办公自动化动态综述

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1、办公自动化动态综述办公自动化动态综述在政府、企业、银行上网的浪潮中，我们已进入网络时代，在快速发展的通信网络技术的支持下，基于先进的Internet/Intranet技术、广域网和局域网技术，在网络上实现传统的公文档案管理已逐步趋于完善。在很多企事业单位中，有关部门的管理信息系统和数据库已逐步建立，支持管理信息的采集发送、存储管理、处理分析，实现管理信息的数据共享。由于数据库和数据仓库技术的快速进展，由以业务处理为中心的联机事务处理进展到以分析处理为中心的决策支持，事务型办公系统已向决策型办公系统发展。远程办公的内容和覆盖范围越来越丰富宽广。下面，我们介绍办公自动化在几个

2、重要方面的动态。一、公文档案管理公文档案管理包括收文管理、发文管理和档案管理等部分。收文包括行政文件、党内文件、其他文件和信息简报，其主要流程包括签收、登记、批办、签批、承办、会办、催办、统计、查询、归档等环节。发文包括行政文件、党内文件、传真电话、签报、其他文件和信息简报等，主要流程包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、排版、用印、打印、发送、统计、查询、归档等环节。在档案管理流程中，要求具有归档、分类、排列、编件号、装订、盖章、编目、编盒号、查询、借阅、统计、管理、维护等环节。(一)公文管理信息系统一般具有的特点(1)支持用户键盘/鼠标输入、扫描识别等汉字输入技术，

3、为方便领导使用，可扩充手签输入和语音输入。(2)保留修改痕迹。在文件形成的过程中，任何修改均可保存，用不同颜色显示不同人的修改内容，并显示修改人姓名和时间，打印带有修改痕迹的文本。处理记录各环节用户姓名及其批示或修改意见。(3)可方便地修改和定制流程。公文处理流程的流转环节可灵活调整，收文和发文的流转环节数和名称可根据用户需要增减和重新命名。(4)灵活组织流转批阅和并发传阅。公文处理流程的流转方向，除向前传递外，可根据用户需要回传或回撤。(5)流转公文均可指定处理期限，期限以天为单位。根据用户管理权限和指定的条件，可查知当前公文办理情况和办理过程，进行动态跟踪。(6)自动

4、搜索逾期未办公文，对逾期未办公文或指定文件进行催办，并可查看催办情况及答复催办。(7)提供某一段时间内(日、旬、月、季、年)公文办理情况统计等。(8)对公文管理信息系统的管理员提供授权功能，允许系统管理员对有关数据进行备份、检查、修改，删除等项操作。提供数据备份，隔年信息转贮或重新装入等操作。实时办公在线存储和海量存储相结合。(9)实现文档一体化，建立公文管理和档案管理有机衔接；实现收文和发文自动衔接，避免重复登录。(10)迅速反馈每日办公情况，将当日公文办理总体情况，重要公文、重要批示于第二日早晨上班时，提供给行领导及处室负责人。(11)良好容错性，对用户各种可能的误操

5、作都设置了安全出口，可重新再作。系统具可扩充性，程序结构为积木式结构化设计，能方便地进行模块扩充。(12)完善的安全机制。(二)档案管理信息系统一般具有的特点(1)档案管理与公文管理自动衔接，实现文档一体化。(2)具有自动归档的功能，用户在收文数据库或发文数据中选定有关文档，即可自动归档。(3)具有自动分类的功能，归档文件自动按年度、机构、期限进行分类。(4)具有按档案要素进行查询的功能和组合查询的功能。(5)具有打印档案目录功能，具有成批打印功能。(6)具有录入、校核、归并、汇总、上报农行档案统计年报和处理档案室基本情况年报的功能。(7)具有档案查阅登记，显示查阅清单和

6、打印查阅汇总表的功能。(8)对档案管理信息系统的管理员提供授权的功能，允许系统管理员对有关数据进行备份、检查、修改、删除等项操作。(9)提供数据备份，数据转贮和重新装入等操作。实时档案在线存储和海量存储相结合。(10)完善的安全机制。二、数据仓库数据仓库用于支持决策分析处理，它将业务信息与管理信息统一起来，通过集成和综合，转换成统一格式，开展全局应用，通过联机分析处理和数据挖掘，可进行多种复杂分析，如多维分析、长期趋势分析、预测性分析等，以支持决策。例如，某银行省分行数据仓库主要数据来源于各业务处理系统，其数据范围覆盖该行的所有业务，通过数据采集系统采集各类业务数据，经结

7、构重整归类至数据仓库，再经多维数据库多层次分类汇总成有效的管理信息，通过多层次多角度的数据查询、分析预警、提供动态报表等功能，为行领导决策提供支持。该数据仓库的决策支持系统向用户提供银行整体经营信息，包括财务管理、计划统计、稽核管理等模块。财务管理模块通过对资产负债管理指标、资产负债表、损益表、财务收支变动表的分析，可全面掌握银行经营情况及存在问题，其中有关的动态报表，如资产负债管理指标动态表可每旬出一次，存款利息成本动态表可每日出一次。计划统计模块对银行资金、信贷计划执行情况进行管理。稽核管理模块通过数学模型将银行经营效益、