档案管理参考资料

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1、档案管理参考资料第一部分归档制度的编写 　　归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不该归佳。从原则上说，凡是反映本机关或本企业工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。归档时间指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门立好卷，在次年６月底以前向档案部门移文。对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。　　归档案卷的质量要求与手续，在中共中央办公厅、国务院办公厅颁布的《机关档案工作条例》、

2、《机关档案工作业务建设规范》及其它有关文件中，都做了明确规定。　　各级档案部门，可以根据中办、国办统一规定，结合机关档案工作的实际，拟写出归档案卷质量要求及手续，并与前面的归档范围和时间，统一构成完整归档制度。　　归档制度的拟写，主要是根据国家的统一规定，采用条款式一一例出。第二部分全宗内档案分类方案的编制 —、概念　　全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机的体系。它包括选择分类方法、制订分类方案、类分档案材料和案卷排列等具体内容。二、选择分类方法编制好分类方案，首先必须选择分类方法。最主要、最常用的只有三种：

3、年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。　　年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。一个立档单位内每一年度的文件，都有密切的联系。　　组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。　　问题分类法：也称事由分类法，就是按

4、照文件内容所说明的问题将全宗内档案分为各个类别。这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，较好地保持文件之间在内容方面的联系，便于按专题查找和利用档案。　　由于全宗是一个复杂的档案整体，所以在实际工作中，单纯采用一种方法分类是比较少的，一般都是两种方法结合使用，构成复式分类法。复式分类法主要有四种：（１）年度——组织机构分类法，就是首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分组织机构。（２）组织机构——年度分类法，就是首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。（３）年度——问题分类法，就是先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。（４）问题——年

5、度分类法，就是先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。第三部分案卷及其封面的编目 —、案卷的概念　　案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。二、案卷目录的类型及选择he"governingforthepeople","Nomattertheinterestsofthemasses"conceptunderstandingisnotinplace.Thespecificworktreatswiththedeployment,afewleadingcadrescompl

6、ainthatworkistoocomplicated,toomuchresponsibility,thepressureistoolarge,toomuchemphasisonthedifficultyofthework.Forexample,noncoalmine　　案卷目录的类型基本上有两种：一是以全宗为单位编制的综合目录，二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。　　案卷目录类型的选择，应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况，以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。三、案卷目录的结构与编制方法　　（一）封面和扉页（里封）　　其项目包

7、括：挡案馆（室）名称；全宗号及案卷目录号；全宗名称及类别名称（如果一个全宗编若干本目录时，则应有机构或其他类别名称）；目录中档案的起止日期。机关档案工作业务建设规范的规定的案卷目录封面格式如下：案卷目录封面目录名称（日年或组织机构）      全宗号：档案室编目录号：保管期限：档案馆编目录号：（二）目次　　要根据全宗内案卷的分类排列情况，分别写明各案卷分类类目的名称及其起止页码，也可包括案卷的起止号。它是案卷目录的索引及案卷目录内容各结构的纲要。　　（三）序言或说明　　一般多放在