办公室业务培训材料(11)

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1、装备事业部发文办理简要说明办公室2009-5-8电子公文是指公司在生产经营和管理过程中所形成的以计算机数据为媒介、具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动，传达贯彻落实党和国家的方针、政策及公司有关工作部署和指示，发布企业规章制度，请示和报告问题，部署有关工作，批复和通报有关事项，答复和商洽工作的重要工具。一、公文种类公文种类，俗称“文种”，是对每一个公文赋于一个概括表明其性质、服务体系的统一规范的称谓。按照行文关系、文件去向可分为：下行文、上行文、平行文。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通

2、知、通报、批复等（会议纪要）。上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。二、公文格式公文格式是指公文的规格样式。规格包括文面规格、用字规格、印装规格等；样式包括文式、行式等。（一）通用公文格式公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm1）公文用纸幅面尺寸1、公文印装格式2）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）37mm±1mm公文用纸订口（左白边）28mm±1mm版心尺寸（不含页码）156mm×225mm公文页边与版心尺寸示意WORD页面设置中页

3、边距尺寸上：3.38厘米　　下：3.66厘米内侧：2.78厘米　外侧：2.62厘米页眉：1.5厘米　　页脚：2.2厘米正文用3号字,一般每面排22行,每行28个字。页码为外侧设置，单页码居右空一字，双页码居左空一字，居页底边25MM。用四号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号一字线，并与数字间前后各空办个字。3）排版规格4）印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。5）装订要求公文应左侧装订。上下装订线距页边四分之一处。2、公文书面格式公文一般有眉首（文头）、主体、版记（文尾）3部分组成。1）眉首（文头

4、）格式要求眉首指红色反线及以上的要素。包括发文机关标识、发文字号、签发人等。页眉主体版记发文单位标识。发文单位标识由发文机关的规范化全称后加“文件”2字组成。字体推荐使用小标宋体字，用红色标识。发文机关字号原则上不应大于上级机关的发文机关标识字号。公司文件的发文机关标识字号为小初号。发文字号由三部分组成：发文代字+年份+序号，发文字号字体字号与正文一致，均用3号仿宋体字。年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“〔”括入，不能使用圆括号“（）”、方括号“[]”；序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。签发人上报文件同时必须标注签发人，用3号仿宋体

5、标识“签发人”3字，后用全角冒号，而签发人姓名用3号楷体字，(发文字号应在红色反线之上居左、居右空1字标注。主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识等。2）主体格式要求标题文件标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。主送机关是指办文责任的机关，即这份文件接受办理者。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。主送机关在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。文件正文在主送

6、机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行距一般为固定值29磅或1.25倍。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号大标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。例如：附件：1．xxxxxxxxxx2．xxxxxxxxxx3．xxxxxxxxxx成文日期和生效标识成

7、文日期是公文生效的时间，应为领导签发的时间，用汉字将年、月、日标全“零”写为“○”。成文日期右空4字。印章印章应上距正文1行之内。加盖方式以印章的实际情况来定：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。页眉主体版记指主题词及以下各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开，宽度同版心（156mm）。版记一般应放置在公文末页，一般为偶数页。3）版记（文尾）格式要求主题词“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；主题词词目用3

8、号小标宋体字，词目之间空1字，最多不超过5组主题词与