工程公司档案管理制度

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1、************工程有限公司档案管理制度汇编：行政人事部二零一四年十二月四日档案管理制度一、管理责任部门及相关人员职责1二、档案分类及归档范围、要求2三、档案移交、整理、编号3四、档案的利用4五、档案的保管5六、档案的销毁5七、档案保密制度6附件：档案管理相关表格公司档案管理明细表总则（一）为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。（二）本规定适用于公司总部及项目部。一、管理责任部门及相关人员职责（一）人事行政部负责制度的推进以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并直接向人事行政部经理负责。（二）总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失

2、损毁报告表》。（三）部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。（四）各部门资料员/资料管理员1、制度在部门的执行；2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。二、档案分类及归档范围、要求（一）文书档案1.1归档范围：1.1.1、集团资料各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等公

3、司章程集团公司发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文1.1.2、红头文件公司下发和上报的各类正式行文1.1.3、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件1.1.4、会议资料会议纪要利用明源流程存档专题会会议讲义1.1.5、法律文件合同、协议审核；诉讼材料1.1.6、物资采购合同1.1.7、车辆资料公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料1.2归档要求：-5-1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照及时更新，做好使用登记以及

4、复制登记。1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部；车辆资料直接移交车辆管理员。1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。（二）人事档案2.1、归档范围2.1.1劳动合同、聘用协议；2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件；2.1.3职称评定材料；2.1.4面试表；2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；2.1.6员工培训计划、总结、方案2.2、归档要求2.2.1由人事专员保存于部门档案柜；（三）建设类档案3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程部：3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同

5、（协议）。3.1.2预算、结算文件：3.1.3项目核准（立项）阶段3.1.4方案审查阶段3.1.5初设审查阶段3.1.6施工许可证阶段3.1.7预售阶段3.1.8竣工验收备案登记阶段3.1.9产权证办理阶段3.2、归档要求3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后及时将资料整理归类造册，合理保存。3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图

6、（变更图纸）上加盖“变更确认”章。3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。（四）会计档案4.1、归档范围4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；4.1.2、会计账簿类：（1）总账；（2）现金日记账，-5-（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿；4.1.3财务报告类：（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单；

7、4.2、归档要求4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后妥善保管。（五）实物档案5.1、归档范围：5.1.1、照片、音像类（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。（5）与其他档案有密切