文件档案整理规范及实训

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1、文件档案整理规范及实训　　篇一：《归档文件整理规则》培训材料　　《归档文件整理规则》培训材料　　涪城区档案局郭秀光　　XX年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/22—XX《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定。他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。按照四川省档案局川档发[XX]24号和绵阳市档案局绵市档发[XX]53号文件精神，结合我区实际，就

2、贯彻实施《规则》标准，作如下讲解。　　一、实用对象　　1、区级副科级以上机关、团体、街道办事处（含区直企事业单位），从XX年起，在整理机关纸质文件材料时，必须统一采用档案行业标准DA/T22—200《归档文件整理规划》。　　2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业园区等，从XX年起采用新《规则》。　　3、我区各重点企业、事业单位（学校、医院）在整理归档文件时，其文书档案部分宜采用新《规则》。　　4、其余12个乡镇机关、城区二级机构（包括站、所、院、校）、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至XX年前实施新《规

3、则》标准。XX年至XX年形成的文件材料仍可采用四川省地方标准《四川省文书立卷与案卷构成一般要求》。其间，有条件的乡镇机关、学校、医院、企业单位、社区居委会等也可提前实施新《规则》标准。　　5、区级各单位的专门档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、人事、基建、科研、教学、新闻报道、会计、审计、普查、声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。　　二、使用软件　　微机档案管理软件统一使用国家档案研究所（北京世纪科台科技发展有限公司）开发的科怡XX档案管理系统（绵怡XX档案管理系统）。　　三、归档文件整理原则　　1、“遵循文件的形

4、成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用”。　　2、“事由原则”即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。按事由原则排列归档文件可以提高“查准率”和“查全率”。　　3、在归档文件整理工作中应适当照顾“事由原则”，但不过分强调。　　四、归档文件的价值鉴定　　1、归档文件的价值鉴定，包括两个阶段的工作，第一阶段即文件能否转化为档案的“资格鉴定”，他是档案鉴定的第一关口，第二阶段是对于进入归档范围的文件材料，根据其

5、在日后保存过程中可能产生的不同作用确定档案的“生存期”，提出应保存的年限，判断划分其保管期限，他是决定档案命运的关键。　　2、鉴定工作应遵循“历史、全面、发展、效益的观点”原则。3、鉴定标准主要有：　　（1）职能标准---按立档单位在党委和政府系统的地位和重要程度决定其档案价值；　　（2）来源标准---充分体现档案的形成者，即“以我为主”。本机关形成的文件材料应当是保存的重点；　　（3）内容标准---强调内容的重要性和独一性，即文件的自身价值；　　（4）形式特征标准---文件的名称、文本、外形特征等，外形特征也包括载

6、体形式，应注意声像、实物类档案材料的收集。　　4、归档和不归档的范围。　　各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《机关文件材料归档和不归档的范围》制定本单位的归档和不归档的范围。　　5、档案保管期限。　　各立档单位按照国家档案局1987年12月4日《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，制定本单位的档案保管期限表。　　6、制度建设。　　为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，各机关单位必须建立健全机关的规章制度，包括《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》

7、、《不归档文件管理处置办法》、《收发文登记制度》、《归档文件材料检查制度》、《随办随归制度》等。　　五、归档文件分类归档文件分类统一采用：1、保管期限---年度---机构。　　适用于内部机构虽有变化，但不复杂的大型或较大型的立档单位和现行机关文件整理归档工作。　　2、保管期限--年度—问题　　适用于不宜按机构分类的中小型立档单位，多用于南行机关文件整理归档工作。　　3、保管期限—年度　　适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关，适宜于现行文件整理归档工作。　　上述三种档案分类方法。其中问

8、题或机构的设置各单位根据实际情况自订。　　六、归档文件的排列　　归档文件排列统一采用分类方案下的小流水号。如：（保管期限—年度—机构）：　　如：（保管期限—年度—问题）注：永久、长期保管期限的档案严格按规定执行。七、归档文件时间的确定　　文件有多个时间特征的，一律以成文日期为准。取消按“针对年度”归类做法，统一按文件签发日期（即落款时间）判定文