规定填写"资料复印审批表"，办理复制手续。3.6.3涉及商