信息技术在学校档案管理中的有效运用

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1、信息技术在学校档案管理中的有效运用　　摘要：随着时代的进步社会已经步入了信息化的殿堂，各行各业已经广泛的开始运用信息技术，而学校档案管理的发展也不可抑制的受到了信息技术的影响。学校档案管理需要运用信息技术，从而提高工作效率推动学校的发展。但现在学校在档案管理中仍旧存在许多弱点和缺陷。通过信息技术在学校档案管理中的运用，有效的弥补了之前的弱点和缺陷。　　关键词：信息技术档案管理运用　　一、学校档案管理传统方式存在的问题　　（一）保密工作不足　　学校档案管理的传统方式是利用手动的居多，为了保障工作的效率势必需要的人力就多，人员来来往往导致接触档案的人员过多，且并不

2、是每一个人员都百分之百的拥有良好的职业操守，所以面临的困难就是档案的保密工作可能随时出现问题。不仅保密性差，而且在过程中也很容易丢失或者损坏档案。　　（二）管理困难，工作效率低　　手动管理和自动管理不同，人不同于机器设定好了之后就不容易出错，人是一种容易受到各个方面影响的生物，所以在工作中不可避免会出错。加之档案管理的数据资料会越来越多，管理时候的更新、维护工作变得更加困难，错误也相伴着会变多。不仅查询利用和管理档案资料困难，而且工作效率很低、易犯错、劳动量大。　　二、信息技术在学校档案管理中的优势　　和学校传统的档案管理方式不同，在档案管理中运用信息技术不仅

3、能够轻松的避免传统方式中的弱点和缺陷，而且它还存在着许多优势。　　（一）节省人力资源　　传统的学校档案管理方式因为需要手动的地方比较多，需要团队协作才能完成。运用信息技术不同，它采用的是信息化和自动化功能，只需要少数的人进行操作指挥即可。大大的减少人力资源的浪费，同时长期来看降低了学校档案管理的成本。　　（二）提高工作效率　　运用信息技术之后的学校档案管理系统具有储存量大、处理迅速、查阅便利等优点。信息技术可以利用各类处理软件，利用表格、图形等方式将档案分门别类的管理。这样做的好处是在查询、更新、修改等方面十分便捷，不仅方便了管理人员更加方便学校随时调用档案。

4、提高了工作效率，也大大减少了出错率。　　（三）加强了保密安全工作　　信息技术的利用大大减少了管理人员的数量，而且一些比较机密的信息可以通过加密的方式保存在信息库中，显著提高了档案管理工作的保密性。同时因为电脑信息库中存有备份，所以即便纸质资料受损之后也还可以补救，所以相对的更加具有完整性和安全性。　　三、信息技术在学校档案管理中的有效运用　　信息技术在学校档案管理中的有效运用使管理方法科学化、管理部门高效化、档案工作标准化。推行的时候应当以《全国档案信息化建设实施纲要》为指导开展工作，切实推动档案管理的信息化、自动化建设。要将信息技术运用到档案管理中就需要做到

5、提高管理人员素质、足够的资金支持、加强信息自动化建设等。　　（一）提高管理人员素质　　学校档案管理说到底主要依靠的还是管理人员，所以提高管理人员的素质十分关键。因为档案管理工作的一些特性决定了工作人员必须具备一些特性，心思细腻、崇高的职业操守、娴熟的专业技能等。所以要有效的运用信息技术关键的就是先从提高人员素质开始。在具备了一个优秀的档案管理人员特性以后，对于信息技术方面的专业培训也是必不可少的，应当合理定期对其进行培训和提高。　　（二）学校的支持　　将信息技术运用到学校的档案管理中，学校的支持是必不可少的。在购买相应的设备、邀请高素质技术人员、培训管理人员等

6、都需要学校的支持。所以学校应该在投资上给予全面的支持，改变基础设施、改善管理工作环境，支持信息技术的运用。　　（三）转变传统模式，提高服务质量　　学校的档案管理正逐渐向信息化和自动化方向转变，所以档案管理的一些老旧方式就需要转变了。传统的档案基本采用纸质档案，造价高且容易损坏。所以信息技术下的档案管理就可以将档案分为纸质档案和电子档案，对于一些非必要非重点的档案可以采用电子档案管理，因此那些必须要有纸质档案的文档则分开保存。对于重要档案可以采用纸质和电子档双保险的策略，且两种类型都要做好保密安全工作。在档案的收集和利用工作的时候，可以直接利用互联网对档案室和学

7、校各个部分进行网上操作，既节省了时间又提高了效率和服务质量。　　（四）加强自动化建设，提高工作质量　　传统的档案管理往往会因为地域限制使得利用率比较低，工作质量也不高。而利用了信息技术之后不仅打破了地域限制，而且在利用的时候不仅可以有文档信息还能相应的提供图像信息。　　（五）加强信息化档案管理的安全意识　　虽然信息化的档案管理具有高效、快捷的优势，但和传统模式相比也有诸多不足。例如在进行电子档案的管理的时候，极有可能会因为一些病毒、网络信息窃取等问题而导致档案的安全和保密工作受到影响。也可能会因为计算机系统、软件更新问题影响到管理工作的顺利进行。所以在利用信息

8、技术的时候也要配备相关的技术人员，定期