谈谈公务文书的语言特色

《谈谈公务文书的语言特色》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、谈谈公务文书的语言特色东北师范大学文学院金振邦教授（2007年4月26日）一、关于公务文书的研究视野1.公文的法定性质公文是一定的统治阶级为了管理国家而明令规定的公务文书。它的产生是国家管理的一种需要，它的演变同国家的兴衰更迭息息相关。任何一个国家和朝代，都用法令形式来规定公文的种类、名称及其功能。《公文的法定性质》电子公文的写作必须严格遵循国家法令制定的公文规范标准。国务院制定的2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，就是现行的法定公文规范标准。文件规定的公文种类、命名、功能，都不允许进行学术讨论和任意修改，而且它应该成为我国法律的一个

2、有机组成部分。2.公文的表达手法公文的表达手法一般来说侧重于直接传递信息的记叙、说明和议论，而不多使用间接表达思想和情感的抒情和描写。前者多用于一般文章，后者则在文学作品中使用比较普遍。如果一般性实用文使用过多的文学手法，常常会影响交际信息快捷、明了的表达。3.公文的结构方式公文常常采用的是一种要素单一、程式化的简略型结构。有的只有开头、正文、结尾三个部分，有的分条列项或用图表，不讲究文学性的结构技巧，如文脉、线索、过渡、照应、悬念、伏笔等，结构具有一定的跳跃性。4.公文的语言特色我们常用的语体有四种：艺术语体、科学语体、政论语体和事务语体。公文语言属于

3、事务语体，它一般强调程式规范、明晰准确、平实庄重和周密得体。5.公文的格式规范公文多数具有规范化格式要求。其格式程式化，具有稳定性、通用性。大多具有约定俗成、固定不变的形态，能在较长时期内保持稳定，并且对任何人来说是普遍适用的。而一般文章的形式却具有较大灵活性。一个国家的公文，都由国家明令规定，以保证政令的上通下达。中国各个朝代均是如此，不允许使用者各行其是。国家对公文格式有着十分严格的要求。国务院《国家行政机关公文处理办法》中的“第三章公文格式”，对公文格式作了明确规定。还有《国家行政机关公文格式》有明确的规定。除了公文，其他一些应用文体如简报、会议记

4、录、个人书信、证明信、介绍信、对联、求职简历、教案、各种事务表格、毕业论文、教学大纲、合同、招标文书、实验报告等等，都有着约定俗成的格式规范。6.公文的常见问题■文种运用不当有的作者或不会运用确切的公文文种，只会单调使用通知、决定等少数几个公文。有的分不清公告、通告、通报；有的不知报告与请示是两种不同文种，甚至写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文，该使用时则都用通知等公文加以代替。■标题叠床架屋由于层层转发公文，“过桥”机关多，容易造成标题冗长繁琐，出现诸如“关于……通知的通知的通知”繁复的标题。解决办法是：只写第一次转发机关的通知

5、；直接转发原文件；只出现上一级机关转发通知的文号；只用本机关发文的标题。■主题词语不准有的作者不懂公文主题词的作用和意义。它主要用于定位公文的内容和性质，以便于他人通过电脑网络检索特定主题的公文。主题词提炼，要涉及公文主要对象和内容；选取与主题相对应、专指性强的词语；一般不超过5个；突出公文主题的关键性概念；对象和问题的时空定位；标识公文文种。■用语不合规范有的作者不会辨析相近词语的差异。如和、与、及；像和象；既和即；部署和布置；的、得、地；以至和以致；截至和截止；需要和须要；权利和权力；制定和制订；倍数；违反和违犯；物资和物质；其它和其他；以上和以下等

6、。■数字使用错误世纪、年代、月日使用大写数字，如二十世纪六十年代、一九九七年三月五日。根据国家《出版物数字用法的规定》，世纪、年代、月日使用阿拉伯数字。年份一般不用简写。中国干支纪年和夏历月日；含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，使用大写数字。■序号标识有误《办法》规定：结构层次序数为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”。但目前有些单位公文序数使用仍然存在不规则情况。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是下脚点号，而"（一）"和"（1）"括号外面不带顿号和点号。■字体字号混乱根据国家《国家行政机关公文格式

7、》，主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用3号仿宋字体。A4纸型，每页22行，每行28字。主题词用3号标宋字体，“主题词”三字用3号黑体。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。■主送机关模糊要注意主送机关间的排序和标点符号使用。从系统角度说，应按党→政→军→群顺序排列。从级别角度说，应按由高至低顺序排列。主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。■成文日

8、期漂移对公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的错误，使公文的时效性受到了影响