excel在小微企业进销存管理中的应用

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1、Excel在小微企业进销存管理中的应用　　【摘要】目前，小微企业占全国企业总量的比重越来越大，已成为社会经济的重要组成部分，但受规模、资金及人员素质等因素影响，日常经营管理混乱，信息化普及程度不高，工作效率低，负担重。Excel功能强、操作易、成本低，无疑是进销存管理的有效工具。文章以一小型商业企业为例，详细介绍了借助Excel进行进销存管理的流程，以期对小微企业经营者有所帮助。　　【关键词】小微企业；Excel；进销存管理　　小微企业是目前我国社会经济中颇具活力的部分，对国民经济发展作出了重大贡献，在科技创新、增加就业等方面都有重要意义。但是相比大型企业的成熟完善，小微企业在日常业务管理

2、、人员配置和资金方面有着较大差距。缺乏信息化支持、工作效率低下，制约了小微企业的进一步发展。　　进销存业务是日常经营活动的核心，也是财务管理中的基础管理。小型商业企业进销存业务频繁，盈利能力较弱且少有专业财会人员，往往无力购买专用进销存软件，即便购买也多因业务流程简单而使软件功能闲置。运用Excel设计进销存管理系统，可轻松实现成本、收入、库存及往来业务的控制和管理，不但可以提高财务人员的工作效率，更有利于节约管理成本，提高经济效益。　　进销存管理主要是对日常经营最基本的采购、销售、入库出库（库存管理）等业务流程的管理，即：进货时存货增加，数量、金额及付款信息要在记录进货单和付款单后同步传

3、递到盘存和货款收付结存表中，更新存货的结存数量、金额及付款数据；销售时存货减少，数量、金额及收款信息亦在记录销售单和收款单后传递到盘存和货款收付结存表中更新相关数据。若要实现不同表单中相关数据的自动传递与更新，需建立数据链接，包括具有相同数据内容的表格和存在关联数据的表格。　　以本市丰盈公司为例，这是一家小型副食批发零售企业，商品品种多，价值不高，进销存业务繁琐。运用Excel建立进销存管理信息系统，主要包括基本单据：进货单、销售单、付款单、收款单；盘存单据：商品盘存单和款项收付结存表。　　一、建立基本单据：进货单、销售单、付款单、收款单　　选择新工作簿，命名为“进销存”，并将Sheet1

4、重命名为“进货单”，部分数据如图1所示：　　其中，“金额”栏目需设定公式为数量与单价的乘积，即“D2×E2”。　　然后选择Sheet2重命名为“销售单”，内容含“售出日期”、“商品”、“客户”、“数量”、“单价”、“金额”，录入业务数据。“金额”公式亦为数量与单价的乘积，图略。　　依次建立“付款单”、“收款单”，录入数据，“付款单”如图2所示（“收款单”图略）：　　二、建立盘存单据：商品盘存单、款项收付结存表　　（一）商品盘存单　　在收款单后插入新工作表，建立商品盘存单，主要包括各商品期初库存数量与金额、本期收入数量与本期发出数量、本期结存数量与金额等内容。　　1.期初结存数量与金额为上期

5、期末结存数量与金额。如上期未使用Excel建立进销存电子账，只需将手工数据直接录入到本期表格中；上期已建立进销存电子账，则运用跨表引用功能，在目标单元格中输入等号，选择上期数据所在单元格地址后按回车键完成录入即可。　　2.本期入库数量为本期采购某一商品数量之和。在已建立的进货单中，本期所采购商品的品名和数量已经按时间顺序依次录入，我们只需将同名商品各次采购的数量加总求和填入目标单元格。运用SUMIF函数可完成此项操作。SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和。语法为：SUMIF（range，criteria，sum_range）。其中Range为用于条件判断的单元格区域；Crit

6、eria为确定哪些单元格将被相加求和的条件；Sum_range是需要求和的实际单元格。　　以商品“牛奶”为例，判定条件Criteria为盘存单中B1单元格“牛奶”，其用于条件判断的单元格区域Range位于进货单中“商品”所在的B列第2行起至150行（实际工作中，事先设置公式时不能确定本月究竟会发生多少业务，为使公式能够充分发挥作用，我们预留足够多的空间来填列日后的经济业务）。需要求和的实际单元格区域Sum_range为进货单中各商品同期所有采购数量D列第2行起至150行，和条件判断单元格区域Range的行数范围保持一致。根据需要，对条件判断区域Range和求和区域Sum_range运用绝对

7、引用，由于公式要使用自动填充功能向右拖动，因而条件Criteria选择使用相对引用（如图3所示）。　　3.某商品本期出库数量为本期售出数量之和。在销售单中，本期所售商品的品名和数量已按时间顺序录入，在此只需将同名商品各次销售的数量加总求和。方法同“本期入库数量”，将条件判断的单元格区域Range和需要求和的实际单元格区Sum_range源数据变更为“销售单”即可。　　4.本期结存数量公式设计比较简单，应为期初结存+本期入