秘书应巧用模糊语言

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1、秘书应巧用模糊语言钟小安  绍兴文理学院上虞分院秘书在平时说话和写文章时，都力求把意思表达明白、清楚，这不仅是交际的需要，也是工作的需要。秘书在接待和拟写公文的某些特殊语境下，有时恰恰需要用不直接、不明白的语言和表达方式，让别人自己去体会、去捉摸，从而收到巧妙的表达效果。秘书应掌握模糊语言的相关知识，灵活运用，充分发挥模糊语言在接待和公文拟写工作中的巨大潜力。一、模糊语言在秘书工作中的作用语言的清晰明快是一种美，而语言的模糊表达具有简洁性、概括性、灵活性等特点，模糊语言也能给人一种含蓄美的享受。《人到中年》的作者谌容,到国外某大学作讲演

2、后进行答问时,有人问到:“听说您至今还不是中共党员,请问您对中国共产党的私人感情如何?”谌容敏捷地回答道:“你的情报很准确，我确实还不是中国共产党党员。但是我的丈夫是个老共产党员，而我同他共同生活了几十年尚无离婚的迹象，可见，我同中国共产党的感情有多么深。”谌容机智地利用模糊类比的方法，形象生动地把一个棘手的问题回答得完美无缺，同时也起到了摆事实、讲道理的功效，令人拍案叫绝。唐华《模糊语言的价值》《文教资料》2006年1期秘书不仅要能说，而且要善说。秘书善说有利于开展工作，有利于协调关系，有利于树立单位良好的形象，也有利于信息快速传递。

3、模糊语言有利于人际关系更加和谐，有利于工作更加协调，人们越来越清醒地认识到它的功能，并在寻求更好地驾驭它的途径。模糊语言在秘书日常工作中不仅使用频繁，而且还起着不可替代的特殊作用。(一)能表达含蓄的内涵、丰富的感情。如：有两位员工找领导，想问上个月他们申请的关于调动岗位的事，什么时候能批下来。秘书回答：“说不好，过几天，可能会出结果。”这话中一连用了三个模糊词语，这显然没能具体说明哪一天有结果，但来访者能接受，比硬邦邦的明确语言“不知道”要好得多。使用这种模糊语言，表达了自己的立场和原则，既有坚定的原则性又有策略上的灵活性，充分体现了秘

4、书的交际能力。(二)可加大语言的伸缩性，巧妙打破僵局。在接待过程中，来访人员总是想得到清楚、准确、具体的回答，但秘书出于某种需要，往往不便按照来访人的意图来回答，这时，巧妙地运用模糊语言，往往能打破僵局，避免出现难堪的局面。如：年底本部门的职员都纷纷来问经理年度评优评先的结果，秘书回答说：“大家别心急，结果总会公布的，请等着看下一期的厂报好了。”评选还在进行中，结果未定，秘书当然不能泄露任何情况，如果不回答，谈话也就陷入了僵局，怕员工有情绪，秘书用“等着看下期的厂报”一句模糊语，既不泄露单位的秘密，又巧妙地回复了下级员工。(三)符合人们

5、交际中的礼貌原则，便于人们更好地沟通。模糊语言在秘书接待工作中被当作一种礼貌语言策略来使用，它常会起到一种意想不到的积极作用。太过精确的语言有时会使表达直露让人难以接受，而模糊语言能使表达谦虚、有礼貌，能避免和减少语言的刺激性，使话语如同增加了润滑剂。例如：客户打电话来找老总，想尽早商定关于双方合作的条件。秘书：“老总现在不在公司，请您放心，老总会在合适的时候，请你们过来。”locatedintheTomb,DongShenJiabang,deferthenextdayfocusedontheassassination.Linping,

6、Zhejiang,1ofwhichliquorwinemasters(WuzhensaidinformationisCarpenter),whogotAfewbayonets,duetomissedfatal,whennightcame这样回答既给自己留有选择的余地，又表示对对方的尊重和礼貌。二、接待工作巧用模糊语言秘书在日常交往中，使用准确语言是必不可少的；同样，模糊语言也是不可或缺的，其作用不可低估。1972年，周恩来总理在欢迎美国总统尼克松宴会上的祝酒辞中这样说：“由于大家都知道的原因，两国人民之间来往中断了二十多年。现在，经过中

7、美双方的共同努力，友好往来的大门终于打开了。”周总理在欢迎尼克松总统宴会上的祝酒词《新华月报》1972年第2期24页“由于大家都知道的原因”是一种模糊的表达，包含着非常丰富的内涵，回避了观点分歧，求同存异。如果把这些原因一一罗列出来，不但麻烦，恐怕还会引起双方不愉快的回忆，使刚刚和好的中美关系又紧张起来。周总理巧妙使用这一模糊语言，既有坚定的原则性又有策略上的灵活性，充分表现出一个领导者杰出的外交才能。秘书在处理模糊与精确的词语双重关系时，要注意两点：一是可以精确又必须精确的地方不能模糊。二是运用模糊的语言是为了恰当地表达特定语境下的概

8、括意义，决不是含糊。秘书接待工作中遇到以下情况，灵活使用模糊语言，能化解矛盾，提高语言交际表达效果，促使工作顺利进行：(一)对于尚未确定的事项，不妨使用模糊语言。如对待来寻求领导帮助的群众，要对其抱有一种同