[运管026]物资采购管理规范

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1、长久汽车投资有限公司物资采购管理规范A/0长久汽车投资有限公司管理文件编号：长久汽车（运管）字026号版本/修改：A/0批准：李桂屏物资采购管理规范2010-02-26发布2010-02-26实施长久汽车投资有限公司发布长久汽车（运管）字026号第10页/共10页2010-2-26发布2010-2-26实施长久汽车投资有限公司物资采购管理规范A/01目的为规范物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，降低经营成本，确保生产经营的持续稳定，特制定本规范。2适用范围适用于长久汽车全资及控股品牌4S店，各参股4S店参照执行。3术语和定义物资采购：本

2、规范所指的物资采购为4S店日常生产经营所需的汽车维修配件、精品装饰件、油漆辅料、低值易耗品、固定资产、市场宣传资料、促销用品、工程物资等。 4职责4.14S店各部门4.1.1售后服务部：开发维修配件、油漆辅料的采购渠道。4.1.2装饰部（归属销售部或售后服务部）：开发精品装饰件的采购渠道。4.1.3综合部：开发低值易耗品、固定资产、办公用品的采购渠道。4.1.4市场客服部：开发市场推广渠道，广告宣传资料、促销用品的制作与采购渠道。4.2各部门经理4.2.1组织对物资采购进行公开招标或通过货比三家进行供应商评选；4.2.2对无指定供应商的临时采

3、购、紧急采购，应向财务经理和总经理报批。;4.2.3对本部门的物资采购结算进行审核。4.3财务部4.3.1参与物资采购供应商的招标工作；4.3.2供应商相关资料备案存档、不定期询价，监控采购价格；4.3.3对维修配件、精品装饰件、油漆辅料等采购物资执行进销存核算管理并进行定期盘点；4.3.4对无指定供应商的临时采购、紧急采购的采购进行审核;4.3.4物资采购的结算审核。4.4总经理4.4.1确定供应商并签署供应商购销合同；4.4.2对非固定合作供应商的临时采购、紧急采购进行审批；长久汽车（运管）字026号第10页/共10页2010-2-26发

4、布2010-2-26实施长久汽车投资有限公司物资采购管理规范A/04.4.3物资采购的结算审批。5管理内容和要求5.1物资采购实行部门归口管理制，对于大宗业务或者长期采购业务要成立采购小组，共同与供应商进行谈判。5.2所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。5.3物资采购实行合同管理制，物资采购原则上要与供货方签订合同（参考样本见“附件1”），详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则造成的损失由采购人员负责。5.4物资采购实行比价采购

5、制5.4.1小宗物资采购（如：零星配件外采、临时促销用品、小额临时办公用品等），要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。5.4.2大宗物资采购（如：建店固定资产、低值易耗品采购和汽车养护产品、装饰精品等持续性采购）需实行招投标制度，并且每年招标一次。5.5物资采购实行供应商资料备案制，相关采购部门需要落实供应商资质（营业执照）、财务账户信息、联系人授权委托证明及相关信息等，并将相关资料与采购合同一并提交财务部存档。5.6物资采购实行采购质量责任制，采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止

6、采购人员收受回扣，如有收受回扣行为，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。采购金额大或长期供应商需签订《反贿赂协议》（参考样本见“附件2”）。5.7物资采购付款实行转账支付制，但非固定合作供应商的临时采购、紧急采购等特殊情况，可以由4S店财务规定具体现金支付金额，对于采取现金付款的业务，也尽量直接由财务支付给供货方，避免业务人员直接经手。5.8采购人员必须对采购物资进行验收，并取得购货发票。5.8.1维修配件、精品装饰件、车间辅料，需办理入库手续，填制入库单，执行进、销、存管理。5.8.2低值易耗品、固定资产、办公用品由综

7、合部指派专人进行实物台账管理，领用时有领用人签字。长久汽车（运管）字026号第10页/共10页2010-2-26发布2010-2-26实施长久汽车投资有限公司物资采购管理规范A/05.8.3广告宣传资料由使用部门确认验收、促销用礼品入精品库管理，使用时填写领用单。5.9物资采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：5.9.1物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批，否则财务有权不予批准付款。5.9.2申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经部门经理、财务经理审核、总经理

8、批准后，方可到出纳处办理汇款。5.9.3物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需要预付款的，直接填制转账汇款申请单，经部门经理、财务经理审核、总经理签