公司公文写作要则

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1、公司公文写作要则　　公司公文写作要则总体而言，公司公文写作应遵循以下几点基本要求：合法、求实、合体、严谨、规范。公文内容与形式必须符合上至国家、下至公司内部方针政策、法规以及有关规定，具有合法性；求实，即要实事求是、讲究实效；合体，即公文主题明确、结构完整、格式规范。严谨，即要求公文结构须严密有序，避免产生歧义；规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用都应符合有关规定，运用规范的现代书面语言，排斥使用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等，符合语法规则和逻辑，句子含义完整确切，具有较强的独立性，便于受文者全面理解和准确执行。　　一、行文规则的基本内容　　为确保公文迅

2、速、准确地在公司内外传递，避免行文紊乱，公司有关部门应遵循相关规定，制定行文方向、行文方式的有关准则，这就是行文规则。基本内容包括以下几个方面。　　（一）根据机关之间的工作关系准确行文各机构的组织系统、归属、职权范围决定机构之间的工作关系，机构之间的工作关系又决定着公文传递的方向。即处于领导、指导地位的上级机构向被领导、指导的下级机构主送下行文；被领导、指导的下级机构应向上级领导、指导机构主送上行文；具有平行关系或不相隶属关系的机构之间相互主送平行文。　　（二）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文行文方式是指机构之间公文传递的形式，分为逐级行文、多级行文、越级行文

3、、直接行文等。对外发文，应考虑需要和可能的条件，选择适宜的行文方式。　　1．逐级行文。为了维护正常的领导关系，存在隶属关系或业务指导关系的机构之间应采取逐级行文的方式，按级逐渐上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文，如果需要，再由上一级或下一级机关转发。　　2．多级行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级或下级机构制发公文，包括直达基层组织和向公司全体员工公布。　　3．越级行文；为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。只有在下列情况下才采用越级行文：情况特殊紧急，如

4、逐级上报下达会延误时机造成重大损失；经多次请示直接上级和抄送机关，问题长期未解决；上级交办，并指定直接越级上报的具体事项；出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；控告、检举直接上级等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机构。　　4．直接行文。同级或其他不相隶属的机构之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。　　（三）正确选择主送与抄送机构　　除普发性公文之外，一份公文通常只选择一个主送机构，防止由于多头主送而贻误处理。下列情况时，在向主送机构发文时，应同时抄送：对下级的重要发文应同时抄报直接上级机构；受双重领导的机构向上级请示，应明确主送、抄送机构

5、，由主送机构答复；上级向双重领导的下级行文，必要时应抄送另一上级；公文内容涉及有关机构的职权范围，需相关机构配合时，应抄送。如属下列情况，则不得抄送：请示在上报同时，不得向下级抄送；接受抄送的机构不得再向其他抄送；与公文办理无关的机构不得抄送。　　（四）联合发文时，作者应是同级部门并须对有关问题协商一致因公司业务，公司内部两个或两个以上部门横向联系较多，行使职能时可以联合行文。但联合行文的部门级别层次须相同或相近。同时，为维护公司管理一致性，联合行文前须就有关问题协商一致，不得以自己部门单方面意见各自向下行文。　　（五）严格控制公文数量，简化行文手续机构行文必须注

6、重实效，坚持少而精的原则，可发可不发的坚决不发；经批准在报刊上全文发布的可不再行文，必须印发的要控制数量与范围。上下级各业务主管部门应尽量对口行文，简化手续，以提高管理效率。　　二、公文特殊表达要求　　（一）时间概念的表达　　除不必或不允许精确表达外，须确切表达时间，完整标明年月日，特殊时需标出时、分甚至秒；避免使用“今年”、“明天”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间代词；禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界线的词语；年份一律使用全称，如需有关历史年号时，先写公历年份，再将历史年号置于圆括号内。　　（二）空间概念的表达　　在专用名词中，城市、地区

7、、县、乡等名称首次出现时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属盛自治区、直辖市的名称。所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不用简称。除出于特殊需要，或表达对象在文中无重要和必要意义之外，公文中的空间概念大都需精确表达，慎重使用表示处所的代词，以防止误解或费解。　　（三）数量概念的表达　　表示数量时一般应使用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字。同一文件中同类数量的表示方法，应前后一致。除在特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数目概念应用精确数字表示。表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。在“增加、上升

8、、扩大”或