水利工程档案管理

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1、水利工程档案管理　　对水利工程监理现场档案加强管理，使其规范化、科学化，对保证监理工作全过程签证资料的完整性有着重要意义，对日后工作监理过程的了解也非常重要。同时，在工程进展过程中给总监理工程师的工作带来便利。1.水利监理现场档案管理体系的建立1.1档案管理人员体系的建立监理机构组建的同时，应设定专人负责档案材料的管理，并应由总监或副总监主管文书、档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。1.2收文、发文记录薄的建立工程文件的收发，应有清晰的记录，应建立收、发文记录薄。记录薄的内容应包括：序号、文件编号、文件名称、收文时间、来文单

2、位、收文人签字、备注：在收文薄中应加入签转单位、签转日期两项，以便对各方文件在监理部由监理组长或总监审查后的签转。2.归档文件的分类对水利工程监理所需归档文件的类型应进行分类。文件的总体类型可分为合同文本文件、业主指示文件、施工文件、设计文件、监理文件和其他文件6大部分。这6大部分可详细分类如下。合同文件：包括监理合同、施工合同、采购合同等合同文件。设计文件：包括设计图纸、施工图纸、设计变更通知、设计答疑等设计文件。上级来文：包括监理公司对监理机构的指示文件、质量监督部门的文件及水利部等机关下发的文件。业主文件：包括业主通知、函件等文件。合

3、同支付认证文件：包括单价认证、工程量认证、月统计表、工程款支付证书、预付款支付证书等与资金和工程量相关的认证文件。监理纲领文件：包括监理规划、规程、细则。监理部内部管理文件：包括监理部工作指示文件、监理人员的考勤、人员岗位证书、监理规章制度等文件。监理工作报告：包括监理月报、工作总结报告。监理函件：包括提交业主单位的建议函件、提交设计单位的商议函等监理对外函件。监理指示性文件：包括监理通知、监理指示、施工违规警告、返工令、单位工程开工许可证，分部工程开工许可证、工程暂停施工指令单、工程复工指令单。监理会议纪要：包括设计交底会、施工动员会、各

4、方协调会、工程验收会等由监理主持的会议纪要。施工单位报告：包括各种承包商报告、函件等。施工组织设计及技术方案：包括施工方的各方的个阶段各施工部位开工前的施工组织设计、及特殊施工技术方案的报审。施工检验和测量核算资料：包括施工方自检材料、各施工部位从基面到完工过程中的测量资料。施工单位材料与机械设备申报表：包括原材料检验、构配件的质量证明文件、机械设备情况。施工单位质量保证体系资料：包括施工资质、组织机构、项目经理证书、试验室等级证书、质检人员及主要技术工人等级证书等。质量评定资料：包括单位工程质量评定、分部工程质量评定、单元工程质量评定资料

5、。工程信息文件：包括工程用表、总监巡视记录、监理备忘录等。工程声像文件：包括工程照片、录像资料。3.不同水利工程监理现场档案管理。有了健全的档案管理体系和归档分类，对档案管理起了良好的作用。档案的管理形式也视工程不同而定，在中小型水利工程中监理现场档案管理可简单化，不需分级的管理直接由总监领导：而在工程较大，标段多、施工复杂的工程中监理现场档案管理，应根据监理机构的分级管理而随之进行分级化的管理。中小型水利工程的监理现场档案管理中小型水利工程的监理现场档案管理也可视为单一性的档案管理，即监理部专人负责，对档案进行管理。在档案体系建立后，档案

6、人员应首先对参建各方的档案管理人员熟悉，了解档案文件的流通途径，保证文件及时有效地在工程中发挥作用。档案员在管理文件时，应对收发文件进行初审，若发现问题不能对其进行归档，应及时联系相关部门对文件的错误进行纠正，保证归档材料的规范性。文件审查的重点为施工方的文件，如报来的报表内容填写是否齐全，工程部位、工程编号是否已填写，施工方的质检人员和负责人是否签字，是否有公章等，此类均为工程细节问题，要求档案管理人员细心审阅，避免表格的不规范性。对各方报来之文件不能立即存档，应报其文件内容相关的监理负责人审阅，做出及时的批复处理意见再进行文件的归案。丹

7、东市铁甲水库除险加固工程为大II型水库的除险加固工程，其工程量不大，划分为三个单位工程118个单元工程，工程属于中、小型水利工程的监理现场档案管理。此工程监理现场档案管理所所遇到的问题：①开工初期的档案的管理较乱。其主要原因为档案体系建立的较晚，监理进场后没有充足的准备时间，施工单位已开始了施工，档案的管理体系是在进行中逐步建立起来的，所以造成前期工作量大且档案不清晰的现象。因此，无论大、中、小型工程的监理现场档案管理体系建立，必须及时在开工前建立起来，保证开工后工作顺利，档案文件清晰。②施工单位报表问题较多。施工方为地方队伍，无软件材料的

8、整理经验，并只重视施工方面，忽略了软件材料的规范性。对此队伍，监理部对其惊醒了资料的填写，报送程序的培训，使其熟悉监理过程中的档案管理程序。大型水利工程监理现场档案管理对于大型水