电子文件登记表及填写说明

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1、电子文件登记表及填写说明为保证成果地质资料电子文件的正常使用，在制作电子文件的过程中，需要编制电子文件登记表。表的样式及编制要求见本要求的附录B(规范性附录)。电子文件登记表的源电子文件采用XLS、HTML或XML格式，存档电子文件采用PDF格式。电子文件登记表编制完成后，取名“电子文件登记表”，归于其它类中，其纸质和电子的一并汇交。表B1成果地质资料电子文件登记表（首页）制作人：验收人：　　　　　　共页　　　　　　第页报告题名电子文档号档号载体编号电子文档说明软硬件环境特征硬件环境操作系统开发工具及版本文本：图形：数据库或软件：多媒体：文件记录特征

2、载体类型CD:___张DVD：__张其他：_张存储方式□多件一盘□一件一盘□一件多盘容量(Mb)源电子文件的格式及版本文本：图形：数据库或软件：多媒体：电子文件个数正文审批附图附表附件数据库和软件多媒体其它源电子文件存档电子文件形成单位电话形成特征通讯地址邮编形成日期　　年　月　日项目负责人E-mail文件交接提交单位通讯地址邮编联系人电话E-mail送交人电话E-mail接收单位　　　　　　　　　　年月日接收人：　　　　　年月　日备注附录B（规范性附录）表B2成果地质资料电子文件登记表（续页）制作人：验收人：　　　　　　共页　　　　第页文件类别文件

3、分册号电子文件名或文件夹名文件题名文件字节数(MB)备注正文审批附图源电子文件存档电子文件附表附件数据库和软件多媒体其它填写说明一、表B1（一）“电子文档说明”用于对该份电子文档进行必要的说明，说明的内容主要有：该电子文档制作、使用时的各种注意事项和必要的参数(如坐标系、比例尺、投影方式、投影参数、字段名与字段名含义等)、加密电子文件的密钥、数据库或软件的用户名与密码以及其它一些与电子文档有关的必要说明等。（二）在“硬件环境”、“操作系统”和“开发工具及版本”栏目中，需要详细填写所用到的全部硬件系统、操作系统和字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及

4、多媒体制作等工具软件的名称和版本号。如果“开发工具及版本”与“文件格式及版本”相同，则可任选一处填写其内容，并在备注中说明；若不相同，则两处均要填写。二、表B2（一）对于附图类电子文件，要求同时填写源电子文件名和归档电子文件名，其它类别的电子文件名则只需填写源电子文件名。（二）文件分册号用于标识电子文件所在的分册，从“1”起连续取值。（三）每一个电子文件均要按照类别、册序及在该册中的顺序依次填写电子文件名和与其对应的文件题名以及字节数等内容。文件题名即为该电子文件所载内容的题名，如正文就是报告题名，附图就是其图名，附表就是其表名，等等（示例见附录A）

5、。在编制文件题名时要遵循以下规则：1、应使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容，做到规范、完整、简洁、明了；2、审批类电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为文件题名；无审批文号的，以审批机构简称和审批形式作为文件题名；3、附图类存档电子文件以“图号-顺序号、图名（区调报告为图幅名和图幅号）、比例尺”作为文件题名，比例尺符号用半角字符“/”表示，小于或等于1比100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；附图类源电子文件的文件题名可以省略不填。4、当文件题名中含有上、下角标时，一般情况下要尽量以文字代替，无法代替时以符号“^”表示

6、上角标；以符号“~”表示下角标。角标后有非角标内容时用符号“-”表示。如“Ⅲ2(E+B)П”表示为：“Ⅲ^2~(E+B)-П”。（四）对于附图类的源电子文件以及数据库和软件，必须在备注栏中填写浏览或运行时所需的二次开发软件、系统库、字库、外部链接文件等相关文件；对于数据库，还要写明库系统的安装文件名和库记录的总数，对于软件，也要注明其执行文件名；此外，对于附图类的JPEG和CCITTtiffg4两种格式的存档电子文件，还要注明图件的实际尺寸和形成存档电子文件时所采用的分辨率。（五）当数据库和软件类电子文件数量过多时，可用能代表它们实际意义的文件夹名来

7、代替文件名的标注，至于详细的电子文件清单可另附纸，并与电子文件登记表一起汇交；此外，对于数据库和软件，还需要在备注栏中注明其全部文件夹的数量及层数。（六）对一些需要作特殊说明的内容，如“附图3是附件1的附图”等，也要在备注栏中注明。成果地质资料电子文件按照其类别进行命名。文件名由8个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同，分为3个部分：类别位、册序位、文件序号位，如图1所示。附图类的源电子文件以及数据库和软件类电子文件的命名按照制图或建库时的相关规范或自身的命名规则进行。.文件名后缀文件序号位间隔符（下划线）册序位类别位图1成果地质资料电子

8、文件名示意图1、类别位（第1位）标识该电子文件的类别，类别代码如表1所示。表1成果地质资料电子文件类别代码表