章公共关系中的文书写作张玉清

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1、第十二章公共关系中的文书写作第十二章公共关系中的文书写作公共关系是一种无形的管理艺术和有效的经营手段，而它的表达则需通过语言文字的媒介，所以说公共关系中的文书写作是体现公共关系这种独特管理职能的重要手段。公关写作，是组织以文字为媒介，传播为手段，沟通处理主体与客体之间的关系，为组织树立良好的社会形象，进而促进事业成功的综合性、交叉性、实用性强的写作学科。它的功能是在传播、交往的过程中，引起对方满意的效应，从而形成一种友好的交际情感氛围，产生最佳的社会效益和经济效益。本章将着重介绍公关写作的基本知识和基本技能。第一节公共关系中的文书写作概

2、述作为社会生物的人，无论是个体还是群体，在日常工作和生活中，相互之间会形成各种关系，会产生种种交往，如交流信息、探讨问题、合作办事、解决矛盾等等。人与人交往处理事务的方式很多，其中经常使用并且往往具有不可替代性的方式，就是以文字为中介的文书写作。一、公关文书的分类公关文书是记录公关活动状况的书面形式，是促进公关活动有效开展的工具，也是公关传播沟通最重要方式之一。为使公关文书能正确反映公关活动，真正发挥其重要作用，使社会组织树立良好形象，优化组织生存环境，我们必须努力培养并逐步增加公关意识。公关文书的写作主体必须体现：公众意识、形象意识、

3、沟通意识、信息意识、传播意识、创新意识和超前意识等。语言是思维和意识的外壳，只有具备较高的公关意识和思想，才会真正完成好公关文书的写作。公关类文书是应用文体中使用频率较高的一种应用文，也是人的感情态度表现较为鲜明的一种应用文。情感这种特殊的意识在公关文书的写作中具有不可替代的重要性。公共文书广泛地应用于各种不同的社会交际领域，因性质、特点、使用范围、目的、格式的不同而形成众多的文种，大致上可分为三类:1．日用文类它是单位和个人在日常生活中所运用的各种应用文。如书信、条据等。就书信来说，有一般书信，专用书信之分。专用书信中有自荐信、他荐信

4、、介绍信、证明信、贺信、祝词、感谢信、表扬信、慰问信、咨询信、邀请信、致词、请柬、邀请书、贺词、悼辞、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词、演讲稿、解说词等。2．机关事务文书类23第十二章公共关系中的文书写作它是机关、团体、企事业单位处理公务时使用的文书，主要用于内部事务的有:策划书、总结报告、调查报告、规章制度等；主要用于对外事务的有:意向书、协议书、合同书、招标通告等。3．公文类它也是机关、团体、企事业单位处理公务的文书，主要用于传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验等。按国务院200

5、0年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关的法定公文共有13种。与公共关系活动关系较为密切的有通知、通报、请示、报告等。二、公关文书的特点公关文书具有明确性、简要性和程式性的特征。1．明确性明确，就是清楚明白、确切无误。要求把该做什么，不该做什么，怎样做，达到什么目的，都明白确切地交代清楚，不引起误会，不产生歧义，使人读后就知道怎样付诸实践。这样，在选词择句上就不能疏忽、不能含糊。明确性主要表现在以下几个方面:(1)用词准确、规范①为了表意确切，避免歧义，所用的词语大都是有偏正关系的单义词。②一般不用语气词、感叹词

6、、儿化词，不用富于描绘性、形象性的词语。在一些陈述性的写作中，即使有时也引用一些描述性的习惯语，如“潜规则”、“八零后”、“禽流感”等，这仅是为了把事情陈述得更明确，使文字更简明、通俗。③排斥口语词语和方言词语。公关文书语言属于书面语言，要求使用规范化的书面词语，一般不能使用口语和方言，如，“贼好”、“别介”、“啥子么”、“闹心”否则影响实际效果。④不滥用简称、略语。简称、略语是在社会交际的一定环境中，为了用语的简练、表达的方便而使用的。脱离了言语环境就会使人费解或引起误会，因此不可滥用。但其中有些已被全民语言所吸收，不致引起误解的，在

7、写作中也可采用。如“灰色收入”、“博客”等。而有些简称、略语则仅能在某些行业、部门或在特定的情况下使用，并且应加以说明。(2)句式严密①适当运用长句。适当运用长句是表意明确的特征。长句的特点是附加成分长而复杂，具有容量大、说理严密的特点。例如，“参众两院可能对该方案的两项内容分歧较大，一是教育融资，二是政府平准基金的融资。”。又如，“这笔资金目的在于帮助州政府和地方政府在不增加赋税或者削减其他重要开支预算的情况下继续向教育和执法等机构提供资金。”这些长定语、长状语限制，规定了中心语的意义范围，使表述更明确、更精密。②普遍使用主谓完全句。

8、为了避免产生歧义，公关文书语言表达大多用主谓完全句23第十二章公共关系中的文书写作，特别是在合同、规章制度等文中。即使用省略句，也都是承前省略，或在主语十分明确的情况下省略，从而保证说明、判断的明确性。③使