文件与资料管理程序

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1、西特吉企业程序文件文件名称：文件与资料管理程序文件编号：XT-QP-04-01版次状态：1/0文件分发号：受控状态：编制：审核：批准：制定日期：2005-3-3生效日期：2005-3-6未经许可不得复印西特吉企业文件编号XT-QP-04-01文件名称文件与资料管理程序版次1/0制定日期2005-3-3生效日期2005-3-6分发号编制审核批准页次1/7修订记录章节号修订内容页次修订人审核人批准人版次生效日期西特吉企业文件编号XT-QP-04-01文件名称文件与资料管理程序版次1/0制定日期2005-3-3生效日期2005-3-6分发号编制审

2、核批准页次2/71．目的对质量管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各使用场所的文件均为有效版本，以求发行文件的一致性，可追溯性及适宜性。2．适用范围公司和公司质量管理体系有关的文件的制订、审核、批准、发行、存档、修订、作废等作业均适用。3．定义3.1文件：可用以追查为造成产品质量及质量管理体系是否有效运行的资料。3.2受控文件：需随时保持最新版次，持续有效并有分发及签收记录，文件失效时需依规定撤销收回者，如质量手册、程序文件、作业指导书、作业标准书、技术图面等。3.3非受控文件：分发当时为最新资料，临时有效，如提供客户或其他单位的质量手册

3、、程序文件等，更改及修订时无需按规定撤销收回者。4．职责权限4.1文件管理员负责质量手册及程序文件、相关作业指导书等受控文件的发行、更改、回收、以及部门原版文件的管理。4.2技术研发部门负责技术资料、作业指导书、作业标准书及技术工艺图面的管理。4.3各有关部门负责各自部门的质量记录及专用文件与资料的保管。5．文件分类：5.1质量手册（QM）：用以描述本公司质量方针、组织机构、职责及质量管理体系运行规则的文件。5.2程序文件（QP）：本公司各部门为达成质量目标，依据质量手册的系统运作原则，所延伸制定的工作程序及管理办法等文件资料。5.3作业指

4、导书（WI）：将质量手册或程序文件上所规定的质量规格、技术标准等，作详细描述的指导文件。如规格书、检验标准、规章制度、操作指导书、技术工艺图面等。5.4表格记录（FM）：用以显示各项质量活动实际运作的文件资料。如检验报告、客户订货合同、供应商评估记录、教育训练记录等。5.5外部文件：客户或供应商所提供的样品、样件、标准书、技术资料及相关引用的国际、国家、部门标准或行业标准等。5.6质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表单统称四阶文件。品质手册程序文件作业指导书质量记录表单西特吉企业文件编号XT-QP-04-01文件名称文件与资料管理程序

5、版次1/0制定日期2005-3-3生效日期2005-3-6分发号编制审核批准页次3/76．作业程序6.1文件的编号原则如下：A、质量手册编号如下：QM5002JXT年份版本代码质量手册代号西特吉企业代号如：XTJ—QM—2005代表西特吉企业质量手册第2005年版B．程序文件及管理办法编号如下：1040PQTX序号ISO9000:2000章目程序文件代号总部及下属公司代号如：XT-QP-04-01代表西特吉企业总部针对ISO9000:2000标准第4章要求编写的第1个程序文件DJ-QP-08-03代表西特吉企业电子灯具公司针对ISO9000

6、:2000标准第8章要求编写的第3个程序文件C．作业指导书、作业标准书编号：300IWGPJW序号作业指导书代号部门代号下属公司代号如：WJ-PJ-WI-003代表西特吉五金橡塑公司品管部第3份检验标准书（或检验作业指导书）西特吉企业文件编号XT-QP-04-01文件名称文件与资料管理程序版次1/0制定日期2005-3-3生效日期2005-3-6分发号编制审核批准页次4/7D．质量记录、表单编号：100MFSRSX序号表单记录代号部门代号下属公司代号如：XS-RS-FM-001代表西特吉销售公司人事部第1个质量记录（表单）6.2企业总部及下

7、属公司代号西特吉企业总部XT五金橡塑公司WJ销售公司XS电子灯具公司DJ数字通信公司TX6.3企业总部及下属公司各部门代号总部办公室ZB资产管理部ZC财务部CW人力资源部RL发展规划部GH市场部SC办公室BG品管部PG人事部RS生产部MD营销部YX信息部XX物流部WL采购部CG工程技术部GC设备SB仓库CK工艺技术部GY技术研发部YF造粒车间ZL注塑车间ZS6.4文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控文件的范围如下：（1）1-4阶文件（2）外来文件（3）客户图面样件、样品，安规、ISO9000系列标准相关国际、国家、部门标准、行业标准等。

8、受控文件加盖“受控文件”印章并注明分发号，分发到各相关部门及场所，非受控文件只进行编号，加盖“非受控文件”印章，不办理更改、换版回收等手续。6.5文件的编写、审核、批准、发行、换