船舶与海洋工程系学生团体文书写作规范

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1、船舶与海洋工程系团总支秘书处文件船舶与海洋工程系学生团体文书写作规范一、文书规范对各类文章所要涉及的内容、文章字体的字号大小、字体样式，文章格式及文件命名等要求进行规范。（一）文书规范的重要性减少阅读时间提高阅读质量展现个人素质，体现对他人的尊重展现一个组织的纪律性和统一性（二）字体、字号规范页眉与页脚：“船舶与海洋工程系团总支学生会XXX”，楷体，三号，页眉字体红色，页脚字体黑色。题目：宋体二号（加粗）正文：宋体四号或仿宋四号署名、日期：仿宋四号（段落：1.5倍行距）（三）标题规范1.完整式标题

2、：一般包括单位名称、时限、内容、文种。如《船舶与海洋工程系团总支秘书处2011-2012学年度工作计划》2.省略式标题：如《秘书处文书培训计划》3.日期、署名及文档命名：第8页共8页船舶与海洋工程系团总支秘书处文件（1）署名：若是代表系团总支学生会应写“船舶与海洋工程系团总支学生会”，不可写“学生会”或“秘书处”，即使是代其他部门写的，也应署名“船舶与海洋工程系团总支学生会”。（2）日期：应用公文大写，如二〇一一年五月十五日注：“〇”应从工具栏的插入中找到特殊符号那一项（3）文档命名：xx发言稿/

3、xx新闻稿/xx贺信+姓名（文档命名不可五花八门，并需标明姓名）4.正文文中标题：（1）一级标题:标题序号为“一、”，用小3号宋体加粗，独占行，末尾不加标点；（2）标题序号为“(一)”，用4号宋体加粗，独占行，末尾不加标点；（3）三级标题:标题序号为“1、”，用5号宋体加粗，若独占行，则末尾不加标点，若不独占行，标题后面须加句号；（4）四级标题:标题序号为“(1)”，用5号宋体，其余要求与三级标题相同；（5）五级标题:标题序号为“①”，用5号宋体，其余要求与三级标题相同。注意：每级标题的下一级标题

4、应各自连续编号。二、公文写作基本要求（一）在内容上：真实可靠，不虚构夸张，不隐晦曲折第8页共8页船舶与海洋工程系团总支秘书处文件在写公文时，言辞要注意场合要求，不可加入太多个人情感因素，措辞要正式，不能太过抒情。如清明扫墓发言稿，应避免辞藻过于华丽，尽量用平实、客观的语句。（二）在结构上：遵循常规，有惯用程式，不追求波澜曲折（三）在语言上：平实精炼，准确得体，不尚婉转含蓄，不务繁饰华丽（注：应该注意，文采飞扬、结构复杂的手法不适合用在公文写作上）（四）在使用上：讲究时效，为中心工作和现实需要服务（

5、注：说到时效性，如新闻稿，我们写新闻稿的话，必须在活动结束当天完成，最迟在隔天就要发到网站上，否则新闻成“旧闻”）三、邀请函（一）一般结构：由标题、称谓、正文、落款组成。（二）主要内容：1.两段式，第一段发出邀请，第二段介绍活动2.在第一段，以“兹定于”开头，然后点明时间、地点、活动，最后提出希望“届时莅临指导”，“拔冗出席”等。3.第二段可以简单介绍活动的大致情况。（三）注意：尽量多用一些正式官方用语，适当添加描述性语言。（四）范例：邀请函尊敬的＿＿＿＿＿＿＿第8页共8页船舶与海洋工程系团总支秘

6、书处文件兹定于2011年4月10日（周日）晚上7：00在学院礼堂举行船舶与海洋工程系第一届“秘书职业技能大赛”决赛，特邀你拨冗莅临。秘书职业技能大赛是由船舶与海洋工程系团总支学生会举办的一项精品赛事，决赛共分运筹帷幄、我秀我行、如实相告、记忆不限速和身临其境五个环节。本次大赛秉承“溢彩流光书奇志，妙笔丹青写春秋”的特色，旨在提升同学们的综合素质，营造良好的校园文化，努力为航院学子的健康成长开拓平台。船舶与海洋工程系团总支学生会二○一一年四月九日四、贺信（一）一般格式：由标题、称谓、正文、落款构成。

7、（二）主要内容1.三段式（或四段式）2.第一段为固定套式：“欣闻”开始，“谨代表……表示诚挚的祝贺！”结束3.第二段要适当发挥：结合对方的历史背景、发展情况、获得成绩等加以肯定，表示赞扬4.第三段：以“最后，预祝本次……取得圆满成功”结束（三）例如：接下来学院会召开学代会、团代会，在写贺信时，应注意结合各系的不同情况，写明各系的不同方针、政策、工作成果等。（四）范例：第8页共8页船舶与海洋工程系团总支秘书处文件贺信交通工程系团总支学生会:欣闻贵系将于2011年10月13日举行团、学代表大会，在此谨

8、代表船舶与海洋工程系团总支学生会向贵系表示诚挚的祝贺！近年来，贵系团总支学生会在学院先进思想的指导下，充分发挥纽带和桥梁作用，团结和促进全院广大学生积极进取、锐意创新；在贯彻和执行学院“面向海内外、面向企事业，校企结合、广泛交流”的开放式办学路线的过程中发挥着中流砥柱的作用；并为广大学生提供了发展自我、实现自我、超越自我的广阔平台，不断促进广大学生理论知识、专业技能和综合素质的提升，真正做到为学生服务。值此新老精英交替之际，衷心祝愿贵系团总支学生会在新鲜血液的推动下，各项工作继往开