浅论如何做好企业合同管理

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1、浅论如何做好企业合同管理　　[摘要]合同管理是企业管理中的一项重要工作，是企业规避法律风险的一项重要措施。伴随着现代企业法律制度的不断完善，合同管理越发严谨，合同管理应采取统一归口管理与分口管理相结合的模式。通过合同管理信息系统上传合同，要建立健全各项管理制度。在日常的合同管理中要做好审查工作，包括合同当事人的资质审查、合同文本的审查、合同履行情况的监督检查及重大合同审查。　　[关键词]企业；合同；管理　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.15.047　　[中图分类号]F715.4；F273[文献标识码]A[文章编号]167

2、3-0194（2013）15-0077-02　　市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。合同管理作为现代企业法律顾问制度的重要内容之一，能否实施有效管理把好合同关，是影响企业经营管理成败的一个重要因素。　　1企业的合同管理机构和管理模式　　企业的合同管理应采取企业法规处统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理相结合的模式。企业法规处作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级管理，各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并

3、通过合同管理信息系统将合同逐个上报审批。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。　　2合同管理工作　　2.1建立健全规章制度　　要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清

4、楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。　　2.2加强合同管理人员的培训教育　　合同管理人员业务素质的高低，直接影响合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了其合同法律意识。　　2.3日常合同的管理　　有了制度和人员的准备，接下来重要的就是合同的审理工作。合同的审理必须做到以下几点：　　（1）对合同当事人的资信审查。合同谈判前，首先应对合同相对人的资质进行审查，包括签约资格、履约能力、以往的履约信誉等。签约前的资质审

5、查十分重要，应该引起高度重视，将资质审查作为合同管理中一项必不可少的重要工作来做。资信审查主要看以下几方面。一是相对人的各种执照及资质证明，包括营业执照、组织机构代码证、开户银行许可证、税务登记证等。查看的内容包括：注册资金额、法定代表人的姓名、企业性质、经营范围以及年检情况。二是授权委托书，如果合同对方不是法人签订，必须提供其法定代表人签发的授权委托书原件。三是资产负债情况，从资产负债表和损益表中可以了解到该企业的经济实力和经营状况，要尽可能选择有经济实力、经营状况良好的企业。四是特许行业或特种商品的经营许可证、施工资格等级证、通信产品的进网许可证、食品行

6、业的食品流通许可证等。另外，质量体系认证书、银行或税务部门出具的信用证书、相关主要荣誉证书对了解合同当事人的资信情况有参考作用，但不是合同当事人必须提供的。　　（2）合同文本的审查。谈合同时，尽量使用本单位草拟的文本为基础，因为用本单位起草的文本，基本用语条款和格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些，用基他单位的文本，往往比较生疏，改动量较大，有时有的单位故意将文本写得很长，其中设置文字陷阱，稍不注意就会签订不利合同。　　（3）企业要保证签订的合同统一合法有效，并得到严格履行，可以使用合同专用章这一方式。在合同管理制度中规定，对外签订合同必须统一

7、加盖合同专用章，只有加盖合同专用章的合同，企业才予以认可，这样可避免一些部门和人员加盖其他公章，对外签订合同，也可避免一些人员逃避合同综合管理部门的监督管理。　　（4）合同履行情况的监督检查和结算管理。合同综合管理部门监督检查合同的履行情况，一般采取重点检查和抽查的方式。检查内容主要包括3方面：一要看各方是否按合同约定进度全面履行合同，督促各方严格履约；二要看履行过程中是否存在合同数量、工期、设计等方面的变更情况，如有变更，应履行变更签约手续，以合同形式明确变更情况；三要看是否存在违约情况，这是监督检查的主要工作。合同当事人任何一方违反合同约定的任何一项义务

8、，都会导致违约情况发生，其中最多的是工期逾期、质量不