浅析内部规范在企业管理中的作用

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浅析内部规范在企业管理中的作用 罗甸县烟草专卖局内管派驻组龙俊承摘要：内部规范是建立和完善现代企业制度不可或缺的基础建设。本文通过论述企业内部规范建设在企业管理中的作用及存在的问题，提出加强烟草行业内部规范建设应从树立正确的企业价值观、制定企业内部规范、建立公开的企业经营监督机制、构建完备的法律体系、改进工作方法、加强员工规范经营教育六个方面入手。  关键词：企业规范 内部建设 对策  内部规范，也称内部控制规范，是指在企业生产、经营、管理中为了加强和规范企业内部管理，提高企业管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护市场经济秩序和国家、消费者利益，根据国家有关法律法规制定的企业内部控制基本规范的总和。它表明的是一个企业为什么要存在，将会以什么方式和途径来体现和实现存在。企业的内部规范管理反映的是企业“善与恶”的价值判断，是企业价值观的核心。一个企业在其经营管理活动中,只有重视和加强企业的内部规范建设,严格遵循企业的管理规范,才能真正达到经营管理的理想境界,使企业具有强劲的竞争力。 然而，由于当前各种机制的缺陷以及市场规则的不健全，外加复杂多变的市场经济环境和工作目标的双重压力，“超零售户经营能力投放卷烟，为非法收购倒卖卷烟活动提供方便、克扣紧俏卷烟谋私利”等不规范问题又有所反弹，引起了卷烟市场秩序上的诸多混乱。这些不规范的经营行为，不仅影响了企业声誉、—10— 还影响了企业自身的生存和发展,而且使企业的形象和信誉度下降。因此，强化内部规范建设，让企业在严格规范下实现税利增长和卷烟上水平就显得犹为重要，正视企业内部规范问题,加快企业内部规范建设已迫在眉睫。 1.内部规范的功能及作用  内部规范以其特有的社会功能对企业发展施以影响。在企业内部，内部规范作为一种校正人们行为及人际关系的软约束，它有助于企业确立整体价值观和发扬企业精神，为企业发展指明了方向。有助于群体行为合理化，调动员工的积极性和创造性，有利于企业在竞争激烈的市场中立于不败之地。在企业外部，内部规范是企业立足社会的保证。企业在追求经济效益的同时，注重社会效益，积极参与社会的公益活动，履行社会的义务和完成社会的使命，有利于树立良好的企业形象。   1.1导向功能：内部规范是企业正确认识和处理它在社会上、市场上的角色、功能、责任、义务所不可缺少的，可以为企业正确处理它和社会、生态环境之间的关系提供正确的指导原则。企业只有使自己的求利行为符合人的全面发展、社会整体利益、可持续发展等价值取向，即以规范经营为决策导向，才能在决策过程中做出正确的判断和选择，进而获得管理的成功。   1.2规范功能：内部规范的自律性表现为：它能在企业中造就一种良好的氛围，成为员工的自觉信仰，会以“理应如此”的无形的精神尺度来衡量自己的行动，达到自我评价、自我规范的—10— 功效。   1.3有助于企业享有良好的商誉，提高其社会影响力：企业的资产包括有形资产和无形资产两大类，综观国内外，著名企业的无形资产都远远大于有形资产，从一定意义上说，无形资产的大小决定一个现代企业的价值，企业内部规范建设就是一种重要的无形资产，商誉又是无形资产中的关键因素。企业商誉是一个企业获得社会公众信任和赞美的程度，它己越来越成为企业赢得现代竞争的一种重要手段，商誉的好坏直接影响着企业的可持续发展方向。  2.烟草行业内部规范建设的现状及问题  近年来，烟草行业高度重视内部规范建设，连续开展了财经秩序整顿、治理卷烟体外循环、两项检查、三项检查等专项检查，内部规范建设取得了实实在在的效果，也积累了一定的内部管理经验，所存在的突出问题得到较为彻底的整改，一些管理上的漏洞得到有效弥补，重点薄弱环节得到了切实加强，生产经营秩序明显好转，烟草行业对社会、对国家负责任的良好形象逐步树立，一定程度、一定范围的内部控制制度，基本业务管理大都有章可循，但仍存在内部控制制度执行不到位，不少企业的内部规范建设还存在一些偏差，主要表现为以下几个方面：   2.1对内部规范建设认识缺乏高度。烟草企业是一种典型的国有垄断企业，实行政企合一的高度计划管理模式。由于政企不分，对企业经营者行为缺乏有效的监督约束机制，有相当一部—10— 分企业未意识到内部控制的重要性，对内部控制存在许多误解，甚至概念模糊，认为内部控制是哪一个部门或哪几个人的事情，与自己无关;还有的走捷径、图省事，违反内控制度中对权限的设定，越位代办。再加上内部控制固有的局限性，使企业内部控制薄弱，业务随意性大，缺乏有效的监督机制。特别是部分干部职工，总认为行业发展到今天已经很规范了，内管工作仅仅是做些报表、数据和文字方面的工作而已。2.2不良的社会风气和法制不够健全。社会风气的好坏对企业的内部规范建设有着很重要的影响，烟草因垄断性质利润高，易生腐败。一段时间以来，一些人为了自己的私利，不惜使用各种手段来达成自己的私欲，客观上为某些领导干部以权谋私，贪污受贿起到推波助澜的作用。2005年以来，烟草行业的确出现了以经济建设为犯罪为特征的严重的腐败现象。如广东省汕尾“最牛烟草局长”陈文铸，未按规定报批因私出入港澳、违法持有两个名字的户籍及身份证、以截留的方式向零售户回购名贵卷烟、违规调入和提拔亲友、违反计划生育政策超生、虚开发票套取现金、使用假发票报销等“严重违纪”问题的暴露，其他还有象唐启楹、韩峰等腐败案例不在少数。这些都严重地败坏了社会风气，不良的社会风气无形中又影响到企业。2.3处理人情与工作关系的思想没有转变。内部规范建设说到底就是要通过建立自己管自己的长效机制来解决行业自律问题。烟草行业长期以来都是保持着两块牌子一套人马的管理体—10— 制，专卖和营销配送人员在虽在工作上各司其职，但生活上还是相互帮助，不分彼此。自开展内部规范监督管理工作以来，监督管理部门的监管职能又增加了许多内容，特别是专卖部门又多了一份对营销、配送工作进行监督管理职能，要把往日一起工作和生活的同事列入管理监督对象，不管是在思想上还是行动中都面临着巨大的挑战，尤其是部分营销配送工作人员不能正确理解内管工作而产生的抵触情绪或不配合行为，经常讽言讽语，给内管人员造成了巨大精神压力，致使内管人员不敢去管；其次是内管人员自己没有转变思想观念，不能正确的认识专卖内管工作是维护行业良好形象，促进行业健康稳定发展的需要，总认为这是个得罪人的差事，因而不愿意去管。2.4企业内部规范建设明显滞后。当前，虽然行业已经开展了一系列的专项整治行动，也在内部规范上取得了些许成效，但是与“两个至上”的终极目标相比，内部规范建设仍明显滞后。“两烟”市场运行规则的不完善或规则执行缺乏有力监督， 使得那些投机经营等违背企业内部规范监督的人非但不受惩罚反而能够获得大利；相反，那些遵从内部规范的企业却得不到应有的经济回报或面临目标任务过高的压力，最终导致有些企业不再注重内部规范甚至弱化企业内部规范建设。有些企业虽然认识到了企业内部规范的重要性，但是迫于市场竞争的压力, 或在发展上苦于完成目标任务, 认为企业内部规范建设是重要的, 但无瑕顾及, 等到企业目标任务完成到一定程度再实施。  —10— 3.加强企业内部规范建设的对策   企业内部规范的选择和建设是一项重要战略的决策与实施过程，除了要具备持续性、延展性和显著的经济性等核心资源所必备的特点外，还要考虑企业本身的特殊性，要从烟草行业管理的实际和传统出发,积极探索有中国特色的烟草行业内部规范监督建设新路子。    3.1树立正确的价值观。企业内部规范建设的第一步是树立正确的企业价值观。企业价值观是反映企业生存的根本价值和意义的整体化、个性化的群体意识。价值观为企业提供了生存和发展的基本方向和行为指南，解决了企业该干什么、朝什么方向发展以及做得好坏的评判标准。  3.2制定并完善内部规范制度。提高内部规范监督水平不能单纯依靠道德和口头说教，如果能把企业内部监督的准则规范化，形成内部的各种管理制度，则可以达到良好的效果。企业内部规范准则所规定的是企业自身行为约束。内部规范监督准则虽然不具备法律上的强制约束力，却在某种程度上反映着企业的文化和行为。内部规范观念和内部监督准则符合时代要求的企业，能够协调好企业与利益相关者的关系，提高自己的竞争优势。2012年，烟草行业推行了专卖内管委派制，有了新时期内部规范准则。因此，企业必须要顺应现代社会企业内部规范趋向，树立社会责任、诚实守信、竞争合作、顾客至上、尊重员工等现代企业内部规范观念，并且依据现代企业内部规范观念来制定企业内—10— 部规范准则。   3.3建立公开的企业内部规范机制。企业作为社会的成员，其行为也处于社会的监督之下。一个公开有效的企业内部规范机制不仅需要良好的公司治理结构, 还需要一个双向公开的信息沟通渠道。企业要运用信息技术等现代管理手段，对企业的信息沟通渠道进行有效整合，以提高信息传递效果和沟通质量。要根据技术发展和环境变化寻找适合的载体。内部规范建设既要提纲挈领，有骨有肉；又要春风化雨，润物无声。内部规范取向要适当地具体化、实物化，寻找合适的载体，“让员工随时随地体会到，让客户随时随地感受到”，发挥其长久的影响力。   3.4构建完备的法律体系。企业内部规范与法律的关系密不可分, 法律制度具有内部规范教育作用,它可以告诉并强制规定人们的行为活动领域,在制度规定的范围内,人的活动具有选择的自由,超出了这一范围就会受到惩罚。因此,必须完善企业面临的法律环境。通过法律制度使内部规范获得社会的普遍认同,同时增强道德的规范性,通过健全与完善法律体系对企业行为形成强约束,可以有效地抑制企业的反内部规范行为,净化社会道德环境和企业经营环境,促使人们尽快形成遵循社会道德规范的行为习惯。   3.5改进工作方法，解决“怎么干”的问题。思路决定出路，关键在于落实。内管派驻机构开展工作要讲究方式方法，不能停留在过去的等靠—10— 观望上，而是要积极主动地开展监督检查工作，切实发挥派驻职能。3.5.1要明确派驻机构自身工作职责，找准角色定位，做到“协助不代替、到位不越位”，切实把工作重心转移到监督、检查、督促、指导、协调上来。要牢固树立“加强监督是本职、疏于监督是失职、不善于监督是不称职”的观念，认真开展职责范围内的监督工作。3.5.2要处理好与驻在单位及主要负责人及班子成员的关系。派驻机构与驻在单位是监督与被监督关系。派驻机构负责人要根据工作需要，列席所辖单位领导班子有关会议。通过评析与驻在单位日常工作报告、开展专项督查、单位督查等方式实施监督检查。3.5.3处理好本职工作与驻在单位部门业务工作的关系。派驻机构不参与驻在单位及系统的业务分工，但可适当参与个别有关业务工作检查，通过参与检查，了解掌握情况，熟悉业务技能。3.5.4要正确处理与县局的关系。派驻机构工作直接受州局内管办、驻在县局领导，但又不能等同于机关的业务科室。派驻机构，要围绕中心、服务大局，将各项监督工作融合、贯穿于驻在单位的具体业务工作之中，驻在单位和部门发生的不规范问题和重大腐败问题要及时请示报告县局，切实增强政治观念。 3.6加强员工企业内部规范教育。烟草行业自1984年—10— 成立至今，走过了28年的风雨历程，各级企业都重视对员工的职业技能训练，但也存在忽视企业内部规范教育的现象，导致一些不规范经营行为时有发生，企业员工的整体道德素质不高。笔者认为企业内部规范教育应该以人的全面发展为起点, 并以提升员工个体人格和企业整体的内部规范品质为目的。通过对员工进行内部规范培训, 教育和帮助广大员工牢记企业发展的核心, 树立集体主义观念、主人翁观念和诚实劳动观念, 引导员工主动了解、关心消费者的需要,提供质量优良的产品和服务。对员工的内部规范培训不能是简单的说教, 也不能强行灌输, 重要的是培育员工对企业价值观的认同感。必须指出, 员工对公司的价值观的认同需要时日, 培训是长期的, 否则会稀释公司的价值观。 3.7强化工作严管，推崇领导率先垂范作用。从组织角度，应以严管厚爱为基础。俗话说，严师出高徒。对子女的教育大家都知道溺爱的后果，对于干部员工的教育管理，也要讲“严是爱，宽是害”，按原则和规章制度办事。对于违规和腐败，没有谁会天生具有免疫力。当一个人手里握有一定权力，不管这种权力是大还是小，如果缺乏自律和他律时，就会违反纪律，就会滋生腐败。完善的规章制度，内部规范建设就是为职工创造“他律”的学习、工作、生活环境。当有人出现思想偏差，道德滑坡倾向时，组织会予以及时提醒，可以把问题消灭在萌芽状态。当有人腐败堕落、违法违纪时，进行严厉查处，就会警示更多的人免蹈覆辙。从领导角度，应以率先垂范为重。上行下效。俗话说得好—10— ，火车跑得快，全靠车头带。不同的层级有不同的领导，县处级以上的是领导，科局级也是领导，甚至股（所、站、办）的负责人也是领导。当了“头”，就得带好头，要认真落实内部规范建设责任制，履行“一岗双责”，不仅要管好自己，而且要带好班子，带好队伍。要求别人做到的，自己必须首先做到。这样才能“理上则下正，理身则人敬”。 总之, 以内部规范为思想基础推进企业内部规范建设是管理发展的需要, 是提升企业竞争力的需要, 是加强社会主义精神文明建设的需要。烟草企业必须正视企业内部规范建设的不足，根据自身情况切实加快企业内部规范建设，促进企业的和谐发展，实现内控效果与社会效果的有机统一。参考文献：   [1]佚名《我国烟草行业内部控制的现状分析》[2]《烟草行业内部专卖管理监督工作规范》[3]刘华《浅谈烟草行业内部专卖管理监督的信誉》—10—