文件控制和管理程序

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1、DLCDC程序文件编号：DLCDC-CX-02-E-2011第1页共4页主题：文件控制和管理程序第E版第0次修改颁布日期：2011年10月31日1．目的对质量体系文件和检测工作有关的技术文件、技术规范、资料及外来法规等文件进行控制和维护，确保本中心及相关科室所使用的文件及资料为最新有效版本。2．范围适用于本中心质量体系文件所有文件、资料和外来文件的控制和维护。3．职责3.1业务办负责本中心质量管理体系文件的管理，包括质量手册、程序文件、技术文件、作业文件和外来质量文件，如技术标准、技术法规、计量检定规程等控制和管理；3.2各职能部门的专用文件资

2、料由各职能部门自行控制和保管；3.3中心档案室负责文件的归档与保存。4．文件的分类和管理4.1文件的分类：文件资料按其性质分为内部文件和外来文件。4.1.1内部文件（1）中心制定的质量体系文件：指中心内部编制、发布的质量体系文件，包括《质量手册》、程序文件、作业指导书、质量和技术活动记录。（2）中心制定的一般性技术文件：如请示、报告、总结等。4.1.2外来文件（1）外来质量文件：国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策以及行业可直接引用或执行的技术规范、技术标准、规则等；（2）外来技术性文件：上级批示、指示和委托方提供的资料、信函及传真件等。（

3、3）外来图书和技术资料。4.2文件的受控和非受控：（1）受控文件：文件上加盖“受控”印章的文件为受控文件。本中心编制的管理体系文件如质量手册、程序文件及作业文件等和国家现行有效的相关法规、法令、政策及行业和当地需直接引用或招待的技术规范、技术标准、规则等质量文件。（2）非受控文件：不加盖“受控”印章的文件为非受控文件。本中心编制的和外来的一般性技术性文件，均属于非受控文件，按一般性技术文件管理规定进行管理。4.2外来文件的接收（1）凡外来文件先由业务办中心档案管理员接收、登记，填写外来文件登记记录；（2）文件先由中心主任或副主任批阅，提出处理意

4、见；（3）中心档案管理员按处理意见送至传阅人或执行人；DLCDC程序文件编号：DLCDC-CX-02-E-2011第2页共4页主题：文件控制和管理程序第E版第0次修改颁布日期：2011年10月31日（4）文件原件和处理意见由档案管理员存档；（5）如外来文件属质量文件，还应交业务办按受控文件处理。4.3文件的编制（1）本中心管理体系文件的编制按管理体系文件编制要求进行编制；（2）一般性技术文件由相关部门和相关人员编制。4.4文件的编号（1）中心质量体系文件编号原则：a．质量手册一级文件DLCDC-ZL-X-XXXX年代号版本代号手册代号本检测机构

5、标准代号b．程序文件二级文件DLCDC-CX-XX-X-XXXX年代号版本代号顺序号文件代号本检测机构标准代号c．作业指导书等三级文件DLCDC-XX-XX–XX-X-XXXX年代号版本号顺序号科室代号作业文件代号本检测机构标准代号DLCDC程序文件编号：DLCDC-CX-02-E-2011第3页共4页主题：文件控制和管理程序第E版第0次修改颁布日期：2011年10月31日d．记录表格等四级文件DLCDC-XX-XX–XX-X–XXXX-JX记录号年代号版本号顺序号科室代号作业文件代号本检测机构标准代号（2）中心编制的技术性文件如红头文件等按中

6、心发文编号进行编号。（3）中心图书和技术性资料按中心图书资料编号。4.5文件的审核、批准和发布（1）质量手册、质量程序文件由质量负责人审核，由中心技术负责人（中心主任）批准；作业指导书由科室编制，科长批准，未经批准的质量体系文件不得发放和使用。b．技术性质量记录、表格由检测科室技术（质量）负责人批准；管理性质量记录格式由业务办制定，质量负责人批准。c．一般技术性文件由相关科室组织编制。4.6文件的发放4.6.1受控文件的发放（1）受控文件由业务办按需要分发至部门及有关人员，并填写文件发放与销毁登记表；（2）受控文件因破损影响使用时，可由各部门向

7、业务办申请置换完好的有效文件，但必须上交破损的有效文件并由业务办负责销毁；（3）如受控文件丢失，应向业务办提出书面申请，经批准后由业务办补发，丢失的文件一旦找回，应立即上交业务办并销毁。4.6.2一般性技术文件的发放一般性技术文件如请示、报告、总结等由中心技术负责人审批，审批后由中心档案管理员按审批发放范围发放，原件按类归档。4.7文件的换版与作废（1）质量体系文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废，按原主放范围、发放程序换发新版文件；（2）换发新版文件时，原版次有效文件由各部门收回交业务办做好登记，并及时

8、销毁。DLCDC程序文件编号：DLCDC-CX-02-E-2011第4页共4页主题：文件控制和管理程序第E版第0次修改颁布日期：2011年10月31日