文件材料归类的一般方法

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1、文件材料归类的一般方法陈壮文件归档（即对归档文件分类）是按立档单位的分类方案将归档文件归类（或分类）的过程，也是对年度、机构、问题、保管期限这4种分类标准进行2层（当不选择“机构或问题”分类层次时）或3层（当选择“机构或问题”分类层次时）分类的过程。无论采取何种分类方案，无论实行2层或3层分类，哪种分类标准在前，哪种分类标准在后，都应采用年度、机构、问题、保管期限这4种分类标准之中的部分或全部标准，并按如下方法对文件归类：1．分年度。分年度即将归档文件归入分类方案中相应的年度，也就是将文件材料按其形成或处理年度分开。按形成或处理年度分类与传统立

2、卷方法采用的按归档年度分类不同，形成或处理年度指归档文件的签发年度、办结年度及专门年度。在按形成或处理年度分类时应注意如下四个问题：（1）“形成或处理年度”主要指签发年度。签发年度指具有签发权的领导签发文件的年度。归档文件整理新方法规定的年度分类法的优点是便于操作，一份文件拿到手，只需看其发文时间，不去作逻辑判断，就可归入适应年度；此外，按签发年度归类方法非常明确，计算机容易判断，适合于计算机辅助整理归档文件。缺点是不能集中针对同一年工作的文件材料，若干年后手工查找不方便。按签发年度归类时，应注意如下七个问题：一是一般情况下就按签发年度归类，如

3、2002年签发的《中共上海市委关于学习党的十六大会议精神的通知》应归入2002年。二是计划、规划、总结、预算、决算、统计报表等文件材料不能按针对年度归类，如2002年形成的2003年工作计划，应归入2002年；2003年形成的2002年的年度工作总结、统计报表、干部（党员）名册，归档入2003年；“2002年工作总结和2003年工作计划”如果是2003年形成的，归入2003年；如果是2002年形成的，归入2002年。三是法规、标准性等文件不能按执行年度归类，如2003年批准、通过、发布的2004年执行的文件或标准，归入2003年。四是跨年度的文

4、件材料仍然归入签发年度，如五年或十年工作规划，五年或十年工作总结，仍按签发年度归档。五是一份文件有多个年度时，仍归入签发年度，如干部任免、机构批准成立等文件，有上报日期、讨论通过日期、文件起草日期、正式发文日期、公布日期、文件发出日期、文件收到日期等，应归入正式发文日期所指的年度。六是如果联合发文中各办文单位会签年度不一致，仍归入最后签发年度，如《湖北省民政厅、湖北省档案局关于印发〈湖北省社区档案工作管理暂行办法〉的通知》2002年由湖北省档案局代起草并会签，2003年由湖北省民政厅最后签发，归入2003年。七是归档文件上没有签发年度时，要通过

5、分析文件内容、形式来考证和推断文件的签发年度，并归入该年度。（2）“形成或处理年度”还指办结年度。办结年度指的是某些跨年度形成的文件，无论开始在哪个年度，分类时都应将其归入办结年度。按办结年度归类主要指如下四种情况：一是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度，如2000年至2003年办理的某案件文件材料，2003年结案后，其归档文件材料归入2003年。二是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年，如2002年底开幕的某个会议，2003年初闭幕，其整个会议文件材料归入2003年。三是在整理归档文件时已收到的跨年度形成的复文一般应与来文（或去文）

6、一道归入复文年度，如2003年整理2002年归档文件时就已收到的2003年形成的上级机关对本机关2002年请示的批复，这件批复与请示一道归入2003年（有的省规定来文与复文分别为一件，分类时就各归各年度；还有的省规定来文与复文为一件，归入复文年，去文与复文分别为一件，分别归入各自的形成年）。四是跨年度的会议记录本，归入记录结束交档案室归档的年度。（3）“形成年度”在以专门年度安排工作的单位或部门，主要业务文件应归入的年度指的是专门年度。“专门年度”或称专门工作年度指的是某些系统或行业不以1月1日至12月31日计算为一个年度，而按本行业或系统的习

7、惯专门规定一种起止日期来计算年度和安排工作，如学校以9月1日至次年8月31日的教学年度安排工作；会计按会计年度来安排年度工作。对这些按教学年度、兵役年度、会计年度等安排工作形成的主要业务文件，应按其专门年度归类，其他文件则按一般年度归入相应年度，如：“某校关于加强2001至2002学年度教学重点工作的通知”，归入2001至2002学年度；“某校关于进一步做好2001年校内安全工作的通知”归入2001年。当按专门年度、一般年度这两种分类年度的归档文件实行综合管理时，必须两种年度的分类结合进行，即分别分类、互相结合、统一管理，也就是将这两种年度分类

8、方法的文件分别归入相应的年度，再将其归入合并的类目中，如2001年按一般年度归档的一般文件与2001至2002年按教学年度归档的教学方面的归档文件合并