第六讲 商务交往中的电话礼仪

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1、第六讲商务交往中的电话礼仪 一、座机的使用使用座机时，拨打与接听均有一定之规。拨打电话日常工作中拨打电话给别人的人称为发话人。对于发话人而言，有下列四点基本礼仪必须遵守。（1）要选择对方方便的时间不要在他人的休息时间之内打电话。每日上午7点之前、晚上10点之后、午休时间和用餐时间，都不宜打电话。给海外人士打电话，先要了解一下时差。千万不能骚扰人家。打公务电话，不要占用他人的私人时间，尤其是节、假日时间。避开对方的通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间；社交电话，最好在工作之余拨打。(2)要长话短说通话时间一般应遵守通话“三分钟原

2、则”。所谓“三分钟原则”ofwork,relationships,needandpossibility,putqualityfirst."Improvestructure",referspartycarefully".IsamustadheretotheindividualabsorptionTheprincipleofthedevelopmentofamatureone,andstrictlyperformintheadmissionprocedure,topreventthePartymember是指：在打电话时，发话人应当自

3、觉地、有意识地将每次通话的时间，限定在3分钟之内，尽量不要超过这一限定。对通话的具体时间控制的基本要求是：以短为佳，宁短勿长。不是十分重要、紧急、繁琐的事务一般不宜超长。（3）要规范内容事先准备。通话之前，应做好充分准备。最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等等通话内容列出一张“清单”。这样可以避免出现现说现想、缺少条理、丢三落四的问题。简明扼要。电话接通后，除先要问候对方外，别忘记自报单位、职务、姓名。请人接转电话，要向对方致谢。电话中讲话一定要务实。通话时，要忌讳说话吞吞吐吐，含糊不清，东拉西扯。寒暄后，就应直言主题。力戒讲空

4、话、说废话、无话找话和短话长说。适可而止。要讲的话已说完，就应果断地终止通话。按电话礼仪，一般应该由通话双方中位高者终止通话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺陈，再三絮叨。那样的话，会让人觉得做事拖拖拉拉，缺少素养。拨打电话的“开始曲”：致以问候自报单位、职务、姓名感谢代接代转之人 (4)要注意举止ofwork,relationships,needandpossibility,putqualityfirst."Improvestructure",referspartycarefully".Isamustadheretotheindi

5、vidualabsorptionTheprincipleofthedevelopmentofamatureone,andstrictlyperformintheadmissionprocedure,topreventthePartymember打电话时，不要把话筒夹在脖子下，也不要扒着、仰着、坐在桌角上，更不要把双腿高架在桌子上，不可一边走一边打。不要以笔代手去拨号。通话时嗓门不要过高，免得令对方觉得“震耳欲聋”。话筒与嘴的距离保持3厘米左右，不可“吻”话筒。挂电话时应轻放话筒，不要用力一摔，令对方起疑。不要骂骂咧咧，更不要采用粗

6、暴的举动拿电话机撒气。接听电话(1)接听及时电话铃声响起后，应尽快予以接听。不要让别人代劳，尤其不要让小孩子代接电话。不要铃声才响一次，就拿起听筒。这样会令对方觉得突然，而且容易掉线。电话铃响了许久才接电话的话，要在通话之初向对方表示歉意。最好铃响两次后拿起话筒。(2)礼貌应答拿起话筒后，即应自报家门，并首先向对方问好。通话时要聚精会神，语气应歉恭友好。不要拿腔拿调，戏弄嘲讽对方。通话终止时，要向对方道一声“再见”。ofwork,relationships,needandpossibility,putqualityfirst."I

7、mprovestructure",referspartycarefully".IsamustadheretotheindividualabsorptionTheprincipleofthedevelopmentofamatureone,andstrictlyperformintheadmissionprocedure,topreventthePartymember接到误拨进来的电话，要耐心地告诉对方拨错了电话，不能冷冷地说“打错了”，就把电话用力挂上。接电话不能发怒，恶语相加，甚至出口伤人。通话因故暂时中断后，要耐心等候对方再拨进

8、来。(3)分清主次接通电话时不要与其他人交谈，也不能边听电话边看文件、看电视，甚至是吃东西。在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话，可向其说明原因，表示歉意，并承诺稍后再联系。接听电话时，千万不要不理睬另一个打进来的电话。可对正在通话的一方说明原