管理文秘复习资料

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1、第一章管理文秘概述1.秘书：是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助、决策和管理，帮助组织和个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才。2.秘书的溯源:拉丁文"Secre-tnfius"，意思是“可靠的职员”;英语“Secretary”，一是书记，二是大臣。在我国，“秘书”经历了一个由物及人的演变过程，“秘书”一词最早指宫中秘藏之书，作为官职始于东汉，社“秘书监”，既是官署，又是官职。现代意义上的秘书是从孙中山领导资产阶级民主革命开始。3.秘书的类别：(1)从服务对象和经济來源划分：公务秘书、私人秘书。(2)秘书人员由其所服务的单位性质不同分类：党政秘书、

2、企业秘书、商务秘书。(3)从具体的工作内容划分：文字秘书、纪要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书。4•秘书工作的角色定位:特点作用角色定位职业素养职业道德机要性信息枢纽参谋严谨自制良好的职业作风：保守机密辅助性辅佐辅助助手谦虚谨慎明确的职业意识：不越级越位综合性统筹协调桥梁作用组织者、公关者沟通合作正确的职业态度：科学公止技术性高效优化管理技术人员精益求精卓越的职业理想：精业敬业♦管理秘书的工作实务：EI常实务管理、接待事务、会议管理、行政事务管理、文件管理、公关管理♦管理文秘：是管理学与秘书学的结合。第二章管理文秘机构5.文秘机构：是指在各级各类社会组织中

3、为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。&文秘机构设置原则：(1)效能最大化原则：科学分工、层次合理、优化结构、配置合理。(2)适应工作需求原则：适应领导工作的需要、适应组织管理的实际需要。(法人单位必须设置秘书部门)。(3)分级管理，职权责分明统一原则：减少层次。(4)机构统一，和对稳定原则。7.文秘机构的分类：(1)按工作时间分：常设性秘书机构和临时性秘书机构；(2)、按社会性质分为：公务秘书机构和私人秘书机构；(3)、按服务对象分为：为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构。8••管理文秘机构的

4、职能：(1)参谋助手职能：受领导安排，代行工作为决策提供信息，为工作制定方案。（2）后勤保障职能：整体组织机构正常运转所需的各类保障财务、物资、房产、环境、车辆等。（3）文书办理职能：准确及时安全处理各类公文。（4）信息管理职能：全方位，全过程信息处理。（5）协调公关职能：消除隔阂，调整关系，统一协调，广结良缘,内求团结，外求发展。（6）保密职能：保守机密、保护隐私。笫三章管理文秘的素质和能力9•管理文秘的素质（1）•政治素质①•道德修养:道德意识修养，道德情感修养，道德意志和道德行为的修养。②•职业修养：忠于职守，热爱本职；服从领导，当好参谋;公道办事，谦虚谨慎；遵纪守法，廉

5、洁奉公；恪守信用，严守机密;实事求是，勇于创新。（2）•知识素质①.基础知识：自然科学基础知识，社会科学基础知识。②.专业知识：专业基础知识，行业专业知识。③•完备的辅助知识：管理学知识，公共关系学知识，心理学知识，经济学知识，人际关系学知识。（3）•心理素质（4）•健康素质10.秘书与领导札I处的基本原则：（1）•服从而不肓从的原则；（2）•尊重而不庸俗的原则；（3）・主动工作而不“越位”的原则；（4.）多做实事，少露锋芒的原则。•思想一致原则；知识互补原则；相互信任原则；相互适应原则；人格平等原则；维护团结原则。♦办事能力:洞察力，统筹能力，应变能力，社交公关能力第四章办公

6、礼仪（个人形象，社交礼仪）（把书上的内容看一下）11.个人形象：仪容，仪态，仪装。12.着装的原则：TPO（吋间、地点、对象）原则，整体性原则，整洁原则。服装色彩：三色原则。配饰配戴四原则：数量原则；搭配原则；质色原则；习惯原则。（少而精）13•社交礼仪的原则：真诚尊重原则；平等适度原则；自信自律原则；信用宽容原则。14•问候：问候要注意顺序——地位低者先问候地位高者——男士先问候女士——下级先问候下级——主人先问候客人15•握手：伸手的顺序男人和女人握手时：应该是女人先伸手，女士优先；地位高的人与地位低的人握手时：应该是地位高的人先伸手；晚辈和长辈握手时：应该是长辈先伸手；上

7、级和下级握手时：上级先仲手。16.为他人介绍：晚辈一长辈；职位低一职位高；男士一女士；未婚—已婚；家人一同事朋友；后到一先到。17.宴会礼仪(1)•座次安排座次三原则：内外有别；中外有别；遵守成规。会客座次：自由式；相对式；并列式。口诀：以右为上、内咼士外、面门而上、居屮为上、远门为上、前排为上。18.中餐宴请席位排列原则：右高左低，中坐为尊，面门为上，观景为佳，临墙为好。16.用餐礼仪餐桌六不准：不吸烟、不劝酒、不布菜、不吐食、不发声、不整理。17.屮餐席位次排列方法一：主人在主桌面对正门