成都公司文件管理规范(讨论稿)

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1、成都万科房地产有限公司编号VKCD-ZB01名称文件管理规范版式第一版第5页共5页编制李懿更改审核批准生效期2001年6月日1．目的为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理规范。2．范围2.1适用于公司内各部门文件管理3．职责3.1公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。3.1.1总经理办公室指定专门的档案管理员，统一负责公司所有原始档案资料的管理，以防止档案资料管理的混乱、重复现象。3.2各部门负责以本部门

2、名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。3.2.1各部门指定一个兼职档案管理员，负责本部门内文件管理及收发管理等。3.3公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。4．规范内容：4.1文件的分类：为满足不同文件的性质及需要，总经理办公室及各部门应对于各类文件予以分类。4.1.1公司内部管理文件类：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等文件。4.1.2公司对外往来文件类：以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单位及其它单位往来文等。4.1.3部门文件类：以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示、报告等。　

3、　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　共5页第5页成都万科房地产有限公司编号VKCD-ZB01名称文件管理规范版式第一版第5页共5页编制李懿更改审核批准生效期2001年6月日4.1.3业务报告类：项目的调研报告、可行性研究报告、楼盘销售情况、工程进展情况、审计报告、公司按揭情况等。4.1.4业务合同类：工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。4.2文件的编制4.2.1为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。4.2.2文件标题

4、定为小三号宋体字加粗，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。4.2.3各部门所有需以公司名义对外发文，都必须到总经理办公室文件管理员处获取统一发文编号加盖公章后，方可对外发文，编码方式为：成万科[年度]序号，对政府部门发文需使用红头文件纸打印。4.2.4以公司名义下发的红头文件编码规则为:成万字[年度]第序号。4.2.5公司、部门日常性下发文件编码规则为：总经理办公室——成万办字[年度]序号，财务管理部---成万财字[年度]序号等，新增部门以此格式类推。　　　　　　　　　　　　4.2.6部门日常无须存档的零星发文不用编号。4.2.7文件格式的样板（仅限于规章

5、制度类文件使用）成都万科房地产有限公司编号名称版本第页共页编制更改审核批准生效期年月日目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的)范围：(要明确阐述本文件适用范围。)职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　共5页第5页成都万科房地产有限公司编号VKCD-ZB01名称文件管理规范版式第一版第5页共5页编制李懿更改审核批准生效期2001年6月日格式头定为五号宋体字（后附正文）4.2.8文件编号格式（仅限于规章制度类文件使用）：VKCD部门简称XX-XX1部门本类文件的支持性文件以“0

6、01”起顺推部门本类文件顺序，以“01”起顺推。见4.2.8.1公司名称缩写4.2.8.1各部门名称简称：总经理办公室——ZB，财务管理部——CW，营销策划部——YXCH，设计部——SJ，成本管理部——CB，项目发展部-——XM，珠峰在线——ZF等。4.3文件的传阅需公司领导审阅的非电子文档类文件，由总经理秘书负责传递至相关公司领导并签署《文件处理表》，由总经理办公室存档或转相关部门存档。4.5文件的存档部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作，明确标明存档人、案卷题名、案卷号、保管期限等。（详见《档案管理规范》：档案分类管理、档案编号方法）4.6电子文档的管理

7、4.6.1公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　共5页第5页成都万科房地产有限公司编号VKCD-ZB01名称文件管理规范版式第一版第5页共5页编制李懿更改审核批准生效期2001年6月日4.6.2电子文档须定期存储，并按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，且以软盘备份，并指定专人保管。4.7文件的保密4.7.1公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或部门负责人授权或