《现代秘书学》期末综合练习

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1、08汉本《现代秘书学》期末综合练习（2011.12.13）▲考试题型及考试形式一、闭卷部分（40分）：填空、判断、简答；答题时间：30分钟二、开卷部分（60分）：案例分析1，改错1，实操2；答题时间：85分钟一、填空题1.接电话所谓“铃响不过三”，是指铃声响了(3)次以上才接听是缺乏效率的表现。2.印管人员不宜在（空白）凭证上盖印，更不能“以印谋私”，也不能“有求必印”。3.发文处理过程包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这一程序具有很强的确定性与（不可逆）性。4.所谓ABCD分类法，其基本原理是

2、将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于（A）类。5.打电话拨号时，要耐心等待线路接通，至少要让电话铃响（6）次以上，确认对方没人应答才收线。6.库房温湿度的调控，要求纸质档案温度（14-22）℃，相对湿度45﹪—60﹪。7.（开放式）办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、椅、文具、文件和电话、计算机等设备的存放空间。8.会场布局中，把教室型、礼堂型布局称为（相对式）。9.用印，或称（签署），即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导在

3、公文正本上签注姓名，其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。10.在发文处理过程中，拟写公文应特别注意在表达数字减小时，不宜用倍数，而应用（分）数。11.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，这项工作称为“（归档）”。12.降低（到）80%（即定额是100，现在是80）。（补充）13.（拟办），是指机关领导或部门负责人对公文（包括拟办意见）认真阅读分析之后，提出处置意见。.14.代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿（是）归档范围。.15.接听电话结束时要

4、注意：一般应（对）方先放下电话。.16.档案具有社会性、历史性（原始记录性）等特点。.二、判断题1.“七、八天”、“十之八、九”、“二个”。（错）2.宴请活动一般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还要注意避开对方的禁忌日。（对）3.归档文件以“件”为整理单位。（对）4.下级单位报送的各种报告及统计报表不属归档范围。（错）5.档案收集最常用、最有效、最直接的途径是依据收发文登记簿进行核对收集。（对）6.某单位业务主管领导要去银行办理融资业务，需要单位印章，负责印章管理的秘书因故不能一同前往，就将印章交该领导暂时保管使用。请

5、问该秘书的做法对吗？（错）7.7某单位秘书每次都将公文按单位领导职务顺序填好名字，请他们自行传阅，这样做对不对？（错）8.通话结束后，一般来说，应贯彻“谁打出电话谁先挂断”的原则。（对）9.会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项。（对）10.在会议时间的选择上：1）首先考虑领导的时间；2）方便与会者出席。（对）11.秘书部门的工作是无法分解到具体业务部门的工作。（对）.12.秘书业务知识、行业领域的业务知识是办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志。（补充）（对）.13.混合式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，

6、是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。（错）.三、简答题1.简答档案库房安全防范的主要措施答：库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光）；库房内的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间，库房管理人要认真记录库房内当日的温度和湿度。严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备；库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理；灭火器材要放在固定位置，不准随便移动，要定期进行检测。　2.简答发文处理

7、过程中审核的重点答：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文的格式是否符合本办法的规定等。3.简答会议记录常见的写作格式答：会议记录的结构是：首部+正文+尾部。（1）标题：会议名称+文种。如：“xx集团公司第三届董事会会议记录”。文种。如“会议记录”。正文，正文的构成是：首部+主体+结尾。首部。会议概况，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人等签名等。以上六项应在主持人宣布

8、开会前填写好。主体，会议内容。包括：第一，会议议题。如果有多个会议议题，可以在议题前分别加上序号。第二，发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。第三，会议决议。决议事项应分条列项。有表决程序的要记录表决方式和结果。结尾。另起一行，写明“散会”并标注散会时间。（3）尾部。右下方写明“主持人：（签