高校教学质量“档案化”管理探析

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1、高校教学质量“档案化”管理探析　　[摘要]高校教学质量档案化管理是档案化概念在高等教育领域的扩展与应用，是高校教学质量监控体系发展的必然要求。文章通过分析高校教学质量“档案化”管理的概念与特征、原则与方法，提出了相应的措施和重点建设内容。　　[关键词]高校教学质量档案化　　[作者简介]张衷平（1982-），男，黑龙江密山人，牡丹江师范学院教务处，讲师，硕士，研究方向为地理科学和教学管理。（黑龙江牡丹江157011）　　[基金项目]本文系黑龙江省教育厅2010年新世纪高等教育教学改革工程项目“教学质量‘目标化、档案化管理’的研究与实践”的研究成果

2、之一。（项目编号：10-XY01012）　　[中图分类号]G640[文献标识码]A[文章编号]1004-3985（2013）32-0045-02　　一、“档案化”概念的产生及发展　　中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”档案的最新定义是“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”①　　随着社会的发展，档案已经进入电子档案时代，用电子文件保存信息已经成为人们习惯。为解决电子文件的“归档”问题

3、，强调对电子信息的全过程管理和前端控制，有学者提出“档案化”的概念，根据何嘉荪教授的研究，“档案化”就是“确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性（可读性、可理解性等），使文件有可能用作证据、作为档案保存”②。　　由于档案具有的真实性、完整性、可靠性和长期有效性的特点，“档案化”概念强调的对信息的全过程管理和前端控制的要求，许多机关企事业单位在对本单位和个人业绩的量化考核中逐步引入“档案化”管理的概念。例如，畜牧档案化管理，从食品生产源头的动植物种植、养殖开始，食品生产加工销售过程都要有详细的记录，在市场上销售的食品要有标明相关

4、内容的标签标识，食品生产加工记录要能够查询并可以溯源。对食品进行档案化管理大大增强了食品生产加工销售企业的责任心和食品生产加工销售过程的透明度以及消费者对食品安全卫生质量的信任度，不仅受到政府的重视，而且深受消费者的欢迎。③汽配公司围绕进、销、调、存四个环节发生的业务活动实行档案化管理，使各业务部门形成一个有机的整体，配合协调，给企业的经营活动注入了动力，为企业带来了效益。④　　二、教学质量档案化管理的概念和特征　　高校教学质量档案化管理是“档案化”概念在高等教育领域的扩展与应用，是高校教学质量监控体系发展的必然要求。高校教学质量档案化管理就是

5、遵循全程管理原则和前端控制原则，给教学管理过程中反映教学质量的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体等重要信息建立档案，形成教学质量档案资源库，实行规范化和制度化管理。教学质量档案化管理，是为确保并且能够证明相关教学质量的教学任务的真实性、完整性、可靠性和长期有效性，使教学任务全过程能用作证据和作为档案保存，作为部门、个人考核晋升与提高的重要依据。　　教学质量档案化管理有如下特征：一是齐全性，实施档案化管理使零散的教学质量档案变得更齐全，并形成系列。齐全的档案资料，既是学校教学质量管理发展的历史见证，又是今后开发利用的基础资源。二是参考性，档

6、案化管理能为学校出台新的教学质量管理决策提供重要参考依据，确保学校出台新的决策时不失误。三是服务性，档案化管理能为教师提供良好的个性化服务和精品化服务，使教师在专业化发展的道路上少走弯路。　　三、教学质量档案化管理的原则和方法　　（一）教学质量档案化管理的原则　　1.全程管理原则。在ISO?9000标准中，质量管理和质量保证工作是建立在“所有工作都是通过过程来完成”的基本认识基础上的，并将过程定义为“将输入转化为输出的一组彼此相关的资源和活动”⑤。教学质量档案化管理就是对教学质量档案的建立、保存和使用进行严密的监管，确保其真实性和有效性。比如对

7、“教学改革工程项目”的档案化全程管理，“教学改革工程项目档案”建档时严把入口关，即由基层推荐、基层领导审批、专家组评选等过程来认定哪些项目为重点、一般或指导项目，进而形成教改工程项目档案。在使用上，严把出口关，谁要使用“教改工程项目档案”先由本人提出申请、领导批准之后，教务处相关人员才提供相应的服务。坚持全程管理原则，有利于提高教学质量档案的有效性，排除教学质量档案管理工作中所有阶段导致不满意的因素。　　2.前端控制原则。前端控制理论强调对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在教学档案形成阶段实现或部分实现的管理功

8、能尽量在这一阶段实现，强调“整体规划、全程监控、业务提前、及时修改”的流程理念。前端控制本着更科学、合理、有效的原则，通过对教学质量管理“业务流程重构