新形势下高校办公室工作效率提升途径探析

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1、新形势下高校办公室工作效率提升途径探析　　摘要：校级、院级办公室作为综合办事机构，在中国高校管理与运行中起着承上启下的中心枢纽作用。本文结合当前宏观政治、经济形势和学校建设与发展等新形势，系统地分析了高校办公室工作的作用与职能、存在的不足，并提出了有效提高办公室工作效率的对策建议。　　关键词：办公室职能效率提升途径　　南京农业大学以建设“世界一流、中国特色与南农特色”的有机统一的世界一流农业大学为目标，开展了一系列战略规划和部署，其中，作为深具中国特色的各级“办公室”建设环节，在创建世界一流农业

2、大学的过程中，对于营造和谐、舒适、高效的工作环境具有重要作用和意义。随着我校上下齐心建设世界一流农业大学步伐的加快，新形势下细化学校办公室工作的职能显得尤为重要。提高办公室工作效率，不仅有利于建设运转有序、协调有力、督办有效、服务到位的新型高校办公室，也将进一步优化、促进学校的良性运转，使我校工作效率得以提升。　　一、高校办公室工作的作用与职能　　1管理服务职能。管理服务是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面：一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜。

3、二是事务管理，一方面包括会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人，另一方面包括办公室的值班、保卫、通讯联系、单位的办公环境管理等。三是信息处理，即利用计算机网络等各种现代化手段，为办公自动化服务。四是搞好服务，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。　　2综合协调职能。综合协调主要包括如下内容：一是统一步调，切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实。二是化解矛盾，即在单位局部利益内部发生冲突或局部利益与全局利益发生冲突时进行协调，进而化解矛盾。三是合理安排，协助领导

4、班子安排好决策实施过程中的人和事，将矛盾解决在萌芽之中。　　3监督指导职能。监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、督促和指导，使他们迅速、准确、有效地完成决策目标。其主要内容包括：一是监测工作进度，检查工作质量。二是督办。三是排忧解难。四是通过传达、制订有关方针政策及做出解释进行指导。　　4参谋咨询职能。参谋咨询工作主要包括以下内容：一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息。二是协助决策，发挥参谋、助手作用。　　二、当前办公室工作职能的不足　　1自身价值定位不准，对自身认识不足。以学院

5、办公室工作为例，作为教学辅助部门，办公室需要协调上下，为教师与学生做好基层服务工作，可以说是内容上十分繁重、琐碎和复杂。因此，高强度的工作有时也难免会出现“脸难看、门难进、话难听、事难办”的现象，导致工作效率不高，影响职位的服务形象。这些都与工作人员的自我认识不到位有关，对于自身的工作价值没有给予正确的认识，导致服务意识不强，观望等待，缺乏积极主动为基层服务的工作热情。　　2制度不健全，管理不流畅。俗话说“无规矩不成方圆”，高校办公室应健全各种制度，提高办公室的工作效能。但很多高校的办公室建设中

6、没有明确办公室部门的角色定位，导致办公室工作职能混乱，各职权的行使分工不明确、管理不到位的现象时有发生，甚至偶尔出现工作失误。　　3办公自动化使用与建设方面不足。传统的办公方式效率低下主要表现在：文件泛滥；电话频繁，会议效率低，解决问题缓慢；公务复杂性增强，组织分工不明确等。传统的办公方式正在逐步地退出舞台，办公自动化的发展是办公室建设的重要硬件标准之～。我校自去年实行OA办公自动化以来，在很大程度上提升了办公效率。但是作为学院办公室的一员，我发现，公文流转在校级层面多为电子化，而学院层面则有时

7、因为任课老师及相关人员不能熟练操作系统，从而影响了OA系统效能的充分发挥。　　4部分重要职能缺失。新形势下高校办公职能发生着从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变。作为学校的中枢部门，参与领导的决策参谋、调查、辅助的作用，但人员短缺、管理理念落后等因素影响着办公参谋与协助的能力，同时带来的督察督办效果的不足，甚至有时会出现“决策雷声大，执行雨点小”和“决策果断，执行软弱”以及“决策都知道，执行无人抓”的现象。　　三、提升高校办公室工作效率的有效途径　　1管理科学化。一是明确分工，对办公室工作要按

8、性质合理分工，各司其职，责任到人，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。二是量化考核，要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应承担的责任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强，并且对事务性的岗位，如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节，制定规范目标，对以效率质量为主的岗位，制定效率质量目标。三是靠实责任，对领导交办的任务要“热心办、马上办、办得好”，不推拖、延误。　　2协调规范化。沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。重点在协调方面，要特别注意做好