高职院校档案信息化问题及解决方案

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1、高职院校档案信息化问题及解决方案高职院校档案信息化问题及解决方案高职院校档案信息化问题及解决方案高职院校档案信息化问题及解决方案高职院校档案信息化问题及解决方案高职院校档案信息化问题及解决方案　　档案管理模式正由传统的手工管理转变为综合应用计算机技术、网络技术的现代化管理。因而，加快高职院校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，满足学校、社会对档案信息资源的利用需求，已成为高职院校档案事业发展的必然要求。　　所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程

2、［1］。在《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中，档案信息化建设被列为“十二五”期间档案事业发展八大主要任务之一。其内容主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设［2］。高职院校在教学、科研以及管理等各项活动中都积累了丰富的档案资料。随着学校对档案工作的重视以及档案内涵的不断丰富，档案的数量在急剧增加，使用的频率也在不断提高。同时，因计算机技术、网络技术的快速普及，各种电子版的档案也随之越来越多。长期以来，学校的档案管理模式多为手工方式，使得档案管理工作效率低下，服务质量不高，档案信息

3、化建设成为当务之需。　　3．1国外研究进展　　以美国为例，美国档案管理机构非常明显地划分为两种类型:一种类型为联邦级的档案管理机构，主要包括国家档案馆及其设置在各地的分馆，构成集中统一的管理体制;而另一种类型则为各地方政府、院校、企业、社会组织等自行设立的档案管理机构，它们形成了一种分散的、多元的、无中心的管理体制，彼此之间可以通过协会来沟通和协作。美国档案管理的重要特点是档案、图书和资料的一体化管理模式，很多机构的档案管理在职能方面和图书、资料管理都属于统一的管理机构，也就是图书馆，这在它们的高职院校中也是如此。在NAＲA的牵头和组织下，美国建成了NAIL(档案信息导航系统)。NAIL

4、是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。除了国家级的大型工程外，还有许多专项工程:塔夫斯大学于1987年实施的Perseus(珀尔修斯)工程;哥伦比亚、杜克和密西根大学合作实施的AdvancedPapyrologyInformationSystem(高级莎草纸信息系统)工程等等。　　3．2国内高职院校档案信息化现状　　笔者以江苏为例，从以下几个方面来说明高职院校档案信息化建设的现状。　　3．2．1档案信息化硬件设施建设开发情况　　目前大多高职院校档案室都有足够的库房面积，并且都配备有计算机

5、、打印机、复印机以及扫描仪等电子设备，部分档案室配备去湿机、光盘柜、底图柜、消毒设备等设施。大多档案室配有档案柜，另有部分档案室配有档案密集架。部分档案室使用了档案管理软件，但是录入数据仅限于归档文件目录，未著入全文数据库，尚未开发与实物三维图像、数码照片、录音、录像等关联信息。档案办公室电脑多与校园局域网联接，但档案管理系统没有实现网络链接，档案信息大多实行管理员单机查询。归档的电子公文保存方式不规范，没有按照档案分类方案进行，电子文件只存储在计算机硬盘中。　　3．2．2学校档案管理机构和人员情况　　高职院校均设置综合档案室作为档案管理机构，隶属学院(学校)办公室、党委办公室等部门没有

6、独立建制馆(室)。50%的学校成立档案工作委员会，负责领导学校的档案工作。档案室均配备1－2名及以上专职工作人员，75%的院校在二级机构设置了兼职档案员。专职档案员文化程度:本科以下学历占22．7%，本科生占%，研究生占50%;具有档案学专业学历占31．8%，计算机专业占13．6%，其他专业占54．5%，年龄在35岁以下占45．5%，35－50岁占36．4%，50岁以上占18．2%，且女性居多，占91%。专职档案管理员中非档案管理专业居多，有部分是转岗而来，缺乏扎实的专业知识技能。另一方面，兼职档案员变换频繁，档案管理专业的培训较少，缺乏基本的知识技能。　　3．2．3档案的信息化收集和利

7、用情况　　由于高职院校办学历史相差较大，如苏州农业职业技术学院长达109年，而苏州工艺美术职业技术学院建校仅17年，所以馆藏档案数量差别较大，有的上万卷，有的只有1000多卷。档案开放度与利用率情况更是差强人意，“以藏为主”、“重藏轻用”的现象十分突出。档案资源一般只对本校的教职员工和学生开放，对社会开放较少，多数档案室只提供档案检索目录，不能提供全文检索信息和声像图片检索信息。学校少有专门的查档室、检索室和视听室，如需查阅一般在办