纸质档案数字化：房产档案现代化管理的思考

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1、纸质档案数字化：房产档案现代化管理的思考随着计算机技术和网络信息系统的发展，现代化的管理手段以计算机网络系统为平台，采用数字化的管理方式，使管理水平不断提高。目前，在档案管理中基本已实现了数字化处理，将实物档案通过扫描或照相技术转换为电子档案，电子档案的形成提升了档案利用的效率和途径。房产档案是专业性的部门档案，较普通档案有其特殊性。我们在管理工作中结合其特点，进一步利用数字化信息技术，使房产档案的管理工作再上一个新台阶。 　　一、运用地理信息系统(GIS)的设想　　地理信息系统（Geograph

2、icInformationSystem）是由电子计算机网络系统所支撑的，对地理环境信息进行采集、存储、检索、分析和显示的综合性技术系统。地理信息系统技术为房产档案管理打开了一个崭新的管理视角，它不是单纯意义上计算机技术和测绘技术在房产管理中的运用，而是以GIS技术为基础构建房产信息化管理，并在房产档案的管理中加以灵活运用。 　　建立“以图查房，以图管档”的新型管理模式，将房屋测绘数据、楼盘信息与现有的房产档案信息数据进行一一对应。实现房产业务数据、房屋档案数据与房地产平面图之间相互关联的“图档一体

3、化”管理，使房产登记管理及房产档案管理转为以图形管理为核心的模式。房产档案管理由原来的单一管理模式，转化为三维一体的综合管理方式，为不动产统一登记提供了新的思路。locatedintheTomb,DongShenJiabang,deferthenextdayfocusedontheassassination.Linping,Zhejiang,1ofwhichliquorwinemasters(WuzhensaidinformationisCarpenter),whogotAfewbayonets,

4、duetomissedfatal,whennightcame　　实际工作中，房屋的交易与变更比较频繁，业务数据系统和档案信息系统要保证及时、同步的更新。如果相关的房屋信息没有及时更新，造成房屋基本信息不准确，会影响房屋的下一次交易。特别是拆除的房屋，如果信息与档案的脱节，导致审核人员无法确定该房屋的真实状态，就要进行实地查看，不仅给工作带来不必要的麻烦，还会降低案卷查全率。应用房产GIS数据整合，通过对房屋定位、楼盘表关联查询，可以很快地调出房屋的权属信息和自然状况，把每个房屋的坐标、权利属性、自

5、然属性关联在一起，形成完整、准确、全面的房屋基本信息。　　由于房产GIS技术将房屋图形系统、楼盘表数据与档案数据进行整合，只要房屋发生变更，系统就会将这三块数据同时更新，实现各业务模块信息数据的无缝对接，形成统一的信息管理模式，实物档案也能及时修改。就操作上看，在一个系统中可查询房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态，减少工作环节，提高效率，更有利于疑难问题的解决。引入GIS技术，还有利于各种档案信息的统计查询，为拆迁、住房保障等工作提供强大的基础数据。 　　二、建立三维虚拟档案库房

6、管理系统设想　　利用计算机技术，建立三维虚拟档案库房管理系统，实现数字档案和实物档案的一一对应管理，发挥数字档案与档案原件相互补充、有效管理的优势。南京市房产档案馆已存有房产档案超百万卷，有两个库房且不在同一个地方，近几年随着房地产市场的发展，房产档案的利用率不断增加，如何提高档案调阅的效率、更高效更便捷的找到档案是目前工作的一个重点。locatedintheTomb,DongShenJiabang,deferthenextdayfocusedontheassassination.Linping,

7、Zhejiang,1ofwhichliquorwinemasters(WuzhensaidinformationisCarpenter),whogotAfewbayonets,duetomissedfatal,whennightcame　　南京市房产档案馆现有中央门和华侨路两个库房，中央门库房主要存放2004年以后分户立卷的档案，有100多万卷，华侨路库房主要存放2004年以前按幢立卷的档案和已拆除房屋的档案，也有几十万卷。存放档案的量之大，档案利用率之高，让库房管理工作变得越来越重要，同时有效改

8、善库房管理工作模式、提高效率是亟待解决的问题。工作人员经常为找一份档案跑两个库房，既费时又费力。如果建立三维虚拟档案库房管理系统，在电脑虚拟库房内点击打开任意档案架，即可动态显示档案。系统会自动进行检测，提供导航图标(即索引)，显示此档案所在的具体位置，引导工作人员打开档案柜，方便快捷地找到相应的查询内容，提取档案。并导入电子档案数据，提供显示和打印的服务功能，做到对实物档案和电子档案和综合、全面利用，可以大大提高工作效率。 　　三、房产档案数字化运用的新设想　　实现档案数字化管理