第九章 专用文书写作

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1、第九章专用文书写作第一节、专用文书概述一、概述专用文书是指在一定专业部门或专门的业务活动领域内，满足人们某种特殊需要而专门使用的文书。不同系统、不同行业、不同用途都有与之相适应的专用文书。二、特点与分类（一）特点1、内容的专业性专用文书在内容上具有专业性，如经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书等。2、功能的专用性每个文种均专用于某一方面，如谋职书，请柬（邀请书）、起诉书、答辩书等。3、格式的多样性许多专用文书有特定格式和项目，如计划、统计和会计文书，除书面文字形式外，较多地采用数字表格形

2、式。有些有其特殊制作程序，如国民经济计划、司法文书。（二）种类根据行业和用途，大致可分为：经济文书、法律文书、科技文书、军事文书、外交文书、教学文书、规章文书、礼仪文书、事务书信、会务文书等。三、写作要求1、掌握专业知识，了解行业政策，熟悉业务内容。每一行业都有自己的工作范围、工作性质、工作任务、工作程序，有本行业的政策、法规、纪律、职业规范、职业道德，有本行业的上下级关系，有本行业通用的术语和专用名词。2、熟悉格式规范专用文书的专用格式有三种情况：一是由行业行政管理部门、业务指导部门颁布，供遵照使用的规范格

3、式，如合同格式、起诉状格式；二是约定俗成的习惯格式，如书信的格式；三是较特殊的情况，即应试文形式，它是由招聘、招考单位确定的格式，每位考生都必须遵守。3、明确写作目的，选择恰当文种专用文书文种众多，用途各异，写作专用文书必须依照写作目的，选择恰当的、合适的文种，文种选择不当，将直接影响专用文书实用效能的发挥。第二节　入学申请书、自荐信和求职信一、入学申请书入学申请书是要到国外某学校进修或学习，从而事先同该校取得联系并提出申请批准的一种书信。（一）特点1、目的性只写自己请求入学的理由和有关内容，别的事情一概不谈

4、。2、礼仪性作为下对上的文书，要礼貌而不谦卑。3、简洁性内容单一明确，不要节外生枝。(二)写作方法1、说明写信原因和目的在正文开头即开门见山写出自己是为了申请入学才写这封信的。有的还写出由谁推荐而想进该校学习。2、介绍自己的情况包括姓名、年龄、学历、工作经历、所学专业、进行的研究情况以及所取得的成绩等。另外，应向对方说明自己经济资助情况，写明是否准备申请助学金或奖学金等3、提出自己的希望和要求将具体要求，希望对方给予的帮助写出。同时要事先对对方将给予的帮助表示感谢。若随信附有个人学历证件、个人简历、著作摘要、

5、文章或别的推荐信等要在该部分写出，并说明附件总数量。（三）写作要求l理由充分，要求具体明确l语言准确，文字朴实l语气谦虚、态度平和二、自荐信是推荐自己担任某项工作或从事某种活动，以便对方接受的一种信件。（一）特点1、自荐目标。 必须表述清楚，不含糊其辞。2、自荐缘由。 介绍自荐某岗位的理由。解释语言要简洁明了，让人觉得实在可信。3、自荐条件。 扬长避短，充分表现自己主要学习成绩、工作实绩和优势。4、附件。 包括自荐者简历，所学专业课程一览表，各课成绩登记表，各类褒奖证书，发表论文或论著，别人的推荐信等。（二）

6、写作方法1、标题正文正上方居中写“自荐信”2、称谓另起一行顶格书写。可有“单位+职务+称呼”“职务+称呼”“单位+称呼”等。最多用“尊敬的××”相称。3、正文另起一行空两格书写，一般由开头、主体、结尾三部分组成。开头：介绍自己的基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、政治面貌、职称、现任职务等情况。主体：说明自荐理由，包括工作经历、业务专长；适合干什么性质、岗位的工作等。结尾：申明决心，被接受后的态度；同时，不要忘记告诉对方自己的通信地址、联系电话等。祝颂语与落款 均与普通书信相同。4、附件。要随自荐信一起交给

7、对方。（三）写作要求内容具体、礼貌自信、体现个性、积极热忱三、求职信求职信是求职者向用人单位介绍本人有关情况，表明求职意图，希望对方予以任用的一种书信。它以让对方了解自己、相信自己、录（聘）自己为目的。（一）特点自我举荐：针对用人单位的要求，具体介绍自己专业、学历、特长、优势、能力、工作经历等，让用人单位录用自己。充满信心：必须自信，胸有成竹，语气肯定（二）写作方法由标题、称呼、正文、结尾、落款、附文六部分组成。1、标题第一行正中写“求职信”或“致×××的求职信”等字样，用大号字体2、称呼第二行顶格写收信人名

8、称或领导人姓名，为示尊重，可加敬词3、正文一是在开头向招聘方表示问候或致谢，表明求职意图。二是介绍本人基本情况，包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、学历、职称等。三是陈述求职理由和求职目标。四是表明态度与决心。4、结尾再次强调求职的愿望和要求，用恳请的语言，希望对方能给自己一次面试的机会，然后写感谢、致敬的惯用语。5、落款在正文右下方写姓名：“求职者×××”，下一行写上写信时间。有的求职信有附件，附有