江西应用技术职业学院

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1、江西应用技术职业学院教学类档案工作规范一、引言1、为了加强教学类档案(以下简称教学档案)工作，充分发挥教学档案在学校教育管理，教学活动，教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和 科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学档案工作提供依据，特制订本规范。2、本规范依据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家教委、国家档案局教办字(87)16号文件、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章结合高校实际拟订。二、主题内容本规范规定了教学档案工作的基本原则，归档范围的确定

2、，文件材料的部门立卷和归档流程，教学档案的管理，开发利用的主要内容和方法，各级岗位责任制，归档范围与保管期限表，二级类目代号简表以及表格、装具的规格式样等。三、档案工作的基本原则1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。2、教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。3、档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案部门只按一定的比例择优接收。4

3、、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。5、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案

4、部门办理移交。6、努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。7、逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。8、要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。四、教学档案归档范围的确定（一）确定的原则1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2

5、、教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1、归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件一。2、归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。（三）不归档的文件材料1、上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;2、上级有关教学的未定稿的文件;3、重份文件;4、无查考利

6、用价值的事务性临时性文件;5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;6、校内其他单位发来的文件;7、与校外单位交换来的材料;以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。五、教学文件材料的部门立卷与归档流程 （一）形成与积累1、每年新学年开始后，由分管档案工作的校(院)长向各系、处部署新学年工作时，同时向系(处)办公室主任、教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。2、教务部门会同档案部门向各系(处)发放各种教学文件材料表格，学籍登记表(卡)，积累用卷宗(袋)等。3、系(处)兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行

7、整理。4、档案馆(室)随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。5、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。6、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外，各校根据实际情况，酌加副本。（二）整理组卷1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系所或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多

8、时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永