规范公文管理的制度

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规范公文管理的制度　　篇一：公司公文管理制度(完整版)　　1.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。　　2.适用范围：　　本制度适用于集团总公司、子公司。　　3.职责范围　　集团总裁办　　总裁办是公司公文处理的管理部门。　　负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。　　负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。　　集团其它各部门、子公司　　不得以集团名义自行对外正式行文。　　负责按本制度规定执行　　4.公文处理原则　　公文处理原则　　公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 　　公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。　　5.公文的种类：　　公文的定义　　公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。　　常用的公文种类　　常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议　　纪要等。（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。　　（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。　　（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。　　（五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。　　（六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 　　（七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。　　（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。　　6.公文格式和行文规则　　公文格式和行文规则　　公文用纸幅面及版面尺寸　　(1).公文用纸幅面尺寸　　公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。　　(2).公文页边与版心尺寸　　公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。　　公文中图文的颜色　　除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。　　排版规格与印制装订要求　　(1).排版规格　　正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。　　(2).制版要求 　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。　　(3).印刷要求　　单面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。　　(4).装订要求　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。　　公文中各要素标识规则　　组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。　　眉首　　(1).公文份数序号　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 　　(2).秘密等级和保密期限　　密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格；密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。　　(3).紧急程度　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。　　(4).发文机关标识　　由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司（文件）”或“九州集团”；对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司（通知）”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。　　(5).发文字号　　①发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。　　②如发文单位为总裁办，则具体格式为：　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。　　(6).签发人 　　公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。　　主体　　(1).公文标题　　红色反线下空2行，　　用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。　　(2).主送部门　　左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。　　(3).公文正文　　标题下另起一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。　　(4).附件 　　公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。　　(5).成文时间　　用汉字将年、月、日标全；“〇”写为“零”；成文时间的标识位置见《公司内部文件标准格式说明书》。　　(6).公文生效标识　　a.单一发文印章　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。b.联合行文印章　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。　　c.加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文—）。。　　(7).附注　　公文如有附件注，用4号仿宋体字，居左空2号字。　　版记　　(1).主题词　　主题词用4号仿宋体字，加粗，居左顶格标识，后标全角冒号词目用4号小标宋体字；词目之间空2字。　　(2).抄送　　公文如有抄送，用4号仿宋体字，加粗，居左顶格标识，后标全角冒号词目用4号小标宋体字；词目之间空2字。　　(3).编写机关和印发时间　　篇二：公文管理制度　　公文管理制度　　第一章总则　　第一条为使公司公文管理制度化、规范化，特订定本规定。　　第二条本规则所称公文管理，指公司在经营管理过程中所产生的各种公 　　文，以及与外界来往的公文，包括常用公文类别、行文格式规范、　　拟定、审批、收(发)文全部过程的办理与控制。　　第三条公司的公文由综合管理部统一进行管理，公文的管理，要做到规　　范、准确、及时、安全。　　第二章保密　　第四条公文保密管理　　1、公文保密类型分为绝密文件、机密文件、秘密文件，保密等级分为　　一级、二级、三级三种，一级为最高保密级别，其他为一般文件，　　无需标注密级。文件机密级数由发文部门负责人根据内容确定。　　2、公文紧急程度分为：特急、紧急、平急三类。　　3、绝密文件打印用专用盘，只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格　　的人员。　　4、机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回　　归档。　　5、秘密文件由阅文人妥善保管。 　　第三章内部公文的管理　　第五条公司常用公文类别主要有：发文、决定、批复、决议、会议纪要、　　请示、通知、通报、工作报告、函、简报、会议记录等。　　第六条公文拟制：　　1、行文格式规范，具体规范以附件一《公文格式规范》为准，主要　　规范内容有：　　1)规范页面设计。　　2)规范标题、小标题所用字体、字号、行距、排布。　　3)规范正文格式：行文格式，所用字体、字号、行距、层次序号、　　标点符号、数字、时间写法。　　4)规范落款及时间。　　5)规范主题词、词目所用字体、字号。　　2、常见公文写作具体格式：具体以附件二《常见公文写作格式》。　　3、文件拟制的基本要求：　　1)准确反映公司决策和领导意图。　　2)联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。　　3) 综合管理部对文件印制质量、行文的文种与格式负责审核。要　　求公文类别定位准确，行文规范按上述规定执行。　　4)对外文件由综合管理部负责审核。　　4、行文模式：分对内行文和对外行文，具体分为：上行文、平行文、　　下行文和其他行文模式。　　第七条公文的审批　　1、文件发文前均应送分管领导审核，总经理审批，明确发文范围。　　文稿一经审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审　　批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。　　2、根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：　　1)公司日常管理事务的文件，由总经理签发；部门文件由综合　　管理部复核后发放。　　2)凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政　　策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机　　构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报 　　等方面的文件，由分管领导签审后报总经理审批。　　3)凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（总经理及以上）　　调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅后，还　　需呈报公司董事长签发。　　第八条内部行文程序　　1、上行文件行文程序：　　所有上行的文件，在部门拟定文件内容后须填写公司统一印制的《文件呈批件》按审批权限，逐级报批。　　2、下行文件行文程序：　　公司的下行文件主要有通知、通报、会议纪要、决定或决议。　　3、经报批后的文件如需各部门知悉或执行进行发文时，可以按批示　　后内容，依公司规定直接发文。　　规章制度等文件下发前，应填写公司统一印制的《发文稿纸》。按审批权限签署意见批准后行文。　　第九条公文印制发放　　1、印制文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、 　　字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对须按保密制度指定专人进行。　　2、公司内部行文：文件经领导审批后，由综合管理部统一编号印制，　　发与各部门及相关人员。发文同时由收文者在公司统一的《发文登记簿》上签收。　　3、各部门收到文件后要及时将文件内容传达给部门员工进行学习或　　知悉，同时做好建档工作，按年度文件类型分类存档。　　4、对外行文：一式最少两份，一份交与接受单位，一份由接受单位　　签收后返回综合管理部存档备查。　　5、利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档　　或送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。　　第十条文件追踪　　指的是具有工作指导性的、要求性、限时性、目标性的文件，综合管理部要根据文件内容规定对各部门的工作进行追踪，对未按规定完成的部门予以提醒，以利工作进展。　　第四章外来文件处理程序　　第十一条外来文件处理程序　　1、 各部门收到的外来文件需要公司进行办理或知悉的应一律送综合　　管理部进行统一登记、编号，并填写《外来文件处理单》。　　2、综合管理部文员将外来文件连同文件处理单一起呈报直属主管审　　阅，审阅后呈总经理签署（如一般性公文，由综合管理部主管领　　导签署即可）。　　3、外来文件签署后，将文件及文件处理单返回综合管理部文员。由　　综合管理部文员按领导签署的意见送达相关部门阅办或进行发文。　　4、各部门主管应在文件规定期限内按要求及时办理。　　5、文件之内容按要求阅办之后，由综合管理部统一进行存档。第十二条文件处理期限　　1、收发人员收文时，快递、电报、传真、机密文件等原则上应随到　　随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。　　2、内部下发文件，要在公司领导审批后，上午批的下午发，下午批　　的次日上午发，如果在批示后能发的要及时发到各部门。 　　3、外来文件要在文件收到后，一小时内完成文件的文件处理单的填　　写报领导。　　4、文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。　　5、呈批文件，根据公司领导工作情况，一般情况下文件送达后应及　　时审批，如果工作较忙或外出的，综合管理部文员要及时跟踪，以便及时进行文件签批，以利后续工作。　　第十三条文件的借阅、复印和清退　　1、各部门因工作需要借阅或复印一般文件时，需经本部门负责人签写　　便条，综合管理部负责人同意后办理；对有密级的文件须总经理同意后方可办理。　　2、借阅复印文件时，应严格履行借阅登记手续，在《文件借阅复印登　　记表》上进行记录。原则上就地阅看，带走的要按时归还。任何　　篇三：公文管理制度　　公文管理制度　　一、目的　　为了使公司公文处理程序合理、安全、标准，结合公司的实际，制定本制度。二、定义 　　公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。　　三、公文的种类　　公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式具体见附件。　　四、总则　　五、公文密级　　公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，普通文件：一般为公开文件、机密文件：一定范围内保密的文件、绝密文件：除当事对象外一律保密的文件。具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。　　六、公文处理程序　　公文的处理程序一般分为公文草拟、公文签发、公文分送发布、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。　　1、公文草拟　　公文草拟者需结合公司实际需求来制定拟写公文。　　2、公文签发　　（1）签发权限：公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文。　　（2）各部门公文经办公室审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。 　　（3）签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。　　3、公文分送发布　　（1）公司主要采用签收方式（对公司机密、上级公文、人事资料等重要文件还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。　　（2）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。　　4、公文反馈与跟踪　　公文在发送后，行政人事部接到公司领导批示后的公文，应尽快将批示内容反馈给拟办部门（同时保存好批示件）。　　5、公文清理、存档和销毁　　各部门文员或相关工作人员应对收发的公文定期进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。　　七、附则　　1、本制度自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释和修改。2、附件：《红头文件》、《内部通告》、《会议纪要模板》、《工作计划》 　　安徽泰铸造机械有限公司文件　　皖泰字【XX】XXX号　　题目　　标题用二号小标宋字体　　XX部门：主送机关三号仿宋顶格冒号用全角　　XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋　　特此通知　　安徽泰通铸造机械有限公司　　XX年2月20日　　成文日期三号仿宋右空四个字的距离主题词三号黑体主题词目三号小标宋　　主题词：　　抄报：XX总抄送：公司各部门　　抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋眉首：(文头，红色反线以上部分）　　内部通告模板　　通知/公告　　黑体、二号　　正文宋体四号字　　主题词：通知、公告抄送：各部门负责人　　公示位置：公司文化墙/公司动态 　　安徽泰通铸造机械有限公司年月日印　　主题词、抄送、公式位置、公司名称、日期用黑体四号字