2018《管理文秘》期末复习资料整理

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1、第1章管理文秘概述现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助、决策和管理，帮助组织和个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马上就去做了复印件，为什么？因为那份传真是热敏字，时间久了字迹会褪色。第2章管理文秘机构文秘机构，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。1、文秘机构设置的原则：（1）效能最大化原则科学分工；层次合理；优化结构；配置合

2、理（2）适应工作需求的原则适应领导工作的需要。法人单位必须设置秘书部门。（3）分级管理，职、权、责分明统一原则任何一个秘书部门，都只对本机关、本部门领导负责（4）机构统一、相对稳定的原则2、秘书机构的性质辅助性，综合性，中枢性，机要性，服务性，封闭性3、秘书机构的职能中介性的参谋助手职能；沟通协调的枢纽职能；协助领导的“耳目”职能；领导授权的“喉舌”职能；展示形象的服务职能。4、管理文秘机构的结构模式因人分设，单一制模式结构；因事分设；混合分设5、管理文秘机构之间的关系平行独立；业务合作；规范指导。第3章管理文秘的

3、素质和能力1、管理文秘的素质（1）政治素质道德修养：道德意识修养；道德情感修养；道德意志和道德行为修养职业修养：忠于职守，热爱本职服从领导，当好参谋17公道办事，谦虚谨慎遵纪守法，廉洁奉公恪守信用，严守机密实事求是，勇于创新（2）知识素养基础知识：自然科学基础知识——数学、生物、天文和地理等知识社会科学基础知识——历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等专业知识：文秘专业的基础知识——秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语及中国文秘史等文秘人员所在行业的专业知识完备的辅助知识：管

4、理学知识；公共关系学知识；心理学知识；经济学知识；人际关系学（3）心理素质（4）健康素质2、管理文秘的能力一、善于与领导相处的能力（一）应当遵守的原则服从而不盲从的原则；尊重而不庸俗的原则；主动工作而不“越位”的原则；多做实事，少露锋芒的原则（二）学会与各种性格类型的领导相处自信型；优柔寡断型；细心稳重型；粗犷型；实干型二、洞察力三、统筹能力四、应变能力五、社会公关能力互酬原则；开放原则；真诚原则；互利性的原则六、工作本身所要求的各种必备能力（二）文字表达能力1、主题2、材料3、结构4、语言（一）口头表达能力真实性

5、——言之凿凿实用性——言之有物针对性——一语中的规范性——规行矩步艺术性——字字珠玑（三）辅助决策的能力（四）实用技术操作能力第4章办公礼仪1、社交礼仪的原则真诚尊重原则；平等适度原则；自信自律原则；信用宽容原则2、为他人介绍：向尊长女主，介绍卑幼男客；正式场合应称呼身份；忘记被介绍人身份轻松化解；被介绍人应注意配合；集体介绍时先尊后卑3、宴前安排17发出请柬；时间、地点等选择；宴请菜单确定；座次安排（右高左低、中座为尊、面门为上、观景为佳、临墙为好）4、就餐礼仪餐具摆放；筷子的用法；餐巾的用法；斟酒上菜：左侧上菜

6、，右侧斟酒；啤酒宜满，甜酒八成，白酒或烈酒三分之二；对上菜或斟酒者应该表示谢意5、拜访礼仪准时赴约，迟到或爽约要及时通知对方；主动介绍或招呼；谈话开门见山，可略作寒暄，不要太久；注意察言观色，随时应变。6、乘车礼仪先后次序：尊者先上车，后下车座位次序：一辆双排座小汽车，上座在哪？乘坐出租车时，座位的尊卑次序是怎样的？乘车时的座位安排一般情况下，遵循右为上，左为下，后为上，前为下的原则。司机后排右侧是上宾席。乘列车时的座位安排1.列车行驶方向靠窗子的座位为上席2.上席对面的座位；3.行驶方向靠过道的座位；4.3对面的

7、座位。7、馈赠礼仪情感性；独创性；时尚性；适俗性公司庆典送鲜花慰问病人：鲜花，水果，营养品，书刊节日：健康食品、当地特产贵宾：吉祥、有象征意义的纪念品第6章办公室事务管理1、怎样优化办公设备？配备合适光源选择理想的办公桌椅安装隔音设备选择合适的屏风、窗帘、档案柜调节合适的空调温度合理放置办公设备2、怎样美化办公环境？办公室装饰办公室绿化173、下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：过度拥挤；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；未接地线的设备；电路

8、负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。4、约会安排的基本原则（1）配合领导的时间表（2）分辨轻重缓急（3）酌留弹性（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）内外兼顾5、约会安排的方法预先安排约会活动记好日历和备忘录提醒领导准时赴约保证领导顺利赴约做好约会前后的服务工作6、约会安排的方式电话约会书面约会.当面约会.约会卡